Doolioo kennisbank · Nagelstudio software
Clientbeheer systeem voor nagelstudio's
Een cliëntdossier in een nagelstudio groeit uit zichzelf. Er komt een telefoonnummer bij, dan een foto van elke set, dan een opmerking over waarom ze de vorige keer niet kwam. Dit stuk gaat niet over welke velden handig zijn maar over drie vragen die je een keer moet beantwoorden: wat leg je vast, wie kan erbij en hoe lang houd je het.
In het kort
Leg vast wat je nodig hebt om haar volgende set te kunnen zetten en om haar te kunnen bereiken. Verder niets. Dat zijn haar contactgegevens, wat je gedaan hebt met welk product en wat je over haar eigen nagels moet weten om veilig te werken. Wat er niet in hoort zijn oordelen over haar, verhalen die ze je onder het vijlen vertelde en gezondheidsgegevens die je voor de behandeling niet gebruikt. Spreek af wie erin kan en op welk apparaat het dossier open ligt. Zet een termijn op wat je bewaart van een klant die niet meer komt. Bij doolioo staat dat dossier bij je agenda en je klant blijft jouw klant, want wij verkopen geen bestanden door.
- Klantbeheer
- Nagelstudio software
- Nederlandse markt
Bij nagels loopt een dossier sneller vol dan bij bijna elk ander vak. Je klant komt dertien keer per jaar, dus na twee jaar liggen er zesentwintig aantekeningen en zesentwintig foto’s van haar handen. Dat is een archief.
Wij maken zelf salonsoftware met een klantkaart erin, dus onafhankelijk is dit stuk niet en juridisch advies is het al helemaal niet. Het gaat hieronder over keuzes die jij maakt en die keuzes zijn in een schrift dezelfde als in een pakket.
Wat er wel in hoort en wat niet
Er is een korte maatstaf. Kun je bij elk veld uitleggen waarom je het nodig hebt voor je werk? Zo niet, dan laat je het weg. Niet omdat het verboden is maar omdat je iets bewaart waarvan je alleen last kunt krijgen.
Het lastigste is het veld over haar nagels of haar huid. Dat komt vaker voor dan mensen denken: iemand reageert op een product of er zit iets op een nagel waar je niet overheen wilt werken.
| Dit wel | Waarom | Dit niet |
|---|---|---|
| Naam, telefoonnummer, mailadres | Je moet haar kunnen bereiken als je ziek wordt | Haar adres, tenzij je bij mensen thuis werkt |
| Behandeling met product en kleurcode | Anders kun je haar set niet herhalen | Hoe ze eruitzag of hoe lastig ze deed |
| Een reactie op een product, als werkinstructie | Je moet veilig kunnen werken | Een diagnose of een ziektebeeld |
| Afspraken en afzeggingen | Je ziet haar ritme en merkt wanneer het te vaak wordt | Wat ze je over haar privéleven vertelde |
| Wat ze betaald heeft | Dat hoort in je administratie | Of ze een royale of een krappe klant is |
De foto van haar handen heeft twee bestemmingen
Een foto van een set is het nuttigste dat in zo’n dossier staat en meteen het gegeven waar je het voorzichtigst mee moet zijn. Er staan handen op, soms een ring en bij een studio aan huis een stukje van je eigen keuken.
Het knelpunt is dat je die foto’s voor twee dingen gebruikt: om over vier weken te weten wat je gedaan hebt en om op sociale media te laten zien wat je maakt. De eerste bestemming hoort bij de behandeling, de tweede vraagt haar toestemming.
- Vraag het duidelijk en niet terwijl ze haar jas al aanheeft. Mag deze op mijn pagina, ja of nee.
- Zet haar antwoord bij haar in het dossier, met de datum erbij. Anders vraag je het elke keer opnieuw of je vraagt het nooit meer.
- Bewaar de foto’s waarmee je adverteert buiten je dossier. Dan kun je een klant opruimen zonder je portfolio kwijt te raken.
- Trekt ze haar toestemming in, haal de foto dan weg en zet ook dat bij haar.
Die derde regel scheelt je het meeste werk. Zolang je werkfoto’s en je etalage een stapel zijn, moet je bij elk verzoek je hele tijdlijn nalopen.
Wie erbij kan, ook gewoon fysiek
Wie erbij kan is in een nagelstudio minder een kwestie van rechten dan van waar je scherm ligt. Je werkt tegenover je klant met je tablet tussen jullie in.
- Kijk een keer vanaf haar stoel naar je scherm. Staat daar een lijst met namen van andere vrouwen of alleen de afspraak van dit moment?
- Gebruik je een telefoon waar je kinderen ook op zitten, zet er dan een schermslot op en laat hem niet automatisch ingelogd staan.
- Verhuur je je tweede tafel of werkt er iemand op zaterdag, geef haar dan een eigen inlog. Met een gedeeld wachtwoord kun je nooit nagaan wie iets heeft aangepast of gelezen.
- Stopt iemand, haal haar toegang er dan diezelfde week uit.
Vraag je aanbieder daarnaast twee dingen die je zelf niet kunt zien. Waar staan mijn gegevens en wie bij jullie kan erbij? En staat er op papier hoe jullie met mijn klantgegevens omgaan? Dat laatste heeft iedere serieuze partij klaarliggen.
