Wat één zaal met je eisen doet

Je hebt geen roosterprobleem in de zin van een club met vijf zalen. Je hebt één ruimte en de vraag is per tijdstip wie erin staat en hoeveel mensen erbij kunnen. Dat maakt je planning eenvoudig en het maakt de capaciteit per les des te belangrijker, want een les die vol zit betekent bij jou dat er niets anders is waar iemand heen kan.

Daar komt bij dat je leden elkaar kennen. Iemand die niet betaalt is bij jou geen regel in een overzicht maar een bekend gezicht dat je dinsdag ziet staan. Dat pleit voor een administratie die je vlak voor een les even kunt inkijken en niet voor een rapportage die je op zondag opent.

De vijf dingen die je wel nodig hebt

Zet deze vijf bovenaan je lijst en beoordeel elk pakket er eerst op. Wat daarna komt is meegenomen.

1. Een ledenlijst waarin per lid staat wat hij betaalt en in welke status hij zit: lopend, gepauzeerd, opgezegd of achterstallig.
2. Een lesrooster met een aantal plekken per les, zodat je niet met dertien man op acht matten staat.
3. Automatisch innen met een machtiging per lid, plus een plek waar je ziet wanneer dat mislukt.
4. Iets voor de mensen die geen abonnement willen, zoals een kaart met een aantal ritten die zichzelf aftelt.
5. Zicht op wie er wegblijft, want bij honderd leden is dat de vroegste voorbode van een opzegging.

De laatste twee worden bij een kleine zaak het vaakst overgeslagen en leveren het meeste op. Iemand die zes weken niet is geweest zegt niet volgende maand op maar over een halfjaar. In die tussentijd valt er nog iets aan te doen.

Wat je bewust overslaat

Dit lijstje weegt net zo zwaar als het vorige. Alles wat hieronder staat bestaat om een goede reden, alleen niet bij een zaak van jouw maat.

Reken bij elk van deze vijf niet alleen wat het kost maar ook wat het aan invoer vraagt. Een onderdeel dat maandelijks gevuld moet worden en dat niemand vult is vervelender dan een onderdeel dat er niet is.

De grens met een onbemande zaak

Hier ligt de scheidslijn van deze hele vraag. Zolang er tijdens elk geopend uur iemand van jullie aanwezig is, valt er aan de deur niets te regelen en is een ledenadministratie genoeg. Wil je leden om zes uur ’s ochtends binnenlaten zonder dat er iemand staat, dan verandert je aankoop van karakter.

• Je koopt hardware: een slot of een poortje, een lezer en pasjes of codes.
• Je krijgt er een tweede maandbedrag bij, meestal met onderhoud erin.
• Je krijgt er een tweede ledenlijst bij, want dat systeem moet weten wie er naar binnen mag.
• Je krijgt er een vraag bij die je moet beantwoorden: welke van die twee lijsten heeft gelijk?

Die afspraak klinkt klein en hij is de reden dat er in onbemande zaken mensen trainen die al maanden niets meer betalen. Zet er een vast moment voor in de week en laat het niet afhangen van het geheugen van degene die de opzegging toevallig aannam.

Twee trainers is geen team en wel twee inloggen

Bij twee mensen lijkt het onzin om rollen en rechten in te stellen en dat is het niet. Het gaat niet om wantrouwen maar om het beperken van wat er per ongeluk kan gebeuren.

• Geef iedereen een eigen inlog, ook je zaterdaghulp.
• Zorg dat terug te zien is wie een bedrag heeft aangepast en wanneer.
• Bepaal wie bij de bankgegevens van leden kan en wie alleen bij de lesgroep.
• Spreek af wat er gebeurt met de inlog van een trainer die weggaat.

Dat laatste heb je één keer nodig en dan meteen. Zoek dus voordat je iets koopt op waar die instelling zit, want op zo’n dag wil je niet gaan zoeken.

De week waarin je het uitprobeert

Een proefperiode beoordeel je met je eigen leden en niet met voorbeeldgegevens. Doe deze zes dingen en je weet genoeg.

1. Zet je lesrooster van komende week neer met het echte aantal plekken per les.
2. Voer twintig echte leden in, inclusief de twee waar je administratie altijd op struikelt.
3. Zet je abonnementsvormen klaar met de bedragen die deze maand gelden.
4. Laat één lid zich inschrijven voor een les en kijk wat hij daarbij te zien krijgt.
5. Zet één lid op pauze en één op opgezegd en kijk of je dat in je overzicht terugvindt.
6. Zoek op waar je ziet dat een inning niet is gelukt, want dat scherm ga je maandelijks gebruiken.

Die laatste stap zegt het meest over de vraag of een pakket voor een zaak met leden is gebouwd. Kun je dat scherm niet vinden, dan is de kans groot dat je de mislukte inningen straks in je bankomgeving zit te zoeken.

Waar doolioo bij deze maat past

Voor een bemande zaak met één zaal en een paar trainers zit dat eerste rijtje van vijf compleet in hetzelfde abonnement: wie lid is en in welke status, hoeveel plekken er in een les passen, een kaart met ritten die zichzelf afboekt en het maandelijkse innen over een Mollie-account op jouw naam. Dat kost € 19 per maand bij één medewerker en € 39 met een team erbij, zonder modules en zonder een bedrag per lid. Gaat je zaal onbemand open, dan heb je daar iets anders bij nodig en dat leveren wij niet.