Doolioo kennisbank · Salon software
Hoe ga ik om met no-shows bij groepslessen?
Bij een groepsles kost een weggebleven lid je niet alleen een lege plek. Hij kost je de plek van iemand anders, want die stond op de wachtlijst en heeft de avond ervoor iets anders gepland. Dat is het verschil met een leeg uur in een agenda: daar mis je alleen omzet en hier mis je er ook nog een lid bij dat wel wilde komen. De knop waarmee je dat stuurt is je afmeldtermijn.
In het kort
No-shows bij groepslessen pak je aan met drie dingen en de belangrijkste is je afmeldtermijn: het aantal uren voor aanvang waarbinnen afmelden niet meer vrijblijvend is. Zet die termijn zo dat er na een afmelding nog tijd is om iemand van de wachtlijst te laten doorschuiven, wat voor een avondles meestal neerkomt op ergens tussen de zes en de twaalf uur. Daarnaast hoort er een gevolg aan te hangen dat je lid merkt, want zonder gevolg verandert er niets aan het gedrag. Als derde tel je eerst hoe vaak het gebeurt en op welke lessen, omdat je anders de verkeerde mensen aanspreekt. In doolioo hangt dat gevolg aan de rit: meldt iemand zich op tijd af dan komt de rit terug op de kaart en meldt hij zich te laat af of komt hij niet opdagen dan vervalt de rit. Zeg jij als zaak de les af, dan krijgt je lid zijn rit altijd terug.
- Praktische voordelen
- Salon software
- Nederlandse markt
Bij no-shows gaat het gesprek al snel over de discipline van je leden. Bij een groepsles is het vooral een rekensom: je hebt twaalf plekken en je wil er twaalf gevuld hebben op het moment dat de les begint.
Hieronder staat eerst wat een lege plek bij jou werkelijk kost, daarna wat je afmeldtermijn doet bij verschillende standen en tot slot het verschil tussen een lid met een kaart en een lid met een lidmaatschap. Dat laatste verschil bepaalt of je maatregel überhaupt iets uithaalt.
Reken eerst uit wat een lege plek bij jou is
Wat een weggebleven lid je kost hangt volledig af van de vraag of die les vol zat. Zat hij niet vol, dan kost hij je in euro’s niets extra: de trainer stond er toch en de zaal was toch open. Zat hij wel vol en stond er iemand op de wachtlijst, dan is het dubbel raak.
- Tel vier weken lang per les hoeveel mensen er ingeschreven stonden.
- Tel per les hoeveel er werkelijk kwamen opdagen.
- Tel per les hoeveel mensen er op de wachtlijst stonden.
- Het verschil tussen de eerste twee getallen is je aantal weggeblevenen.
- De lessen waar ook nog iemand op de wachtlijst stond zijn je dure gevallen.
Bij de meeste zaken blijkt uit die telling dat het zich op twee of drie tijdstippen concentreert in plaats van over het hele rooster verspreid te liggen. Dat is goed nieuws, want dan hoef je ook niet je hele beleid om te gooien voor een probleem dat op dinsdagavond zit.
De afmeldtermijn is een knop met twee kanten
Je afmeldtermijn is het aantal uren voor aanvang waarbinnen afmelden gevolgen heeft. Hoe langer je die maakt, hoe meer tijd je hebt om de plek te vullen en hoe eerder je leden hem als streng ervaren. Er is geen getal dat voor iedereen klopt en er is wel een manier om het jouwe te kiezen.
| Termijn | Wat het je oplevert | Waar je tegenaan loopt |
|---|---|---|
| Twee uur | Leden vinden het redelijk | Nauwelijks tijd om iemand anders te laten komen |
| Zes uur | Een afmelding in de ochtend haalt de avondles | Wie om zeven uur ’s ochtends traint moet de avond ervoor beslissen |
| Twaalf uur | Ruim tijd voor de wachtlijst | Wie om vijf uur uit zijn werk komt kan niets meer regelen |
| Vierentwintig uur | De meeste tijd om te vullen | Mensen laten binnen die grens helemaal niets meer weten |
Die laatste rij is de valkuil van dit onderwerp. Een termijn die strenger is dan wat je leden redelijk vinden levert je geen betere opkomst op maar meer stilte. Wie zijn rit toch al kwijt is, neemt ook niet meer de moeite om het te melden en juist die melding had je de plek opgeleverd.
Wat er met een rit gebeurt is de prikkel die vanzelf werkt
Bij iemand met een rittenkaart hoef je niets te bedenken om een gevolg te laten ontstaan. Dat gevolg zit in de kaart zelf en het is precies groot genoeg: het kost hem een training en geen boete.
| Wat er gebeurt | Wat er met de rit gebeurt |
|---|---|
| Het lid schrijft zich in | De rit staat op gereserveerd |
| De les is geweest | De rit staat op gebruikt |
| Het lid meldt zich op tijd af | De rit komt terug op de kaart |
| Het lid meldt zich te laat af | De rit vervalt |
| Het lid komt niet opdagen | De rit vervalt |
| De zaak zegt de les zelf af | De rit komt altijd terug |
De onderste rij is er niet voor de sier. Valt jouw les uit omdat de trainer ziek is, dan hoort dat nooit ten koste van een rit te gaan, ook niet als je het pas een uur van tevoren weet. Een lid dat moet bellen om zijn rit terug te krijgen onthoudt dat langer dan de les die uitviel.
