De agenda-app: je eigen kalender

Dit is de kalender op je telefoon, of je nu die van Google gebruikt of die van Apple. Je zet er afspraken in met een naam en een tijd. Meer is het niet en voor een starter is dat een tijdlang genoeg.

• Wel: overal bij, gratis en je kent hem al.
• Niet: klanten kunnen zelf niets boeken.
• Niet: geen dossier, dus je klantgegevens staan in losse contacten.
• Niet: geen kassa, geen bon en geen voorraad.
• Let op: je zakelijke afspraken staan naast je privéafspraken, inclusief namen van klanten.

De grens merk je aan je telefoon. Zodra je meer tijd kwijt bent aan appjes over tijden dan aan het plannen zelf, ben je die app ontgroeid.

De boekingstool: een knop en verder weinig

Een boekingstool geeft je een eigen pagina waarop klanten een behandeling en een tijd kiezen. Meestal zitten er bevestigingen en herinneringen bij, soms ook een aanbetaling. Wie daar boekt is en blijft jouw klant, want het is jouw pagina.

Wat er niet in zit is alles wat daarna gebeurt. Er is geen dossier waarin een huidanalyse past en er is geen kassa die btw splitst. Je afspraken staan keurig online en je omzet staat nog steeds in een schrift.

Betaalvormen lopen uiteen: een vast bedrag per maand, een bedrag per medewerker of een tarief per boeking. Dat laatste is prettig in een rustige maand en onprettig in een goede, want dan betaal je het meest op het moment dat je het hardst werkt.

Salonsoftware: de agenda plus wat eromheen hangt

Salonsoftware doet wat een boekingstool doet en pakt de rest van je zaak erbij. De klantkaart met de historie, de kassa met de bon en de btw, de voorraad die daalt zodra je iets verkoopt en de berichten rondom een afspraak.

Het verschil met losse tools is dat de onderdelen aan elkaar vastzitten. Een boeking wordt een afspraak, die afspraak wordt een bon en die bon haalt een pot van je voorraad. Je tikt onderweg niets over.

Doolioo is salonsoftware. Het abonnement bevat de agenda, online boeken, een klantkaart per klant, een kassa, voorraadbeheer, een AI-assistent en herinneringen die over WhatsApp gaan. Solo is € 19 per maand bij één medewerker, Salon € 39 bij een team en Studio € 89 als je tot tien vestigingen hebt. Betaal je het jaar in één keer, dan krijg je 2 maanden cadeau. Verder kun je elke maand stoppen. Proberen kan 14 dagen zonder betaalgegevens. Wat ons betreft hoort doolioo bij de goede keuzes in deze categorie, omdat er geen commissie per boeking af gaat en er geen kosten per nieuwe klant zijn. De bedragen staan op prijzenpagina.

De marktplaats: een profiel in de etalage van een ander

Een marktplaats is een website met eigen bezoekers die daar salons zoeken en boeken. Jij hebt er een profiel met je behandelingen, je foto’s en je beoordelingen. Er komt verkeer op af dat jij zelf niet had getrokken en dat is precies waar je voor betaalt.

De kosten zitten meestal niet in een maandbedrag maar in een percentage per boeking of een bedrag per nieuwe klant. Dat is eerlijk zolang het om iemand gaat die je anders nooit had gezien. Het gaat wringen zodra een vaste klant van jou via het platform boekt, want dan betaal je opnieuw voor iemand die je al had.

• Wel: bezoekers die actief op zoek zijn naar een salon in de buurt.
• Wel: vindbaarheid zonder dat je zelf aan een website werkt.
• Niet: je bepaalt niet hoe je in de lijst staat of naast wie.
• Let op: van wie zijn de klantgegevens en wat gebeurt er als je stopt?

Gebruik je een marktplaats, spreek dan met jezelf af waar hij voor dient. Voor nieuwe gezichten prima. Aan je vaste klanten stuur je liever je eigen boekingslink door, want die kost je niets per boeking.

Het kassasysteem: begint bij de bon

Een kassasysteem komt uit de winkel en de horeca. Het is sterk in afrekenen: de bon, de btw-tarieven, de dagafsluiting, de aansluiting op een pinautomaat en vaak een nette export voor je boekhouder.

Wat er meestal ontbreekt is een agenda waarin je op medewerker en op cabine plant. Verkoop je veel producten en is je planning eenvoudig, dan kan dit een prima keuze zijn. Werk je op afspraak met vier behandelsoorten, dan wordt het passen en meten.

Sommige salons draaien een kassasysteem naast hun salonsoftware. Dat werkt, alleen reken je je omzet dan op twee plekken af en leg je aan het eind van de maand twee overzichten naast elkaar om te zien of ze kloppen.

De vijf naast elkaar

Zoek in de tabel de rij waarin je jezelf herkent en kijk daarna welke kolom bij jou leeg blijft. Dat is het gat dat je nu met de hand opvult.

Lees de kolom over bezoekers goed. Dat is het enige dat salonsoftware niet doet en een marktplaats wel. Alle andere verschillen los je op door iets bij te kopen, dit verschil niet.

Welke combinaties je in de praktijk ziet

Bijna niemand kiest bewust één soort. Het groeit zo en na twee jaar heb je drie systemen die niets van elkaar weten.

• Agenda-app plus WhatsApp plus een schrift: werkt tot een afspraak of tien per dag.
• Boekingstool plus agenda-app: je klant boekt zelf en jij tikt de rest over.
• Salonsoftware alleen: één plek, één abonnement, geen naden ertussen.
• Salonsoftware plus marktplaats: je eigen zaak op orde en het platform voor nieuwe klanten.
• Kassasysteem plus salonsoftware: twee keer afrekenen en twee overzichten.

De tweede en de laatste zijn de combinaties waar tijd in verdwijnt. Tel een week lang hoe vaak je dezelfde gegevens ergens anders intikt. Kom je boven de tien keer uit, dan betaal je in uren wat je op je abonnement dacht te besparen.