Doolioo kennisbank · Salon software
Functies van een goed systeem voor fitnesscentra
Een functielijst leest als een menukaart in een taal die je niet spreekt. Er staan veertig vinkjes op en bij vijfendertig ervan weet je niet of je ze ooit aanraakt. Hieronder staan de functies die er voor een fitnesscentrum toe doen, geordend naar de drie punten waarop jouw zaak van een kapsalon verschilt. Bij elke functie staat waarom hij bestaat, want zonder die reden is een vinkje niets waard.
In het kort
Een goed systeem voor een fitnesscentrum heeft zijn functies in drie groepen staan. De eerste groep gaat over leden: een kaart per lid met een status, de betaler los van het lid, een pauzestand, een opzegdatum en een plek waar je ziet wie er achterloopt. De tweede groep gaat over je rooster: groepslessen met een aantal plekken, een wachtlijst die opvult, terugkerende lessen in serie en een rooster dat ver genoeg vooruit staat. De derde groep gaat over geld dat elke maand vanzelf hoort binnen te komen: een machtiging per lid, een termijn die zichzelf herhaalt, een herkansing na een mislukte inning en rittenkaarten voor wie geen maandbedrag wil. Daaromheen horen twee dingen te staan die op de vloer zelf slaan: je zaal en je apparatuur als eigen middel in de planning plus een capaciteit per trainer voor wie meerdere mensen tegelijk begeleidt. In doolioo zitten die drie groepen in elk pakket, zonder losse modules. Toegangscontrole met pasjes of poortjes en trainingsschema’s horen bij andere soorten software en zitten er niet in.
- Essentiële functies
- Salon software
- Nederlandse markt
Wat een functielijst niet doet is uitleggen waarom iets erop staat. Daardoor vergelijk je twee pakketten op het aantal regels in plaats van op de vraag welke regel bij jou elke week terugkomt. Een fitnesscentrum heeft daar een eigen antwoord op, omdat je zaak op drie punten anders in elkaar zit dan de salons waarvoor het meeste in deze hoek is gebouwd.
Die drie punten staan hieronder eerst. Daarna volgt per punt welke functies eruit voortkomen en wat er misgaat op de dag dat zo’n functie ontbreekt.
Drie punten waarop een fitnesscentrum anders in elkaar zit
In een salon komt iemand binnen, wordt hij geholpen en rekent hij af. Bij jou is dat niet een gebeurtenis maar een verhouding die maanden doorloopt. Iemand is lid, hij komt soms wel en soms niet, hij betaalt rond de eerste van elke maand en op een dag zegt hij op. Dat verschil werkt door in bijna elke functie waar je naar kijkt.
| Bij een salon | Bij een fitnesscentrum | Wat dat van je software vraagt |
|---|---|---|
| Iemand met een afspraak | Een lid met een verhouding die doorloopt | Een status per lid in plaats van een agendapunt |
| Een stoel voor een persoon | Een les met een aantal plekken | Een maximum per les en een wachtlijst |
| Afrekenen na de behandeling | Een bedrag dat elke maand terugkomt | Een machtiging en een herhaling die vanzelf loopt |
Loop je met deze drie regels een functielijst langs, dan valt de helft van de vinkjes meteen weg. Wat overblijft staat hieronder per groep.
Functies die volgen uit het woord lid
Een lid is geen regel in een agenda maar een dossier met een looptijd. Daar horen vier dingen bij die je in software voor losse afspraken zelden aantreft.
- Een status per lid, zodat je in één blik ziet wie lopend is, wie op pauze staat, wie heeft opgezegd en wie achterloopt.
- Het lid en de betaler als aparte gegevens, want bij een jeugdlid tekent een ouder en gaan de berichten daarheen.
- Een opzegdatum die vooruit staat, zodat de laatste inning klopt en de plek in de les op tijd vrijkomt.
- Een pauzestand voor een blessure, een zwangerschap of de weken waarin je dicht bent.
Ontbreekt die eerste regel, dan bewaar je de standen in je hoofd of in een kleurtje. Dat werkt tot je een week weg bent en iemand anders de vraag krijgt of mevrouw De Groot nog lid is.
Functies die volgen uit een rooster met plekken
Je rooster is geen agenda met vrije uren maar een reeks lessen met een bovengrens. Hoe je die grens kiest staat in het artikel over een lesrooster met een beperkt aantal plekken in deze hub. Hier gaat het om de functies die eruit volgen.
- Een maximum dat per les wordt vastgelegd en niet per zaal, want een circuit vraagt een ander getal dan een rustige les.
- Een wachtlijst die een vrijgekomen plek zelf opvult, anders is een afmelding om acht uur ’s avonds voor niemand nuttig.
- Terugkerende lessen in serie, zodat je een heel seizoen in een keer neerzet.
- Een rooster dat ver genoeg vooruit staat om je leden hun week te laten plannen.