Het lid met een lidmaatschap voelt helemaal niets
Hier zit het echte probleem van dit onderwerp. Iemand met een maandbedrag betaalt hetzelfde of hij nu komt of niet, dus een gemiste les kost hem niets. Bij een volle les bezet hij daarmee kosteloos een plek waar iemand anders voor in de rij stond.
- Laat vastleggen hoe vaak iemand zich inschreef zonder te komen, want zonder aantekening blijft het een gevoel.
- Spreek de mensen aan bij wie het een patroon is en niet je hele groep.
- Spreek bij een les die structureel vol zit af dat iemand zich één keer per week vastlegt.
- Blijft het aanhouden, regel zijn plek dan een tijdje zelf in plaats van via het rooster.
In de praktijk gaat het om een stuk of vijf mensen. Een regel voor je hele club bedenken om die vijf te raken levert je vooral vragen op van leden die nooit iets verkeerd deden. Voer het gesprek dus persoonlijk en houd je regels licht.
Meer inschrijvingen toelaten dan er plekken zijn helpt hier niet
Bij vliegtuigen en hotels wordt er meer verkocht dan er past, juist omdat daar altijd iemand niet komt opdagen. Bij een les van twaalf plekken gaat die rekensom niet op.
Het verschil is de schaal en het gevolg. Komen er van jouw dertien ingeschrevenen toevallig dertien opdagen, dan stuur je iemand weg die alles goed had gedaan. Die persoon vertelt het aan de rest van de groep en je bent je wachtlijst kwijt aan wantrouwen.
Wat wel werkt is het omgekeerde: houd je maximum aan en zorg dat een plek die vrijkomt snel bij iemand anders terechtkomt. Dat vraagt geen gok over wie er wegblijft maar een afmelding die vroeg genoeg binnen is.
De les die uitvalt is jouw kant van dezelfde afspraak
Een afmeldtermijn werkt alleen als hij twee kanten op geldt. Zeg jij een les af, dan hoort dat je leden niets te kosten en hoort het bericht eruit te gaan op het moment dat je het weet.
- Zeg af zodra je het weet, ook als dat om zes uur ’s ochtends is.
- Geef elke rit terug zonder dat iemand erom hoeft te vragen.
- Zet er meteen bij welke les diezelfde week wel doorgaat.
- Houd bij hoe vaak het gebeurt, want een paar afgezegde lessen per maand kosten je meer leden dan twintig weggeblevenen.
Die laatste regel wordt zelden geteld en weegt het zwaarst van allemaal. Iemand die twee keer voor een dichte deur staat is sneller vertrokken dan iemand die zelf twee keer niet kwam opdagen.
Wat doolioo hier voor je regelt
In doolioo hangt het gevolg van een afmelding aan de rit: op tijd afmelden zet hem terug op de kaart en te laat afmelden of wegblijven laat hem vervallen. Zeg je als zaak zelf een les af, dan krijgen je leden hun rit altijd terug. Zit een les vol, dan komt een plek die loskomt bij je wachtlijst terecht, dus een afmelding die op tijd binnen is levert direct iemand anders een training op.
Kennisbank
Meer vragen over sportschool software
Bekijk meer uitleg en keuzevragen in Software voor sportscholen.
Test je eigen werkscenario in Doolioo
Probeer Doolioo 14 dagen zonder betaalgegevens. Richt je eigen diensten en beschikbaarheid in en controleer de volledige boekingsroute.
Veelgestelde vragen
Hoe ga ik om met no-shows bij groepslessen?
Begin met tellen: welke lessen, hoe vaak en stond er een wachtlijst bij. Zet daarna een afmeldtermijn die je genoeg tijd geeft om de plek te vullen zonder onredelijk te worden. Zorg tot slot dat er een gevolg aan hangt dat je lid merkt, want bij een maandbedrag zonder gevolg verandert er niets.
Wat is een redelijke afmeldtermijn voor een groepsles?
Voor een avondles werkt zes tot twaalf uur vooraf in de praktijk het best, want dan is er nog een dagdeel over om iemand van de wachtlijst te laten doorschuiven. Voor een vroege ochtendles hoort een ander getal, anders vraag je mensen om de avond ervoor al te beslissen. Zet hem niet strenger dan je bereid bent uit te leggen.
Wat gebeurt er met een rit als iemand niet komt opdagen?
Die vervalt, net als bij een afmelding binnen je termijn. Meldt iemand zich op tijd af, dan komt de rit terug op zijn kaart en kan hij hem een andere keer gebruiken. Dat verschil is de enige prikkel die zonder gesprek zijn werk doet.
Hoe pak ik een lid met een maandabonnement aan dat vaak niet komt?
Met een gesprek en niet met een regel, want financieel voelt die persoon niets. Zorg wel dat je kunt terugzien hoe vaak hij zich inschreef zonder te komen, anders spreek je iemand aan op een gevoel. Bij een les die altijd vol zit kun je daarnaast afspreken dat hij zich één keer per week vastlegt.
Krijgen leden hun rit terug als ik zelf een les afzeg?
Ja, altijd. Een les die van jouw kant niet doorgaat mag je lid nooit een rit kosten, hoe laat je het ook laat weten. In doolioo gaat die rit vanzelf terug naar de kaart, dus niemand hoeft je erover te bellen.