Doolioo kennisbank · Spa software
Waar kan ik spa software kopen met geïntegreerde boekingsmogelijkheden?
Kopen is bij dit soort software een misleidend woord. Er staat geen doos op een schap en je krijgt geen licentie voor het leven. Wat je doet is een abonnement afsluiten dat maand na maand doorloopt. Daarmee is de vraag niet zozeer waar je het koopt maar wat je precies ondertekent. Deze pagina zet de drie vragen op een rij die je stelt voordat je dat doet, met de spa-kant erbij.
In het kort
Spa-software met boeken erin haal je in de praktijk bij drie soorten adressen: rechtstreeks bij een aanbieder die het als maandabonnement verkoopt, bij degene die je website bouwt en er een boekingsmodule bij zet, of bij een leverancier van entree- en kassasystemen voor recreatie die er een agenda bij levert. Er valt niets te kopen in de zin van eenmalig afrekenen en daarna houden. Geïntegreerd hoort te betekenen dat een boeking, je agenda, de kaart van je gast en het afrekenen in hetzelfde bestand staan, in plaats van dat twee programma’s elkaar een paar keer per uur bijwerken. Vraag daarom voor je tekent wie de waarheid over een vrij uur bewaart, wat er per boeking en per medewerker afgaat en wat je meeneemt als je stopt. Doolioo verkoopt zo’n maandabonnement rechtstreeks, zonder een percentage per boeking en zonder bedrag per nieuw gezicht. Een marktplaats zijn wij niet.
- Keuzehulp
- Spa software
- Nederlandse markt
De meeste mensen komen op deze vraag uit nadat ze twee keer op een prijspagina hebben gekeken en er niet uitkwamen. Dat is terecht, want er staat zelden bij wat er nu eigenlijk verkocht wordt.
Neem dus aan dat je niets koopt maar iets huurt met gegevens erin die van jou blijven. De vragen hieronder volgen daaruit.
Wat je werkelijk ondertekent
Voordat je op de prijs let is het handig te weten uit welke onderdelen zo’n aanbod bestaat. Er zijn er vijf en ze staan zelden alle vijf op dezelfde pagina.
| Onderdeel | Waar je op let |
|---|---|
| Het maandbedrag | waar het aan hangt: per medewerker, per vestiging of per aantal boekingen |
| De looptijd | maandelijks opzegbaar of een jaar vast, plus wat vooruitbetalen oplevert |
| Eenmalige kosten | inrichten, gegevens overzetten of een training, apart gerekend of niet |
| Kosten per betaling | wat er van een online betaling afgaat en aan wie je dat betaalt |
| Kosten per boeking of per gast | of er een percentage of een bedrag per nieuw gezicht bij komt |
De onderste twee regels maken bij een spa het grootste verschil, want je verkoopt minder en duurdere blokken dan een kapsalon. Een percentage over een arrangement van drie uur telt anders aan dan over een knipbeurt.
Wat geïntegreerd betekent en waarom dat bij een spa strenger is
Geïntegreerd staat op vrijwel iedere aanbiederspagina en het betekent niet overal hetzelfde. Er zijn drie opzetten in omloop en het verschil merk je pas op een drukke zaterdag.
- Eén omgeving. De boekingspagina, de agenda, de gastenkaart en de kassa zitten in hetzelfde bestand. Er kan niets uit de pas lopen, want er is maar één plek.
- Twee programma’s met een koppeling. Een boekingsmodule op je site stuurt afspraken door naar een agenda. Dat werkt prima, mits je weet hoe vaak en wat je ziet als een ronde wordt overgeslagen.
- Een dienst die bezoekers aanlevert en de boeking bij zich houdt. Dan koop je zichtbaarheid en daar hoort een bedrag per boeking bij.
Bij een spa weegt die tweede opzet zwaarder dan bij korte behandelingen. Een dubbele boeking op een knipbeurt kost je tien minuten schuiven. Een dubbele boeking op twee blokken van negentig minuten in je enige vrije ruimte kost je een middag en een gast die niet meer terugkomt.
De drie vragen die je stelt voor je tekent
Deze drie hoef je niet te onthouden, je kunt ze overtypen in een bericht. Vraag om een antwoord op schrift en niet aan de telefoon.
- Waar staat straks de waarheid over een vrij uur? Als een gast boekt terwijl jij op datzelfde moment iets in je agenda zet, welk van beide systemen wint dan en hoe snel weet het andere het?
- Wat gaat er per boeking en per gast af en wat verandert er als ik groei? Vraag het bedrag bij één behandelaar, bij drie en bij een tweede vestiging. Vraag ook of er bovenop het maandbedrag nog iets per boeking of per betaling komt.