De wachtlijst wordt het vaakst als luxe weggezet en levert het meeste op. Hij verandert een lege plek in een aanwezig lid terwijl jij gewoon op de vloer staat.
Functies die volgen uit geld dat maandelijks binnenkomt
Dit is de groep waar je zaak financieel op draait en tegelijk de groep waar een functielijst het vaagst is. Automatische betalingen is een woord dat vijf dingen kan betekenen, dus vraag door tot je weet welke keten erachter zit.
- Een machtiging per lid, vastgelegd op het moment dat hij zich inschrijft.
- Een termijn die zichzelf op een vaste dag herhaalt, zonder dat jij een knop indrukt.
- Een herkansing na een mislukte inning, met een stand die zichtbaar wordt zodra het echt niet lukt.
- Een rittenkaart die zichzelf aftelt, voor de mensen die geen maandbedrag willen.
- Een manier om losse dingen vooruit te laten betalen, bijvoorbeeld met iDEAL.
Hoe die keten van machtiging tot storno precies verloopt is in deze hub apart beschreven, dus dat blijft hier buiten beeld. Voor je functielijst telt vooral dat de herkansing en de zichtbare stand erbij horen, want een inning die stilzwijgend mislukt kost je maanden contributie.
Twee functies die op de vloer zelf slaan
Dit zijn de twee waarin salonsoftware standaard niet voorziet en die een fitnesscentrum wel nodig heeft. Ze gaan allebei over schaarste die niet in je agenda zit maar in je gebouw.
De eerste is je zaal of je apparaat als eigen middel. Een les die twintig matten vraagt kan niet doorgaan in de ruimte waar op dat moment een andere groep staat, dus hoort die ruimte een eigen capaciteit te hebben en hoort een tijdstip niet boekbaar te zijn zolang hij bezet is. De tweede is een capaciteit per trainer, voor het geval iemand vijf mensen tegelijk begeleidt. Zonder dat getal staat er in je systeem een afspraak terwijl er vijf mensen op de vloer staan.
Wat er bewust niet in hoort
Een goede functielijst herken je ook aan wat er niet op staat. Twee dingen worden in deze hoek vaak aan een pakket toegeschreven terwijl ze uit een andere doos komen.
- Toegang met pasjes, poortjes of tourniquets is hardware met een eigen leverancier en een eigen contract.
- Trainingsschema’s, een oefeningenbibliotheek en voortgangsmetingen horen bij coachingssoftware.
Welke van die soorten jij nodig hebt staat in het artikel over de drie soorten sportschoolsoftware in deze hub. Koop je er twee, leg dan vast welk van beide de ledenlijst bijhoudt waar de ander op vertrouwt.
Waar doolioo in deze functielijst staat
Alle functies hierboven zitten in doolioo in elk pakket, dus je hoeft ledenstatussen, plekken en een wachtlijst per les, aftellende rittenkaarten en lesabonnementen die automatisch worden geïnd vanaf je eigen Mollie-account niet als losse modules bij te kopen. Ruimtes en apparatuur bestaan er als eigen middel en bij de branchekeuze sportschool komt daar een capaciteit per medewerker bij. Toegangscontrole en trainingsschema’s blijven buiten de deur, dus daarvoor kijk je bij een andere soort.
Kennisbank
Meer vragen over sportschool software
Bekijk meer uitleg en keuzevragen in Software voor sportscholen.
Test je eigen werkscenario in Doolioo
Probeer Doolioo 14 dagen zonder betaalgegevens. Richt je eigen diensten en beschikbaarheid in en controleer de volledige boekingsroute.
Veelgestelde vragen
Welke functies heeft een goed systeem voor fitnesscentra minimaal?
Een kaart per lid met een status, een lesrooster waarin per les een maximum staat en een inning die zichzelf herhaalt op basis van een machtiging. Kan een pakket die drie niet in een omgeving laten zien, dan is het niet voor een zaak met leden gebouwd. Alles wat daarna komt is prettig en niet noodzakelijk.
Waarom is salonsoftware niet zomaar geschikt voor een fitnesscentrum?
Omdat een salon per bezoek afrekent en jij per maand int. Een pakket dat geen doorlopende afspraak met een machtiging kent laat je elke maand met de hand betaalverzoeken sturen. Kijk dus eerst of de geldkant op herhaling is gebouwd voordat je naar de rest kijkt.
Heb ik een functie voor ruimtes nodig als ik een zaal heb?
Met een zaal en een groep tegelijk niet. Zodra je twee groepen op hetzelfde uur wil laten draaien of je zaal af en toe verhuurt gaat het wel spelen, want dan moet je systeem weten dat die ruimte bezet is. Vraag er in dat geval expliciet naar.
Zitten toegangscontrole en trainingsschema's in doolioo?
Nee, allebei niet. Een pas, een poortje of een tourniquet is hardware met een eigen leverancier en een schema met oefeningen komt uit de coachingshoek. Wie beide nodig heeft draait twee systemen naast elkaar en dat is in dit vak niet ongewoon.