Doolioo kennisbank · Personal trainer software
Welke personal trainer software ondersteunt betalingsverwerking voor klanten?
Bij personal training komt het geld bijna nooit op het moment van het werk. De een rekent na de sessie af, de ander betaalt op de eerste van de maand en de derde koopt tien sessies vooruit. Die laatste vorm vraagt het meeste van je software, want dan staat er geld op je rekening voor uren die je nog moet geven. De vraag is dus niet of een pakket betalingen ondersteunt maar welke van die drie vormen er zonder handwerk in past.
In het kort
Software die betalen voor je klanten ondersteunt koppelt aan een betaalprovider en laat je klant met iDEAL afrekenen, vooraf bij het boeken of na de sessie via een verzoek. Voor een trainer telt daarbij welke van drie vormen erin past: afrekenen per sessie, een bedrag per maand dat doorloopt of een bundel die vooruit wordt betaald en daarna wordt afgeteld. Die derde is de moeilijkste, want daar hoort een stand per klant bij en dat is iets anders dan een betaling. Vraag per aanbieder wie het maandbedrag int, wie het aftellen doet en wat er met een restant gebeurt als iemand stopt. Bij doolioo reken je een sessie af via het eigen Mollie-account van je praktijk en er gaat van die betaling niets naar ons toe. Een rittenkaart die zichzelf aftelt zit er ook in en een lesabonnement loopt met automatische incasso via datzelfde account, met een machtiging per lid.
- Betalen en aanbetalen
- Personal trainer software
- Nederlandse markt
Deze vraag wordt meestal gesteld als een vinkjesvraag en beantwoord met ja. Vrijwel elk pakket voor werk op afspraak kan een betaling in gang zetten. Het verschil zit in wat er gebeurt met werk dat vooruit is betaald en met een bedrag dat elke maand terugkomt.
Hieronder staan de drie vormen, de vraag wie het geld vasthoudt tot een sessie geweest is, wat een betaling bij jouw bedragen kost en hoe je de hele boel in een half uur zelf uitprobeert.
Per sessie, per maand of tien tegelijk
Het gaat hier niet om het moment waarop iemand betaalt maar om hoeveel werk hij in een keer koopt. Dat bepaalt wat je software moet kunnen.
| Vorm | Wat je klant koopt | Wat je software moet kunnen | Waar het misgaat |
|---|---|---|---|
| Per sessie | Het uur van vandaag | Een bon en een betaling per afspraak | De klant zonder contant geld en zonder telefoon |
| Per maand | Vier sessies die doorlopen | Een bedrag dat elke maand terugkomt | De maand met vijf dinsdagen of met een vakantie erin |
| Bundel vooruit | Tien sessies in een keer | Een stand die per sessie zakt | Niemand weet meer hoeveel er nog op staat |
| Aanbetaling | Zijn plek in je agenda | Een deel vooraf en de rest later | De afzegging een uur voor de sessie |
Bijna elke trainer doet er twee of drie door elkaar. Dat is geen rommel maar het gevolg van wat je klanten prettig vinden. Voor je software betekent het dat je niet naar een vinkje kijkt maar naar de vraag welke van deze rijen er zonder handwerk in staat.
Geld voor uren die je nog moet geven
Verkoop je tien sessies vooruit, dan is dat bedrag op je rekening nog geen omzet. Het is een afspraak dat je tien keer drie kwartier gaat werken. Pas als een sessie geweest is heb je dat deel verdiend. Je boekhouder heeft daar een eigen woord voor en het praktische gevolg is simpel: er staat geld op je rekening dat nog niet van jou is.
Voor je kasstroom is dat prettig. Het legt wel twee dingen op je bord. Je moet weten wat er per klant nog openstaat en je moet weten wat je doet als iemand na vier sessies stopt. Dat eerste hoort je software te kunnen laten zien. Dat tweede hoort in je voorwaarden te staan voordat het voorkomt.
- Wat gebeurt er met zes sessies die iemand niet meer komt halen?
- Geldt een bundel onbeperkt of vervalt hij na een aantal maanden?
- Betaal je terug, geef je een tegoed of zit daar niets tussen?
- Wie beslist dat: jij per geval of staat het op je pagina?
Wie int het bedrag dat elke maand terugkomt
Bij een maandbedrag is de vraag niet hoe je klant betaalt maar wie er elke maand achteraan gaat. Er zijn vier manieren en ze verschillen vooral in wat ze jou per maand aan werk kosten.
| Manier | Wat jij elke maand doet | Waar het schuurt |
|---|---|---|
| Je klant maakt het zelf over | Nakijken wie het is vergeten | Twee of drie appjes per maand |
| Je stuurt een betaalverzoek | Per klant een verzoek versturen | Vijf minuten per klant per maand |
| Automatisch innen met een machtiging | Eenmalig laten ondertekenen | Een storno die je pas weken later ziet |
| Een platform int en keert je uit | Niets | De betaalafspraak staat op naam van een ander |
Loop deze vier bij iedere aanbieder langs en vraag extra door op de derde. Automatisch innen vraagt om een machtiging van je klant en om een afspraak met je bank of met een betaalprovider. Bij doolioo loopt dat via je eigen Mollie-account: je legt per lid een machtiging vast en een mislukte inning wordt na drie en na zeven dagen opnieuw geprobeerd.
Wat een betaling kost bij jouw bedragen
De bedragen in dit vak lopen ver uiteen. Een losse sessie is een paar tientjes en een bundel van tien is een paar honderd euro. Daardoor pakt de manier waarop kosten worden gerekend bij jou anders uit dan bij een zaak met bonnen van twintig euro.
