Omzet per behandeling zegt weinig, omzet per cabine-uur alles

De meeste salons kijken naar wat een behandeling kost en naar hoe vaak hij verkocht wordt. Dat is een begin. Wat je eigenlijk wilt weten is wat een behandeling oplevert per uur dat je behandelruimte bezet is, want die ruimte is wat je werkelijk verkoopt.

Neem een browsbehandeling van twintig minuten voor vijfendertig euro. Dat is honderdvijf euro per uur. Neem daarnaast een gezichtsbehandeling van negentig minuten voor vijfentachtig euro. Dat is nog geen zevenenvijftig euro per uur. Op papier is de gezichtsbehandeling je grootste bon en per uur is de brows bijna dubbel zo interessant.

Trek hier niet meteen de conclusie dat je alleen nog brows moet doen. Een lange behandeling levert vaker productverkoop op, bindt klanten steviger en vult je midden van de dag, terwijl korte behandelingen aan de randen moeten passen. Het getal is geen oordeel maar een startpunt voor je prijzen en je agenda-indeling.

De eis aan je software is simpel: kan het pakket omzet per behandeling tonen mét de bijbehorende duur, zodat je dit per uur kunt uitrekenen? Kan het dat niet, dan zit je op een zondagavond met een rekenmachine en dan doe je het dus nooit.

De uren van je specialisten

Zodra er iemand voor je werkt, verandert je grootste kostenpost van huur in loon. Dan wil je weten hoe die uren zich verhouden tot je omzet. Dat is iets anders dan weten wie de meeste klanten had.

Het cijfer dat telt is de verhouding tussen betaalde uren en bezette uren. Iemand die dertig uur in dienst is en tweeëntwintig uur met klanten bezig was, zit op ruim zeventig procent. Wat de rest is weet je alleen als je het bijhoudt: leeggevallen plekken, tijd die aan voorraad opging, een klant die niet kwam opdagen.

Daarnaast wil je per specialist zien welke behandelingen zij doet en hoeveel product zij verkoopt. Dat laatste verschilt in de praktijk enorm tussen mensen en het is een van de weinige dingen die je met een gesprek of een regeling echt kunt verschuiven.

• Betaalde uren tegenover uren waarin er een klant in de cabine lag.
• Verdeling van behandelsoorten per specialist, zodat je ziet wie waar op vastloopt.
• Verkoop per specialist, als bedrag en als percentage van haar eigen omzet.
• Afspraken die niet doorgingen en de tijd die daardoor leeg bleef.

Producten: verbruik en verkoop zijn twee dingen

In een schoonheidssalon gaat je voorraad twee kanten op. Een pot masker verdwijnt langzaam in behandelingen zonder dat er een bon tegenover staat. Een serum gaat in één keer over de toonbank en levert omzet op. Software die alleen het tweede bijhoudt, geeft je een voorraadstand die er na drie maanden naast zit.

Voor verkoop is de eis hard: reken je een fles af, dan hoort je aantal meteen met één te dalen. Doe je dat niet in hetzelfde scherm, dan tik je elke verkoop in feite twee keer in en dat is precies het soort werk dat je op een drukke zaterdag overslaat.

Voor verbruik mag het grover. Je hoeft niet per behandeling milliliters af te boeken. Wat wel helpt is dat je bij een behandeling vastlegt hoeveel stuks je er ongeveer uit haalt, zodat je aantallen langzaam meelopen en je ziet wanneer je moet bestellen.

De overzichten die je maandelijks opent

Dertig grafieken heb je niet nodig. Vier overzichten zijn genoeg om te sturen, mits je ze zelf kunt openen op het moment dat je ze nodig hebt. Cijfers die je alleen krijgt door erom te mailen, bekijk je in de praktijk nooit.

• Omzet per behandeling over een periode die je zelf kiest, met de duur erbij.
• Omzet en bezetting per specialist, naast elkaar in dezelfde periode.
• Verkoop naast behandelomzet, als bedrag en als aandeel van het totaal.
• Klanten die terugkwamen tegenover klanten die je één keer zag.

Dat laatste overzicht is in een beautysalon het meest verwaarloosd. Een gezichtsbehandeling werkt pas echt over meerdere sessies, dus de vraag of iemand na de eerste keer terugkomt zegt meer over je zaak dan je maandomzet.

Zo controleer je of een pakket dit echt levert

In de proefperiode kun je dit gewoon nabouwen met verzonnen cijfers. Een uur werk en je weet of de bedrijfsvoeringskant er echt in zit of dat het bij een agenda met een kassascherm blijft.

1. Maak vier behandelingen aan met verschillende duren en bedragen.
2. Voer een week aan afspraken in, verspreid over twee medewerkers.
3. Reken ze allemaal af en verkoop bij drie ervan een product mee.
4. Zoek het overzicht met omzet per behandeling en kijk of de duur erbij staat.
5. Zoek de bezetting per medewerker en kijk of je zelf een periode kunt kiezen.
6. Controleer of je voorraad met precies drie stuks is gedaald.
7. Exporteer één overzicht en kijk of je boekhouder daar iets mee kan.

Loop je bij stap vier of stap vijf vast, dan is dat een duidelijk antwoord. Een pakket dat je omzet alleen per dag toont, laat je het rekenwerk waar deze pagina over gaat alsnog zelf doen.

Wat doolioo hiervan doet en wat niet

Wij leveren zelf zo’n pakket, dus lees dit met die kanttekening. In doolioo zitten de kassa, de voorraad, de klantkaart en de overzichten in hetzelfde abonnement als de agenda. Doordat een afrekening aan de afspraak vastzit, komen behandeling, duur, medewerker en verkocht product in één regel terecht. Dat is precies wat je nodig hebt om per uur te kunnen rekenen.

Het abonnement is € 19 per maand bij één medewerker, € 39 zodra je met een team werkt en € 89 voor maximaal tien vestigingen. Je staat geen percentage af over een online boeking en je betaalt niets per nieuwe klant, dus een drukke maand valt op je factuur niet anders uit dan een stille.

Wat doolioo niet doet: het is geen boekhoudpakket en het doet geen aangifte. Er is wel een koppeling met Moneybird, zodat je je omzet niet hoeft over te tikken. Declaraties bij een zorgverzekeraar horen hier ook niet thuis. Op alle functionaliteiten staat wat er wel in zit en op prijzenpagina vind je de actuele bedragen.