Twee klokken, want een bon is geen kleurnotitie
Hier gaat het het vaakst mis. Niet omdat mensen te veel weggooien, want er wordt bijna nooit iets weggegooid. Het helpt te zien dat er twee soorten gegevens staan met twee verschillende termijnen.
Je administratie bewaar je lang, want de Belastingdienst mag zeven jaar terugkijken. Dat gaat over wat er betaald is en wanneer. Je behandelnotities en je foto’s zijn iets anders: die houd je zolang ze nut hebben voor het werk en daarna niet meer.
- Kies een termijn en schrijf hem op. Twee jaar na haar laatste bezoek is redelijk, want een kleurcode van drie jaar terug gebruik je niet meer.
- Zet een keer per jaar een uur in je agenda voor dat rondje. Zonder dat uur gebeurt het niet.
- Begin bij de foto’s van wie jaren niet geweest is. Dat is je grootste en minst nuttige stapel.
- Vraag je aanbieder of je een klant werkelijk kunt verwijderen en wat er dan met haar oude afspraken gebeurt.
Er is nog een reden om het klein te houden die niets met regels te maken heeft. Hoe minder je bewaart, hoe minder er misgaat als je telefoon kwijtraakt.
Als zij vraagt wat je van haar hebt
Dit gebeurt zelden en op het moment dat het gebeurt wil je er niet over hoeven nadenken. Iemand mag vragen welke gegevens je van haar bewaart en ze mag vragen ze te verwijderen.
- Schrijf alsof je haar dossier aan haar kunt voorlezen. Dat is de eenvoudigste manier om dit probleem te laten verdampen.
- Vraagt ze om inzage, laat dan zien wat er staat. Een uitdraai of je scherm is allebei goed.
- Vraagt ze om verwijdering, haal dan haar dossier en haar foto’s weg en leg uit dat de bedragen in je boekhouding moeten blijven staan.
- Zoek voordat je een pakket kiest uit hoe je dat in twee handelingen doet. Moet het via de helpdesk, dan weet je dat nu en niet straks.
Werk je vanuit huis, dan speelt er iets extra’s: je eigen adres staat in je bevestigingen en op je bonnen. Dat is geen reden om er iets anders van te maken en wel om te weten waar het overal in staat.
Hoe dit bij doolioo staat
Bij doolioo hangt het dossier aan de afspraak die in je planning staat, dus je klikt de afspraak van tien uur open en leest daarin wat er vier weken eerder gebeurde. Het draait in de browser, dus hetzelfde scherm gebruik je op een tablet en op je telefoon. Je klant hoort bij jouw studio: wij zijn geen marktplaats en jouw bestand gaat nergens heen. Je betaalt ook niets per klantnaam, dus er is nergens een prikkel om namen te bewaren die je niet meer nodig hebt.
Bij dit onderwerp is doolioo naar onze mening een goede kandidaat, om een smalle reden: er is een plek waar de gegevens van je klant staan, dus je ruimt niet op drie plekken op. Voor een studio met een tafel is dat € 19 per maand, de rest staat op prijzenpagina en de klantkaart op klantenbeheer. Wil je weten of jouw manier van vastleggen erin past, voer dan in die 14 dagen een paar bekende namen in met hun laatste behandeling erbij. Het opzetten kost ongeveer ongeveer een uur.
Kennisbank
Meer vragen over nagelstudio software
Bekijk meer uitleg en keuzevragen in Software voor nagelstudio’s.
Test je eigen werkscenario in Doolioo
Probeer Doolioo 14 dagen zonder betaalgegevens. Richt je eigen diensten en beschikbaarheid in en controleer de volledige boekingsroute.
Veelgestelde vragen
Wat mag ik over de gezondheid van een klant vastleggen?
Alleen wat je voor de behandeling gebruikt, opgeschreven als opdracht aan jezelf. Dus welk product je niet pakt en waar je niet overheen werkt. Niet wat zij volgens jou heeft. Zeg haar dat je het opschrijft en houd het bij een regel.
Hoe lang bewaar ik het dossier van een klant die niet meer komt?
Kies zelf een termijn en houd je eraan. Twee jaar na haar laatste bezoek werkt goed, want notities van daarvoor gebruik je niet meer. Je bonnen vallen daarbuiten, want je administratie moet zeven jaar terug in te kijken zijn.
Mag ik foto's van haar nagels op sociale media zetten?
Met haar toestemming. Die vraag je apart van de foto die je voor je eigen werk maakt. Leg vast wanneer ze ja zei. Zegt ze later nee, haal de foto dan weg en zet dat er ook bij.
Moet iedereen die bij mij werkt een eigen inlog hebben?
Ja, ook iemand van een zaterdag per maand. Met een gedeeld wachtwoord kun je niet nagaan wie een dossier heeft opengeslagen of veranderd. Je kunt de toegang van iemand die stopt dan ook niet gericht intrekken.
Is een schrift niet veiliger dan een systeem?
Niet echt. Een schrift gaat niet met een wachtwoord dicht en je kunt niet zien wie erin gekeken heeft. Wat een schrift wel heeft is dat het niet ongemerkt naar tweehonderd namen groeit. Dat voordeel haal je in een systeem door een keer per jaar op te ruimen.