Wat er gebeurt zodra iemand zich afmeldt

Een afmelding is geen mededeling maar een reeks handelingen. Die horen binnen een paar seconden achter elkaar te lopen, want elke minuut die hier verloren gaat is er een minder voor degene die de plek krijgt.

1. De plek komt vrij en je les staat niet langer op vol.
2. De strip van degene die afzegt keert terug, tenminste als ze binnen je termijn was.
3. De eerste van de wachtlijst schuift door en staat vanaf dat moment ingeschreven.
4. Bij die persoon wordt een strip vastgezet, net als bij een gewone inschrijving.
5. Zij krijgt bericht dat ze op de les staat, met de tijd erbij.
6. De lijst die je docent straks opent klopt weer.

Stap drie is de plek waar studio’s een keuze maken die ze zelden bewust maken. Schuift iemand vanzelf door, of krijgt hij een bericht waarop hij eerst moet reageren? Het eerste vult je les en het tweede kost je meestal de plek.

De twee termijnen die op elkaar moeten passen

Hier zit de kern van dit onderwerp. Je hebt twee getallen die in je instellingen los van elkaar staan, terwijl ze in de praktijk alles met elkaar te maken hebben. Het eerste is je afmeldtermijn. Het tweede is het moment waarop doorschuiven nog zin heeft.

Dat tweede bepaal je niet met een regel maar met een vraag: hoeveel tijd heeft je cursist nodig om te besluiten dat ze komt, haar tas te pakken en naar je studio te fietsen?

De onderste rij kost je iets. Iemand die drie keer een bericht krijgt waar hij niets mee kan, zet zichzelf de vierde keer niet meer op je lijst. Trek daarom een grens: onder een bepaald aantal uur schuift er niemand meer door.

Hoe het voelt om op de wachtlijst te staan

Van jouw kant is de wachtlijst een rij. Van de kant van je cursist is het een vraagteken op een dinsdagmiddag. Hoe minder je haar laat raden, hoe vaker ze er gebruik van maakt.

• Ze wil weten op welke plaats ze staat en niet alleen dát ze erop staat.
• Ze wil weten tot wanneer ze bericht kan krijgen, zodat ze daarna iets anders kan plannen.
• Ze wil weten of haar strip al vaststaat of pas bij het doorschuiven wordt gepakt.
• Ze wil zich net zo makkelijk van de lijst af kunnen halen als erop.

Die laatste wordt het vaakst vergeten en is tegelijk de belangrijkste. Iemand die vergeet zichzelf van de lijst te halen en om zes uur alsnog doorschuift, is jouw lege mat van vanavond.

De cursist die drie lessen tegelijk vastlegt

Dit is het studioprobleem waar geen instelling voor bestaat. Op zondagavond legt iemand haar dinsdag, haar donderdag en haar zaterdag vast omdat ze zeker wil weten dat ze ergens terecht kan. Op woensdag haalt ze er twee van de drie niet en zegt ze die keurig af, of helemaal niet.

• Bij een strippenkaart lost dit zichzelf half op, want elke inschrijving zet een strip vast en die zijn eindig.
• Bij een onbeperkt abonnement lost het zich niet op, want inschrijven kost haar niets.
• Bij je allerdrukste les kun je afspreken dat iemand zich per week één keer vastlegt.
• Bij de rest van je rooster is het geen probleem.

Tel eerst hoe vaak het werkelijk voorkomt voordat je er iets voor bedenkt. Meestal gaat het om twee of drie namen op één tijdstip en dan is een kort gesprek sneller klaar dan een nieuwe afspraak die je aan je hele studio moet uitleggen.

Wat je wachtlijst je over je rooster vertelt

Een wachtlijst is niet alleen gereedschap maar ook een meting. Houd per les bij hoeveel mensen erop stonden en je hebt na één blok een scherper beeld van je rooster dan uit elk gesprek in de gang.

• Steeds vier mensen op één les: daar hoort een tweede les bij op een ander tijdstip.
• Twee lessen van hetzelfde type, de een vol en de ander halfleeg: het lestype klopt en het tijdstip niet.
• Wachtlijsten die in september vol staan en in november leeg zijn: dat is je seizoen en geen roosterprobleem.
• Een wachtlijst die alleen bij één docent ontstaat: daar hoort een gesprek bij.

Voeg niet meteen een les toe. Kijk eerst of je die wachtlijst kwijt kunt op een tijdstip dat je toch al draait, want een nieuwe les die halfleeg blijft haalt ook mensen weg bij de les waar het wel liep.

Als jij de les afzegt

Een wachtlijst gaat over plekken die vrijkomen doordat een cursist iets anders heeft. In één geval verdwijnt de plek van jouw kant: de les die niet doorgaat.

• Laat het weten op het moment dat je het zelf weet, desnoods om zeven uur ’s ochtends.
• Zet er in hetzelfde bericht bij welke les diezelfde week wel doorgaat.
• Geef elke strip terug voordat iemand ernaar vraagt.
• Haal ook de mensen van de wachtlijst uit hun onzekerheid, want die zitten te wachten op een plek die er niet komt.

Dat laatste punt wordt bijna altijd overgeslagen. Wie op de lijst stond heeft geen bevestiging gekregen en krijgt dus ook geen afzegging, tenzij je daar zelf aan denkt.

Zo schuift de wachtlijst door in doolioo

In doolioo hangt er achter elke volle les een wachtlijst waaruit een vrijgekomen plek wordt aangevuld, zodat de volgende cursist gewoon op de les komt te staan. Het bericht daarover gaat via WhatsApp of e-mail, wat op korte termijn uitmaakt omdat zo’n bericht vaker gelezen wordt. Meldt iemand zich op tijd af, dan staat haar strip weer op de kaart en kan ze hem een andere week gebruiken.