Drie getallen dekken bijna alles

In een studio met één tafel of twee hoeven dit geen ingewikkelde overzichten te zijn. Drie getallen dekken bijna elk besluit dat je in een jaar neemt. Voor alle drie geldt dat je ze niet in je hoofd kunt bijhouden.

• Wat elke soort behandeling per maand opbrengt, dus een nieuwe set apart van een opvulbeurt en apart van een reparatie.
• Wat je aan materiaal in één behandeling stopt, uitgedrukt in een bedrag en niet in flesjes.
• Wat er per bezet uur overblijft nadat je die materiaalkosten eraf hebt gehaald.

De functies die je in een pakket zoekt zijn precies de functies die deze drie mogelijk maken.

Je menu opsplitsen in soorten omzet

Eén bedrag onder het woord nagels is een bedrag waar je niets mee kunt. Je wil weten welk deel van je maand uit welk soort werk kwam, want die soorten gedragen zich totaal verschillend.

Hiervoor moet je je behandelingen in groepen kunnen zetten en moet een overzicht die groepen aanhouden. Kan dat niet, dan tel je het één keer per kwartaal met de hand na. Dat is nog altijd beter dan het niet weten.

Materiaalkosten per set, zonder te gaan wegen

Bijna niemand weet wat er aan gel, tips, vijlen en cleaner in één set gaat. Dat komt doordat de vraag verkeerd staat: je hoeft niets af te wegen. Je hebt twee getallen nodig en die liggen allebei al ergens.

1. Pak je inkoopbonnen van het afgelopen kwartaal en tel op wat je aan materiaal hebt besteld. Niet je meubels en niet je lamp, wel alles wat opgaat.
2. Haal daar de flesjes kleur uit die je voor je rek kocht in plaats van voor je verbruik, want die gaan jaren mee.
3. Zoek in je systeem op hoeveel sets, opvulbeurten en reparaties je in dat kwartaal hebt gedaan.
4. Deel het bedrag door het aantal behandelingen en je hebt een gemiddelde materiaalkost per keer.
5. Doe het een kwartaal later nog eens. Wat je zoekt is niet de uitkomst maar de richting waarin hij beweegt.

Nauwkeuriger dan dit hoeft het niet. Je wil weten of je materiaal een tientje of een kwartje van je tarief opeet en dat verschil zie je op deze manier meteen. Het enige wat je systeem hiervoor moet kunnen is stap drie: aantallen per behandelsoort over een periode die jij kiest.

Wat je per bezet uur overhoudt

Hier komt het samen en hier schrikken de meeste mensen even. Neem twee behandelingen uit je eigen lijst en vul ze in met jouw prijzen en jouw tijden. Reken met de tijd dat de klant er werkelijk is, dus met het klaarleggen en het opruimen erbij.

De bedragen hierboven zijn een voorbeeld en niet jouw studio. Vul je eigen cijfers in en het patroon blijft meestal staan: een nieuwe set brengt per klant het meeste op en per uur het minste. Dat is geen reden om ermee te stoppen, want zonder nieuwe sets komt er niemand in je opvulritme terecht.

Wat je er wel mee doet: je kijkt of de prijs van een nieuwe set de tijd dekt die hij kost, of je het verwijderen nog steeds gratis wil doen en welk dagdeel je vrijhoudt voor welk soort werk.

De onderdelen die je hiervoor nodig hebt

Terug naar de vraag in de kop. Dit is wat een beheerkant moet bieden om de drie sommen hierboven te kunnen maken, met erbij hoe je het in een proefperiode nakijkt.

Zeven regels en geen daarvan gaat over een dashboard met grafieken. Een grafiek is de uitkomst van deze zeven en niet iets wat je los kunt beoordelen.

Wat de beheerkant je niet vertelt

Drie dingen haal je uit geen enkel overzicht en ze bepalen je besluit wel.

• Waarom een getal beweegt. Dat je opvulbeurten dalen kun je zien. Dat het komt doordat je in september drie weken dicht was, weet alleen jij.
• Wat een klant over een jaar waard is. Iemand die om de vier weken komt is een ander soort klant dan iemand die twee keer per jaar een set laat zetten. Dat verschil staat in geen maandomzet.
• Wat jouw eigen tijd waard is. Reken je je uren nergens mee, dan lijkt elke behandeling winstgevend zolang het materiaal eronder blijft.

Daar komt bij dat een beheerkant geen boekhouding is. Hij legt vast wat er in je studio gebeurde. Je aangifte en je jaarcijfers blijven werk voor jou of voor je boekhouder.

Hoe de beheerkant bij doolioo is opgezet

Wat ons betreft is doolioo hier een goede kandidaat en de reden is er één: je kassa staat in hetzelfde bestand als je agenda en je klantkaart. De aantallen waarmee je rekent komen dus uit afspraken die je toch al had ingevoerd.

• In het abonnement zitten de kassa, de voorraad, de klantkaart, je agenda, de boekpagina, de WhatsApp-berichten en een AI-assistent. Losse modules die apart meetellen bestaan niet.
• Per artikel houd je een aantal bij, dus je ziet wat er van je voorraad af gaat zodra je iets verkoopt.
• Er loopt een koppeling met Moneybird. Een boekhoudpakket zijn wij niet en aangifte doen wij niet.
• Een eigen pinautomaat hebben wij niet. Betaalt een klant online, dan staat dat geld op het Mollie-account van je zaak, waar het iDEAL-tarief van Mollie vanaf gaat.
• Het instapniveau kost € 19 per maand voor één medewerker. Per jaar betalen levert 2 maanden op, bij maandbetaling geldt een opzegtermijn van maandelijks opzegbaar en de rest van de bedragen staat op prijzenpagina.

Wil je dit narekenen, doe het dan met een kwartaal inkoopbonnen naast je in plaats van met een lijst functies. Daar heb je 14 dagen voor, zonder dat je een kaart achterlaat, te beginnen op https://www.doolioo.nl/aanmelden/.