Begin bij je eigen week, niet bij een website

Pak de agenda van een gewone week terug en schrijf op wat er in het echt gebeurde. Niet wat je zou willen dat er stond, maar wat er stond.

1. Tel hoeveel afspraken je had en hoeveel daarvan online binnenkwamen.
2. Noteer welke behandelingen je deed en hoe lang elk ervan werkelijk duurde.
3. Schrijf op hoe vaak er iets verzet moest worden en wie dat regelde.
4. Tel hoe vaak je buiten werktijd op een appje hebt zitten antwoorden.
5. Noteer wat je elke week overtypt, bijvoorbeeld van een briefje naar je agenda.

Dit lijstje is vanaf nu je opdrachtgever. Elk criterium dat niet uit je eigen week komt mag je gerust op nul zetten, ook als een aanbieder er een hele pagina aan wijdt.

Geef elk criterium vooraf een gewicht

Gewichten bepaal je voordat je gaat testen, nooit erna. Doe je het achteraf, dan schuif je ze onbewust richting het pakket dat je het prettigst vond werken. Gebruik een schaal van één tot vijf: één betekent dat je het meeneemt als het er is, vijf betekent dat je zonder dit punt afhaakt.

Vul de rechterkolom in en tel je gewichten op. Kom je boven de dertig uit, dan heb je te veel punten belangrijk gevonden. Ga terug en zet er minstens drie op één.

Eén scenario dat je overal precies hetzelfde uitvoert

Schrijf één script en wijk daar bij geen enkele kandidaat van af. Zodra je bij de tweede aanbieder iets anders aanpakt, vergelijk je niets meer.

1. Zet twee behandelingen klaar met de tijden uit je eigen week.
2. Vul je werkdagen in en blokkeer alvast een vrije middag.
3. Boek als klant een afspraak via de boekingspagina, op je telefoon.
4. Verzet die afspraak naar een andere dag en een ander tijdstip.
5. Zeg hem af en kijk wat er daarna met dat tijdslot gebeurt.
6. Zoek de klant op en leg een notitie vast die je later terug wilt zien.
7. Reken een behandeling plus een product af.
8. Vraag een export van je klanten en je afspraken op.

Klok hoe lang je over het hele script doet en schrijf op waar je bleef hangen. Doe stap drie tot en met zes staand, met je telefoon in één hand, want zo doe je het straks in de salon ook.

Tel het handwerk dat overblijft

Dit is het getal waar het uiteindelijk om draait. Ga per stap na wat jij zelf hebt gedaan wat het systeem had kunnen doen. Schrijf dat op als een handeling.

• Iets twee keer invoeren, bijvoorbeeld eerst in de agenda en daarna op de klantkaart.
• Zelf een bevestiging of een herinnering zitten typen.
• Met de hand een tijdslot vrijgeven nadat er iemand had afgezegd.
• Buiten het systeem om bijhouden wie nog moet betalen.
• Iemand bellen of appen om een instelling voor je te laten aanpassen.

Reken die handelingen om naar minuten per week en vermenigvuldig met vier. Een pakket dat je vijf minuten per dag kost loopt op jaarbasis op tot ruim twintig uur. Dat weegt zwaarder dan een functie die je twee keer per jaar aanraakt.

Waarom functielijstjes op websites je weinig vertellen

Op zo’n lijst staat bij iedereen hetzelfde woord. Klantbeheer, online agenda, herinneringen, rapportages: elk pakket vinkt ze allemaal aan. Wat er achter dat woord zit verschilt enorm.

Neem klantbeheer. Bij de een is dat een lijst met namen en telefoonnummers. Bij de ander staan er foto’s, formules en notities in die openklappen op het moment dat je de afspraak aantikt. Allebei mogen ze het klantbeheer noemen.

Hetzelfde geldt voor woorden als automatisch en onbeperkt. Vraag bij elk begrip door tot je precies weet welke handeling er bij jou wegvalt.

Vul je scorekaart in en hak de knoop door

Geef per criterium een cijfer van nul tot drie. Nul is afwezig of onwerkbaar, één is aanwezig met veel gedoe, twee is prima en drie is prettiger dan je had verwacht. Vermenigvuldig elk cijfer met het gewicht dat je van tevoren had ingevuld en tel de kolom op.

Liggen twee pakketten binnen tien procent van elkaar, dan maakt de keuze inhoudelijk weinig uit. Kies dan op iets anders: de taal waarin je hulp krijgt, hoe snel er antwoord kwam op je vraag tijdens de proef, of hoe eenvoudig je er weer uit komt.

Bewaar die ingevulde kaart ergens terug te vinden. Over een jaar wil je kunnen nalezen waarom je koos, zeker als je tegen een punt aanloopt waar je destijds een laag gewicht aan gaf.

Wat je alleen in een proefperiode merkt

Een paar dingen staan in geen enkel overzicht en komen pas boven tijdens het proberen zelf.

• Hoe lang je bezig bent met inrichten voordat je überhaupt kunt testen.
• Of je hulp krijgt in het Nederlands en binnen hoeveel tijd.
• Of je je gegevens er zelf weer uit krijgt zonder iemand te hoeven bellen.
• Wat er met je gegevens gebeurt op het moment dat je opzegt.
• Hoe het scherm zich houdt op een telefoon die je met halve handen bedient.

Bij doolioo duurt het inrichten ongeveer een uur en kun je 14 dagen proberen zonder betaalgegevens, met hulp in het Nederlands. Het abonnement is maandelijks opzegbaar. Wat ons betreft komt doolioo hier goed uit, omdat online boeken, agenda, klantkaart, kassa en voorraad in hetzelfde abonnement zitten en er dus weinig overtypwerk tussen die onderdelen overblijft. Reken het na met je eigen kaart en met de bedragen op prijzenpagina.