Per docent of per zaak, dat is de eerste vraag

Twee prijsmodellen kom je in deze hoek het vaakst tegen. Het ene rekent per persoon met een inlog en het andere rekent één bedrag voor je zaak, ongeacht hoeveel mensen er meedraaien. Voor een studio met parttime docenten is dat verschil groter dan het verschil tussen twee aanbieders onderling.

De onderste rij is de situatie waar studio’s in groeien zonder het door te hebben. Je begint met twee docenten en drie jaar later staan er negen namen op je rooster, waarvan er vier één les per week geven. Bij een tarief per gebruiker is je factuur dan meegegroeid met je namen en niet met je omzet.

Wie telt er eigenlijk mee als gebruiker

Bij een tarief per persoon zit hier het geld. Stel deze vragen letterlijk en noteer per aanbieder wat eruit komt.

• Telt een docent mee die alleen de deelnemerslijst van haar eigen lessen opent?
• Telt een invaller mee die twee weken meedraait en daarna weer weg is?
• Telt iemand die je in september aanzet en in juni uitzet voor twaalf maanden of voor tien?
• Telt een stagiair of iemand die af en toe achter de balie staat als volwaardige plek?
• Kun je een docent op inactief zetten in de weken waarin ze niets geeft?

Bij een studio die met blokken werkt is de derde vraag de duurste. Kun je docenten in juli uitzetten en in september weer aan, dan scheelt dat per docent twee maanden per jaar. Kan dat niet, dan betaal je in je stilste maanden gewoon je hoogste bedrag.

Reken om naar een bedrag per les

Bij een salon reken je per klant en bij jou werkt dat niet, want dezelfde cursist komt acht keer per maand langs. De eenheid die bij een studio past is de les die je geeft, want daar zitten je zaal en je docent aan vast.

1. Tel hoeveel lessen er in een gewone week op je rooster staan.
2. Vermenigvuldig dat met vier en een derde, want een maand heeft geen vier weken.
3. Deel je maandbedrag door die uitkomst.
4. Zet er je lesprijs naast, dus wat één lege mat je kost.

Leg die uitkomst naast je lesprijs. Bij een les van veertien euro is drieëntwintig cent ongeveer anderhalf procent van één plek. Dat bedrag is daarmee niet onbelangrijk en het laat wel zien waar je aandacht meer oplevert: één extra cursist per week weegt zwaarder dan tien euro korting op je abonnement.

Veel kleine bedragen leveren een tweede rekening op

Een studio rekent per maand honderden keren iets af en bijna altijd gaat het om weinig geld. Een losse les van veertien euro, een strippenkaart van honderddertig, een cadeaubon van vijfentwintig en een maandtermijn van zestig. Bij online betalen wordt er meestal een vast bedrag per geslaagde betaling gerekend. Dat vaste bedrag weegt op een tientje veel zwaarder dan op een retraite van vierhonderd euro.

Hier zit een knop die niets met software te maken heeft en alles met je prijslijst. Verkoop je vooral kaarten en abonnementen, dan bundel je tien betalingen tot één of twee. Verkoop je vooral losse lessen, dan reken je tien keer af over een bedrag waar een vast tarief relatief zwaar op drukt.

Je betaalt twaalf maanden voor een rooster dat er tien draait

Dit is de post die bij een studio met een schoolritme systematisch wordt overgeslagen. Je rooster piekt in september, trekt in januari nog een keer aan en zakt in juli in elkaar. Je softwarerekening doet daar niet aan mee.

• Deel je jaarbedrag door de maanden waarin je werkelijk een vol rooster draait.
• Zoek uit of een jaarafspraak iets oplevert en of je die in juli of juist in augustus wil laten aflopen.
• Vraag wat het kost om in je stille maanden een pakket omlaag te zetten en of dat überhaupt kan.
• Tel mee dat je in de zomer nog steeds cadeaubonnen en kaarten verkoopt, dus helemaal stil ligt het niet.

Bij ons scheelt vooruitbetalen per jaar 2 maanden en maandelijks betalen kan ook, met maandelijks opzegbaar opzegtermijn. Reken die keuze door op augustus en niet op september, want in je drukste maand lijkt elk bedrag klein.

Wat er nog meer op je jaarrekening staat

Loop deze vier na voordat je twee prijslijsten naast elkaar legt. Ze staan zelden op de voorkant van zo’n lijst.

• Berichten aan je cursisten. Bij veertig lessen per week met een bevestiging en een herinnering loopt dat aantal hard op, dus vraag naar de bundel en naar wat er gebeurt als je eroverheen gaat.
• De tarieven van je betaalverwerker, per geslaagde betaling en per terugboeking.
• Eenmalige kosten voor inrichten of voor het overzetten van je cursistenbestand.
• Een tarief per vestiging zodra je een tweede zaal op een ander adres gebruikt.

Die laatste levert bij yogastudio’s vaker discussie op dan je zou denken. Een zaal die je twee ochtenden per week huurt in een buurthuis is voor jou geen vestiging en op een prijslijst soms wel. Vraag dat na voordat je tekent. Bij ons zitten de berichten in een bundel van 100, 300 of 750 per maand.

Wat het bij doolioo kost

Er staan drie bedragen op de prijslijst en die hangen aan de omvang van je zaak. In je eentje is dat € 19 per maand, met docenten erbij € 39 en bij meerdere panden € 89, tot ongeveer tien vestigingen. Alle functies zitten in elk pakket, dus je lesrooster, je strippenkaarten en je abonnementen zijn geen modules met een eigen tarief. De eerste 14 dagen zijn vrijblijvend, want er wordt niet naar een rekeningnummer of een kaart gevraagd. Inrichten kost je ongeveer ongeveer een uur.