- Een vast bedrag per betaling weegt licht op een bundel en zwaar op een losse sessie.
- Een percentage doet het omgekeerde en tikt juist aan op een bundel van een paar honderd euro.
- Een commissie per boeking loopt bij elke sessie mee, dus bij een klant die veertig keer per jaar komt loopt hij veertig keer mee.
- Een storno of een terugboeking kost per stuk vaak meer dan de betaling zelf opbracht.
Reken dit een keer door op je eigen mix: het aantal losse sessies dat je per maand afrekent naast het aantal bundels dat je per jaar verkoopt. Wat er bij ons per online betaling af gaat is het tarief dat Mollie voor iDEAL rekent, € 0,32 per geslaagde betaling bij een betaling die slaagt, gemeten op 6 augustus 2026. Dat wordt van je eigen account afgehaald en wij leggen er geen opslag bovenop.
De sessie die niet doorgaat terwijl er al betaald is
Dit is het punt waar betalen en agenda elkaar raken. Je klant heeft vooruit betaald en zegt anderhalf uur vooraf af. Gaat die sessie van zijn stand af of niet? Dat is geen softwarevraag maar een afspraak. Je software hoort hem alleen te kunnen uitvoeren.
- Zet je grens op je boekingspagina: tot hoeveel uur vooraf kan iemand kosteloos verzetten.
- Spreek af wat er binnen die grens gebeurt: de sessie gaat eraf of je schuift hem eenmalig door.
- Zet erbij wat er bij ziekte geldt, want daar wil je niet elke keer opnieuw over nadenken.
- Leg vast wie het bijwerkt en wanneer, zodat de stand klopt voordat de volgende sessie begint.
Bij vaste klanten die je jaren ziet ligt dit gevoeliger dan bij iemand die een keer langskomt. Juist daarom werkt het beter als het ergens staat. Je verwijst dan naar een afspraak en niet naar je humeur van die ochtend.
Test de betaalkant in een half uur
Je hoeft hier niets van te begrijpen om het uit te proberen. Betaal jezelf en kijk wat er gebeurt.
- Zet een sessie van een paar euro in je agenda en reken die af met je eigen telefoon.
- Kijk of de afspraak zelf op betaald springt zonder dat jij ergens een vinkje zet.
- Betaal dat bedrag aan jezelf terug en kijk waar het vandaan gaat en hoe lang het duurt.
- Verkoop jezelf een bundel van tien en zoek waar de stand staat die daarbij hoort.
- Zeg een sessie af en kijk of die stand meebeweegt of dat jij hem zelf moet aanpassen.
Op stap vier en vijf lopen de pakketten uiteen. Lukt het niet, dan is de volgende vraag hoeveel handwerk het je per maand kost. Een aantekening op de kaart van je klant met de stand van zijn bundel is werkbaar, zolang je weet dat het aftellen dan bij jou blijft liggen.
Wat er bij doolioo wel en niet in zit
Afrekenen per sessie kan bij ons: de betaling loopt over het Mollie-account van je eigen praktijk en wij houden niets in per afspraak of per nieuwe klant. De drie vormen hierboven zitten er alle drie in. Een rittenkaart telt zichzelf af, waarbij een rit bij tijdig afmelden terugkomt en bij te laat afmelden vervalt. Een lesabonnement wordt maandelijks automatisch geïnd, met statussen voor pauzeren, opzeggen en achterstallig. Wat er niet in zit is je boekhouding zelf; daarvoor koppel je met Moneybird of e-Boekhouden.nl.
Kennisbank
Meer vragen over personal trainer software
Bekijk meer uitleg en keuzevragen in Software voor personal trainers.
Test je eigen werkscenario in Doolioo
Probeer Doolioo 14 dagen zonder betaalgegevens. Richt je eigen diensten en beschikbaarheid in en controleer de volledige boekingsroute.
Veelgestelde vragen
Welke personal trainer software ondersteunt betalingsverwerking voor klanten?
Vrijwel elk pakket voor werk op afspraak koppelt aan een betaalprovider, waarmee je klant met iDEAL kan afrekenen bij het boeken of na de sessie. Het verschil zit in de vormen die verder gaan dan een losse betaling: een bundel die wordt afgeteld, een maandbedrag dat doorloopt en een machtiging om automatisch te innen. Vraag die drie apart uit, want ze zitten niet onder hetzelfde vinkje.
Kan ik een kaart van tien sessies in software bijhouden?
Bij sommige pakketten telt het systeem zelf af en bij andere doe je dat met de hand. Vraag wie het aftelt en waar de stand te zien is. Bij doolioo telt de kaart zichzelf af, dus je ziet bij de klant staan hoeveel ritten er nog op staan.
Wie houdt het geld vast als iemand tien sessies vooruit betaalt?
Jij. Het bedrag komt binnen op je eigen betaalaccount en gaat naar je eigen rekening, ook voor de sessies die nog niet zijn geweest. Daarom hoort in je voorwaarden te staan wat er gebeurt als iemand halverwege stopt.
Kan ik maandelijks automatisch laten innen?
Dat kan met een machtiging van je klant. Bij doolioo zit dat in het pakket: de incasso loopt over je eigen Mollie-account, dus de afspraak met je lid staat op jouw naam. Vraag bij elke aanbieder na wie er achter een storno aan gaat en wat er gebeurt als iemand zijn machtiging intrekt.