Het leven van één kaart

Neem een kaart van tien lessen die in september wordt gekocht.

1. Je cursist koopt de kaart en betaalt het hele bedrag ineens. De tien strippen staan vanaf dat moment op haar naam.
2. Ze schrijft zich in voor dinsdagavond. Er gaat nog niets definitief af en er wordt wel één strip vastgezet.
3. De les is geweest. Die strip staat nu op gebruikt en haar saldo is negen.
4. Ze meldt zich voor donderdag binnen de termijn af. De strip die klaarstond keert terug en haar saldo blijft negen.
5. Ze vergeet de les van zaterdag. Die strip vervalt en haar saldo gaat naar acht, zonder dat ze les heeft gehad.
6. In november valt een les uit omdat de docent ziek is. Die strip keert terug, ook al hoorde ze het pas een uur van tevoren.
7. In januari staat haar saldo op nul of is haar kaart afgelopen, afhankelijk van wat er als eerste gebeurt.

Stap twee en stap drie worden vaak op één hoop gegooid en juist daar lopen handmatige administraties op stuk. Tussen het inschrijven en de les zit tijd waarin die ene strip nergens anders voor beschikbaar mag zijn.

Afmelden is het moment waarop het spannend wordt

Vrijwel alles wat er rond strippenkaarten misgaat, gaat mis bij een afmelding. Je cursist vindt dat ze er op tijd bij was, jouw termijn zegt van niet en de strip is weg. Spreek daarom drie dingen vooraf af en zet ze op je prijslijst.

1. Tot hoe lang voor aanvang een afmelding op tijd is. Voor een avondles is ergens in de ochtend van diezelfde dag een werkbaar punt.
2. Wat er gebeurt bij een afmelding daarna. Bij vrijwel elke studio vervalt de strip dan en dat is de enige prikkel die zonder gesprek werkt.
3. Wat er gebeurt als jij afzegt. Daar hoort maar één antwoord op te bestaan en dat is dat je cursist haar strip terugkrijgt.

Het derde punt lijkt vanzelfsprekend en het is precies waarop cursisten je studio beoordelen. Iemand die moet vragen of ze haar strip terugkrijgt nadat jij de les hebt geschrapt, vertelt dat in de kleedruimte aan de rest.

Hoe lang laat je een kaart geldig zijn

Een kaart zonder einddatum is geen kaart maar een tegoed zonder houdbaarheid. Die staat over drie jaar nog in je administratie. Je zet dus sowieso een geldigheidsduur en het gaat er alleen om welke.

Reken vanuit hoe vaak je cursist realistisch komt en doe daar ruim marge overheen. Iemand die zich voorneemt wekelijks te komen, haalt in de praktijk drie van de vier weken. Een kaart van tien lessen is dan in dertien weken op.

Ruimer mag altijd en het heeft een keerzijde. Hoe langer je kaart geldig blijft, hoe langer iemand kan wegblijven zonder dat het jou opvalt. Een kaart van een jaar is prettig en hij haalt de reden weg om deze week te komen.

De kaart die bijna afloopt

Dit is het enige stuk waar geen systeem het besluit voor je neemt. Er zit altijd een groepje cursisten met een kaart die over twee weken afloopt en waar nog vier strippen op staan.

• Stuur bericht als er nog een maand op de klok staat en er strippen over zijn. Niet om iets te verkopen maar om het te melden.
• Bied per kaart één keer een verlenging aan bij een reden die je zelf ook redelijk vindt, zoals een blessure of een lange reis.
• Schrijf die regel op en houd hem voor iedereen gelijk, anders krijg je hem elke maand opnieuw aan je balie.
• Laat een kaart die om is ook echt aflopen. Een kaart die je altijd verlengt is geen kaart meer.

Bij de meeste studio’s zit hier één telefoontje per week in en dat is de moeite waard. Iemand met vier ongebruikte strippen is meestal niet op je studio afgeknapt. Er speelt iets anders en één vraag krijgt haar vaak weer op de mat.

Aan de mat hoeft niets meer te gebeuren

Dit voordeel merk je pas als je het een maand hebt. Het geld voor tien lessen is binnen op de dag dat de kaart is verkocht. Bij de les hoeft er dus geen betaalverzoek uit, geen contant bedrag in een kistje en geen aantekening in een schriftje.

Wat overblijft is het aftellen en dat hangt aan het inschrijven vast. Je docent opent voor de les de lijst met wie er komt en die klopt, omdat iedereen erop een geldige strip of een lopend abonnement heeft. Belangrijker nog: het gesprek over geld is weg uit het moment waarop iemand binnenkomt.

Wat je vooraf afspreekt over delen en overdragen

Twee vragen komen bij elke studio langs en het is prettig als je het antwoord al klaar hebt liggen. De eerste is of iemand haar kaart aan een ander mag geven. De tweede is of twee mensen samen van één kaart kunnen.

Een kaart hangt aan de naam van je cursist en aan haar klantkaart, dus samen gebruiken betekent dat je het op vertrouwen bijhoudt.

• Overdragen aan iemand anders: veel studio’s staan dat eenmalig toe bij een verhuizing of een langdurige blessure.
• Samen gebruiken: verkoop daar een aparte duokaart voor in plaats van er stilzwijgend mee akkoord te gaan.
• Cadeau doen: daar hoort een cadeaubon bij die de ontvanger zelf verzilvert.
• Terugbetalen bij stoppen: spreek af of je dat doet en tot welk deel van de kaart.

Zo telt een strippenkaart af in doolioo

In doolioo heeft een kaart een aantal strippen en een geldigheidsduur en telt hij zichzelf af bij de lessen waar je cursist op staat. Inschrijven zet een strip vast, de les maakt hem op, een tijdige afmelding geeft hem terug en een late afmelding of een gemiste les laat hem vervallen. Zeg jij de les af, dan staat hij weer op de kaart.