De zes regels die er sowieso op moeten

Deze zes zijn geen smaakkwestie. Laat er eentje weg en er ontstaat later een gesprek dat je met één regel had kunnen voorkomen.

1. Je zaaknaam met de plaats erbij. Kappers heten vaker hetzelfde dan je denkt en de ontvanger moet weten waar ze naartoe moet.
2. Waar de bon voor staat: een bedrag in euro’s of de naam van een behandeling. Zet er niet allebei iets neer zonder te zeggen welke van de twee leidend is.
3. Een code of nummer dat alleen bij deze bon hoort. Zonder die code heb je geen enkele manier om te controleren of hij al eens langs is geweest.
4. De datum waarop je hem verkocht hebt. Daar begint elke termijn te lopen en het is het eerste dat je nodig hebt bij twijfel.
5. De datum tot wanneer hij geldt, als je met een termijn werkt. Een einddatum leest makkelijker dan een tekst over twaalf maanden na aankoop.
6. Eén zin over het maken van een afspraak: je telefoonnummer, of de plek waar ze online boekt.

Die laatste is degene die het vaakst vergeten wordt. De koper weet hoe ze bij jou een afspraak maakt, de ontvanger niet. Zonder die zin belandt je bon op een stapel tot iemand eraan denkt om je op te zoeken.

Hoe je opschrijft wat de bon waard is

Dit is de regel waar in de praktijk de meeste ruis op zit. Bij een kapper zijn behandelingsnamen namelijk elastisch. Wat de een een knipbeurt noemt heet bij de ander wassen, knippen en föhnen.

• Schrijf de behandeling op zoals hij op je prijslijst staat en niet in een afkorting die alleen jouw team snapt.
• Zeg erbij of wassen en föhnen erin zitten, want daar gaat het gesprek anders over.
• Heb je een toeslag voor lang haar of voor extra tijd, noem dan dat die er los bij komt.
• Zet er bij een behandelingsbon de waarde in euro’s naast, dan kun je hem later altijd nog omzetten.
• Werk je met verschillende prijzen per medewerker, schrijf dan waar de bon op gebaseerd is.

Een bon waarop alleen knippen staat is een bon waarover je in maart met iemand staat te praten die dacht dat er ook een föhnbeurt bij zat. De extra woorden kosten je niets en die discussie wel.

De code: hoe die eruitziet

Een code doet twee dingen tegelijk. Hij maakt deze bon uniek en hij moet voorgelezen kunnen worden door iemand die hem van een telefoonscherm afleest terwijl de föhn aanstaat.

Dat stelt eisen aan de vorm en niet aan de techniek erachter.

• Zes tot acht tekens leest prettig. Korter is te raden, langer wordt aan de telefoon een ramp.
• Laat tekens weg die op elkaar lijken. Een nul naast een hoofdletter O levert altijd de verkeerde bon op.
• Maak hem niet oplopend zichtbaar. Wie ziet dat haar bon op 0042 eindigt, kan bedenken dat er ook een 0043 bestaat.
• Zet hem groot genoeg neer. Op een uitgeprinte mail is de code vaak het kleinste dat erop staat en juist het enige dat jij nodig hebt.

Op papier kun je nog wegkomen met een doorlopende nummering uit een blokje, omdat het papiertje zelf het bewijs is. Zodra de bon digitaal is en dus door te sturen, is een code die niet te raden valt het enige wat je hebt.

Vijf dingen die je er beter niet op zet

Alles wat hieronder staat komt uit dezelfde bron: het verouderd samen met je zaak, terwijl de bon in een la ligt.

• Je prijslijst. Over een jaar klopt hij niet meer en dan heeft de houder een papiertje waarop iets anders staat dan aan je muur.
• Je openingstijden. Hetzelfde verhaal. Ze staan bovendien al op je site en op je Google-profiel.
• De naam van één kapper als harde toezegging. Mensen gaan uit dienst en dan heb jij het uit te leggen.
• Een rij uitzonderingen in kleine letters die je in de praktijk toch niet handhaaft. Een regel waar je aan de balie omheen loopt ondermijnt de regels waar je wel aan vasthoudt.
• Wat de koper betaald heeft, als dat afwijkt van de waarde. Verkoop je in een actie een bon van € 50 voor € 45, dan hoeft de ontvanger dat niet te lezen.

Nog eentje die er niet in de lijst past maar er wel bij hoort: zet er geen adresgegevens van de koper op. De ontvanger heeft daar niets aan en jij hebt er geen reden voor om ze rond te sturen.

De persoonlijke boodschap en waar die hoort

Bijna elke koper wil er iets bij schrijven. Van wie de bon komt, waarvoor hij is, een gefeliciteerd of een fijne kerst. Dat is prima en het hoort ergens anders te staan dan je eigen regels.

Houd twee blokken uit elkaar op je bon. Bovenin staat wat van jou is: je naam, de waarde, de code en de datums. Daaronder komt wat van de koper is.

Een praktisch bijeffect: de naam van de koper in dat blok is later je beste zoekterm. Als de ontvanger haar code kwijt is, weet ze bijna altijd nog van wie ze de bon heeft gekregen.

Wat op de bon staat en wat in je voorwaarden

De bon is de samenvatting en je voorwaarden zijn de uitwerking. Alles wat langer is dan een regel hoort in de tweede categorie, met op de bon een verwijzing waar het te vinden is.

Wat je in die rechterkolom kunt afspreken over termijnen staat op de pagina over hoe lang een bon geldig is. De omgang met restanten staat op de pagina daarover. Allebei zijn het keuzes die je één keer maakt en daarna gewoon volhoudt.

Waar deze gegevens bij doolioo staan

Een bon is zo betrouwbaar als de plek waar zijn gegevens staan. Verkoop je digitaal via doolioo, dan liggen de waarde, de code en de verkoopdatum vast op het moment van betalen en gaat de bon automatisch naar het mailadres uit de bestelling.

Het afrekenen gebeurt met iDEAL op het Mollie-account dat van je zaak zelf is. Van ons komt er geen percentage bij. Wat er verder aan tekst en opmaak op je bon komt is en blijft jouw keuze.