- Wat neem ik mee als ik stop? Krijg ik mijn gasten en mijn behandelingen in een bestand dat elders in te lezen is, kan ik dat zelf op elk moment en welke opzegtermijn geldt er?
Het antwoord op de derde vraag zegt je meer over een leverancier dan zijn hele functielijst. Wie je gegevens zonder omhaal meegeeft, rekent erop dat je blijft omdat het werkt.
Wat er bij het overstappen meekomt en wat niet
Kopen betekent bij software bijna altijd overstappen. Dat is het stuk waar mensen een week op verliezen. Zet vooraf op een rij wat je meeneemt.
- Je behandelingen met hun duur en hun prijs. Die typ je bijna altijd zelf over en het is een goed moment om je duren te herzien.
- Je gasten met naam, nummer en mailadres. Vraag of je een bestand kunt inlezen en in welk formaat dat moet.
- De geschiedenis per gast. Dit komt het minst vaak mee en het is precies wat een spa nodig heeft, dus vraag ernaar voordat je ergens weggaat.
- Afspraken die al in de toekomst staan. Die zet je vrijwel altijd met de hand over en dat is de reden om in een rustige maand te wisselen.
- De boekingsknop op je website. Iemand moet die vervangen en dat kan een half uurtje werk voor je websitebouwer zijn.
Laat de twee systemen niet langer dan een week naast elkaar lopen. Twee agenda’s die allebei half gevuld zijn is de enige situatie waarin je een boeking echt kwijtraakt.
Wat je uitprobeert voordat je iets afsluit
Een proefperiode is er niet om in rond te klikken. Neem je drukste dag van vorige maand en bouw die na, dan weet je binnen twee uur of je verder wil.
- Zet je vier meest geboekte behandelingen erin, met de tijd die ze in werkelijkheid innemen en het opruimen erbij.
- Zet je behandelaars erin, precies zoveel als er zijn. Niet de voorbeeldmedewerker die er al stond.
- Boek als gast je langste behandeling en kijk daarna welke tijden er voor een tweede overblijven.
- Verschuif die boeking met de hand en kijk of de vrijgekomen tijd weer te kiezen is op je pagina.
- Reken hem af, bekijk de bon en kijk of je voorraad meezakt.
- Zeg hem af via de link die je gast ontving en kijk hoe snel dat blok weer op je eigen pagina verschijnt.
Schrijf achter elke stap één woord: goed of stroef. Leg dat lijstje daarna naast dat van de volgende kandidaat, dan kies je op wat er gebeurde in plaats van op wat je ervan vond.
Hoe doolioo verkocht wordt
Doolioo sluit je rechtstreeks bij ons af als maandabonnement dat maandelijks opzegbaar is, waarin de agenda, het online boeken, de gastenkaart, het afrekenen, je voorraad, een AI-assistent en berichten via WhatsApp bij elkaar zitten. Er gaat bij ons geen percentage van een boeking af en een extra gast in je bestand kost ook niets. Online betalingen lopen via je eigen Mollie-account, wij zijn geen marktplaats en je gast blijft van jouw zaak. Beginnen kan op https://www.doolioo.nl/aanmelden/ en de tarieven staan op prijzenpagina.
Kennisbank
Meer vragen over spa software
Bekijk meer uitleg en keuzevragen in Software voor spa’s.
Test je eigen werkscenario in Doolioo
Probeer Doolioo 14 dagen zonder betaalgegevens. Richt je eigen diensten en beschikbaarheid in en controleer de volledige boekingsroute.
Veelgestelde vragen
Kan ik spa-software eenmalig kopen in plaats van huren?
In de praktijk niet meer. Vrijwel alles in deze hoek draait in een browser en wordt per maand afgerekend, omdat er onderhoud, opslag en support achter zitten. Wat wel kan is een jaar vooruit betalen. Vraag dan wat dat scheelt en wat er gebeurt als je halverwege stopt.
Moet ik een jaarcontract nemen?
Dat hoeft niet overal en bij sommige aanbieders levert het een korting op. Weeg dat af tegen het risico dat je na drie maanden merkt dat het niet past. Bij je eerste pakket is maandelijks opzegbaar meestal de rustigere keuze.
Wat kost een boeking mij?
Dat hangt aan twee dingen: of je aanbieder iets per boeking rekent en wat een online betaling kost. Vraag ze los uit, want het eerste zit in je abonnement en het tweede bij de partij die de betaling verwerkt. Bij ons gaat er per boeking niets af en de kosten van een betaling lopen via je eigen betaalaccount.
Bij wie koop ik het als ik ook entree en kluisjes nodig heb?
Dan begin je aan de andere kant, bij een leverancier van toegangs- en kassasystemen. De behandelagenda zet je daarnaast. Entree, bandjes en kluisjes doen wij niet, dus dan zijn wij hooguit de helft van wat je zoekt.