Twee zaken onder één dak

Een centrum met dagentree runt in de praktijk twee bedrijven naast elkaar. Ze delen een pand, een balie en een schoonmaakploeg. Verder lijken ze in niets op elkaar.

Zodra die twee kolommen naast elkaar staan, wordt de vraag welke software je moet hebben een stuk eenvoudiger. Je koopt er vermoedelijk twee. Dan is de echte vraag hoe je ermee leeft.

Waar de grens hard is en geen koppeling helpt

Een deel van de entreekant zit niet in afsprakensoftware en komt er ook niet in. Dat heeft een simpele oorzaak: er hangt ijzerwerk aan de muur.

• Een poortje of een deur die opengaat. Daar hoort een lezer bij en een systeem dat weet of dit bandje vandaag geldig is.
• Kluisjes met een slot dat aan datzelfde bandje hangt. Eigen leverancier, vaak dezelfde als die van het poortje.
• Een tegoed op een bandje waarmee iemand bij de bar iets neemt en pas bij het weggaan afrekent.
• Hoeveel mensen er op dit moment binnen zijn, want aan dat getal hangen je brandveiligheid en de rust in je sauna.
• Entree per dagdeel met een maximum per tijdslot, wat iets anders is dan een agenda met afspraken.

Vraag bij zo’n leverancier meteen of de behandelkant er ook in zit. Soms zit er een eenvoudige agenda bij en die is bedoeld voor een balie die zelf inplant, niet voor een gast die op een avond een vrij uur zoekt.

Leven met twee systemen naast elkaar

Twee systemen is bij een centrum met entree geen noodoplossing maar de normale situatie. Wat je wel moet regelen is welk systeem over welke vraag de waarheid vertelt.

1. Spreek af waar een gast bekend is. Bij entree meestal nergens en bij een behandeling op een kaart met een naam en een nummer.
2. Spreek af waar geld landt. Een behandeling reken je af in het pakket waar de afspraak staat, anders valt je omzet in twee bestanden uiteen.
3. Spreek af wie een behandeling inplant voor iemand die al binnen is. Dat is bijna altijd de balie en die moet dus beide programma’s openhebben.
4. Spreek af wat je doet met iemand die entree en een behandeling in één keer wil. Twee handelingen achter elkaar en één bedrag bij het weggaan.
5. Spreek af wie er elke ochtend twee keer kijkt. Eén blik per dag in beide systemen voorkomt de meeste verrassingen.

Klinkt dat als handwerk, dan klopt dat. Het is wel handwerk dat je één keer afspreekt en jaren volhoudt, in plaats van elke week opnieuw uitzoeken wie wat had aangenomen.

De behandelkant van een centrum is anders dan die van een salon

Op de behandelkant loop je in een centrum tegen iets aan wat een gewone salon niet kent: je hebt meer ruimtes dan mensen die er vast in staan. Vier behandelkamers, een bezetting die per dag verschilt en een balie die alles inplant.

Afsprakensoftware begint bij een agenda per medewerker en de onze ook. Wat er bij een centrum bij moet is een laag voor je gebouw: je vier kamers als aparte middelen met elk een capaciteit plus per behandeling de eis dat er een van vrij is. Bij zes mensen in wisselende diensten is dat het verschil tussen een agenda die klopt en een balie die blijft nabellen.

• Vraag letterlijk of een behandelkamer een eigen kolom in de agenda kan krijgen. Ja of nee.
• Vraag of je per behandeling kunt vastleggen dat zij alleen in bepaalde kamers gegeven wordt.
• Vraag wat er gebeurt als je een ruimte een dagdeel dichtzet voor onderhoud of een schoonmaak.
• Vraag hoe je balie in één beeld ziet wie waar staat, want dat is de vraag die daar tien keer per dag valt.

Kan een ander pakket dit niet, dan is het niet meteen afgeschreven. Wat je dan nodig hebt is een rooster waarin per dagdeel vaststaat wie in welke ruimte werkt, plus een boekingspagina die nooit meer behandelaars open zet dan je kamers hebt.

Waar je een centrum niet op moet kiezen

In de etalage van software voor centra staan een paar dingen groot die in je week weinig doen. Loop ze langs voordat je op een lange lijst afgaat.

• Een app met je eigen naam erop. Klinkt goed en je gast boekt vanaf een link in een berichtje, zonder eerst iets te installeren.
• Rapportages met grafieken. Je hebt twee getallen nodig: hoeveel uur kamertijd er verkocht is en hoeveel blokken leeg bleven.
• Een internationale functielijst met resortonderdelen erin, zoals overnachtingen en kamernummers. Dat is hotelsoftware en die betaal je mee zonder hem te gebruiken.
• Cadeaubonnen als afvinkpunt. Vraag door op uitgeven, inwisselen en wat ervan in je kassa terugkomt, want in een centrum is dit echt geld. Bij ons zijn ze digitaal en zit er geen commissie op.
• Arrangementen op een functielijst. Vraag of het een samengestelde boeking is of gewoon een behandeling met een langere duur, want dat is een groot verschil in werk.

De twee getallen uit de tweede regel zijn overigens de enige twee waarop je een besluit over een vierde kamer of een vijfde behandelaar kunt nemen.

Wat doolioo bij een centrum wel doet

Bij een centrum met entree dekt doolioo de behandelkant: online boeken op je eigen naam, een agenda per medewerker, je behandelkamers en apparaten als eigen middelen, de kaart van je gast, afrekenen, je voorraad, herinneringen over WhatsApp en een AI-assistent, alles onder één abonnement met hulp in het Nederlands. De entree, de kluisjes, de poortjes en de dagpassen horen daar niet bij, dus daarvoor ben je bij een andere leverancier. Wat er wel in zit lees je op alle functionaliteiten.