Het voordeel zit in onderbrekingen en niet alleen in uren

Tel eens niet hoeveel uur je administratie kost maar hoe vaak hij je onderbreekt. Een telefoontje tijdens een les kost je twee minuten en het kost je tegelijk de aandacht van twintig mensen die midden in een oefening zitten. Dat tweede staat op geen enkele urenstaat en het is precies wat je als eerste merkt zodra leden zich zelf inschrijven en afmelden.

Een gym heeft daar meer last van dan een salon, omdat jij tijdens je werk niet even naast een stoel kunt gaan staan om iets op te schrijven. Jij staat op de vloer en je telefoon ligt in het kantoortje.

De avond per maand die je terugkrijgt

Bij ongeveer honderd leden gaat er per maand een avond in je ledenadministratie zitten. Die avond bestaat niet uit een klus maar uit vier kleintjes die je achter elkaar doet omdat je toch bezig bent.

1. Nieuwe leden en opzeggingen verwerken, meestal op basis van appjes die je moet terugzoeken.
2. Nakijken wie er heeft betaald, met je bankafschrift naast je eigen lijst.
3. De mensen nabellen of appen bij wie er niets is binnengekomen.
4. Bijhouden wie er bij welke les was, voor zover je daar nog aan toekomt.

De eerste, de tweede en de vierde verdwijnen vrijwel helemaal, omdat de inschrijving, de inning en de aanwezigheid ontstaan op het moment zelf. De derde blijft bestaan en wordt korter, want je belt alleen nog de mensen bij wie het echt is vastgelopen. Wat je terugkrijgt is dus geen hele avond en wel het grootste deel ervan.

De omzet die niet meer via een storno wegloopt

Dit voordeel levert het meeste geld op en wordt het minst genoemd. Een teruggeboekte inning is op zichzelf geen ramp, want daar bestaat een herkansing voor. Het gaat mis in de tijd tussen het moment dat de betaling stopt en het moment waarop jij het doorhebt.

Houd je je administratie met de hand bij, dan zie je zo’n geval bij je volgende controleronde en die is bij veel zaken per kwartaal. Loopt het digitaal, dan komt het lidmaatschap binnen een week op achterstallig te staan en heb je het gezien voordat iemand een tweede maand gratis heeft getraind. De rekensom van wat die maanden bij elkaar kosten staat in het kostenoverzicht in deze hub. Hier telt dat het verschil in weken wordt gemeten in plaats van in maanden.

Wat je leden ervan merken

Voordelen voor jou zijn pas echte voordelen als je leden er geen last van krijgen. Bij een gym valt dat mee, omdat de meeste digitale handelingen dingen zijn die ze liever zelf doen dan aan jou vragen.

• Zich inschrijven om elf uur ’s avonds, op het moment dat ze hun week plannen.
• Zich afmelden zonder jou een bericht te sturen waar ze zich bezwaard over voelen.
• Zien hoeveel ritten er nog op hun kaart staan zonder het te hoeven vragen.
• Op een wachtlijst komen in plaats van een volle les te vinden.

De derde regel scheelt jou de meeste vragen en je leden de meeste onzekerheid. Een saldo dat iemand zelf kan opzoeken wordt geen bericht op zondagavond.

Waar een digitale oplossing niets aan verandert

Een eerlijk rijtje voordelen heeft een tegenhanger, anders klopt het niet. Drie dingen blijven na een overstap precies zoals ze waren.

• Leden die weggaan omdat ze er geen zin meer in hebben. Je ziet het eerder aankomen en het gebeurt nog steeds.
• Een eigen bestand dat rommelig is. Rommel die je overzet blijft rommel en wordt alleen sneller doorzoekbaar.
• Het gesprek met iemand die vier maanden niet heeft betaald. Dat voert geen enkel systeem voor je.

Daar komt bij dat er een maand in gaat zitten waarin je twee manieren naast elkaar draait. Reken die maand mee, anders klopt het voordeel dat je jezelf voorrekent niet.

Drie getallen die je na drie maanden opmeet

Wil je weten of het voordeel bij jou werkelijk is opgetreden, meet dan deze drie. Schrijf ze op voordat je begint, anders heb je later niets om mee te vergelijken.

1. Het aantal weken tussen een betaling die stopt en het moment dat je het ziet.
2. Het aantal avonden per maand dat je aan je administratie besteedt.
3. Het aantal lessen dat vol zat terwijl er iemand op de wachtlijst stond die er niet in kwam.

Dat derde getal is het interessantst. Gaat het richting nul, dan heeft je wachtlijst zijn werk gedaan en is er omzet binnengekomen die je anders had misgelopen.

Wat je hiervan bij doolioo terugziet

De onderdelen waar deze voordelen uit komen zitten bij doolioo in elk pakket: een boekingspagina die dag en nacht open is, een lesrooster met een wachtlijst die annuleringen opvult plus automatische incasso via je eigen Mollie-account waarbij een mislukte termijn na drie en zeven dagen opnieuw wordt geprobeerd. Het inrichten kost ongeveer ongeveer een uur en 14 dagen meekijken kan zonder dat je een betaalmiddel opgeeft. Of het voordeel bij jou op een avond per maand uitkomt hangt af van je ledenaantal en van hoe je het nu doet.