Waar de grens van klein ongeveer ligt

Klein is een rekbaar woord, dus hier staan de getallen waar deze pagina van uitgaat. Wijkt jouw studio op een van deze regels flink af, dan verschuift het advies mee.

• Een zaal, hooguit een tweede ruimte voor privélessen of therapie.
• Twaalf tot vijfentwintig lessen per week, met een rooster dat per blok kantelt.
• Twee tot vier docenten, van wie er meestal maar een tegelijk in het pand is.
• Zestig tot honderdvijftig cursisten, met kaarten en abonnementen door elkaar.
• Geen balie, geen receptie en geen vaste openingstijden buiten de lessen om.

Die laatste regel is de scherpste. Hij bepaalt niet alleen welke functies je nodig hebt maar ook hoe fout het kan gaan als iets niet vanzelf loopt.

De balie die er niet is, bepaalt je hele lijstje

In een keten vangt een medewerker de rafelrandjes op. Iemand wil ruilen, iemand is haar wachtwoord kwijt, iemand staat met een vraag over haar kaart bij de balie. Dat wordt daar in een paar seconden rechtgezet en niemand noemt dat een softwareprobleem.

Bij jou is er niemand die dat opvangt. Elke handeling die je software niet zelf afmaakt, komt bij jou terecht en jij bent op dat moment aan het lesgeven. De vraag bij het kiezen is dus niet of iets kan maar of het kan zonder dat er iemand tussen zit.

Vijf dingen die je bij deze maat wel nodig hebt

Deze vijf komen rechtstreeks uit de vorige alinea. Het zijn de handelingen die zonder jou af moeten kunnen.

1. Zelf inschrijven en zelf afmelden, met een termijn die jij instelt en die daarna zijn werk doet.
2. Een tegoed of abonnement dat zichzelf bijhoudt, zodat niemand jou hoeft te vragen hoeveel lessen ze nog heeft.
3. Een wachtlijst die de plek van een afmelding zelf doorgeeft, want om acht uur ’s avonds zit jij niet te kijken.
4. Betalen op het moment van boeken, via iDEAL of via een incasso voor wie een abonnement heeft.
5. Een eigen inlog voor je docent met beperkte rechten, zodat een invaller de les ziet en je cijfers niet.

Merk op dat er niets over rapportage in staat. Bij twintig lessen per week weet je van elke les uit je hoofd hoe vol hij zit. Cijfers worden pas leidend als je ze niet meer kunt onthouden en dat punt ligt bij deze maat nog ver weg.

Wat je bij een zaal gerust overslaat

De helft van de functies in een vergelijkingstabel is voor een grotere zaak bedacht. Bij jou leveren ze geen tijdwinst op en ze kosten wel aandacht bij het inrichten.

• Rechten en rapportages per vestiging, want je hebt er een.
• Toegangscontrole met pasjes of poortjes, want er is altijd iemand die de deur opendoet.
• Een eigen app in de appwinkel met je logo erop, die bij zestig cursisten niet terugverdient.
• Voorraadbeheer met barcodes, tenzij je serieus matten en kleding verkoopt.
• Uitgebreide personeelsplanning, want met drie docenten is je rooster ook je personeelsplanning.

Waarom een keten met vijf panden een ander antwoord krijgt

Dezelfde vraag, andere uitkomst. Onderstaande tabel laat zien waar het uit elkaar loopt, zodat je meteen ziet welke lijstjes op internet niet over jouw zaak gaan.

Hieruit volgt ook welke reviews je kunt overslaan. Een klacht over rapportage per vestiging of over een koppeling met een ledenpas zegt niets over hoe een pakket zich bij een zaal met twee docenten gedraagt.

Prijs per docent valt bij jou onevenredig uit

Een tarief per gebruiker is gemaakt voor zaken waar iedereen fulltime werkt. Bij jou geeft een docent twee avonden in de week les en telt ze net zo zwaar mee als jij. Vier van die docenten en je maandbedrag is verviervoudigd zonder dat je meer cursisten hebt.

Reken daarom om naar een bedrag per gegeven les, dan vergelijk je pas echt. De volledige rekensom met de zomermaanden erin staat in het artikel over wat software voor een yogastudio kost, dus die doen we hier niet over.

Kiezen kost bij deze maat twee avonden

Een selectietraject van zes weken hoort bij een organisatie met een inkoopafdeling. Bij een zaal met twee docenten is dat verspilde tijd, want je kunt het in twee zittingen af hebben.

1. Avond een: schrijf je week op papier, streep de functies uit de overslaanlijst door en wijs af tot er twee pakketten over zijn.
2. Avond twee: zet bij een van die twee je echte week vier weken vooruit neer en laat een testcursist zelf inschrijven, afmelden en betalen.
3. Gaat dat zonder dat jij ertussen zit, dan heb je je antwoord. Zo niet, dan doe je avond twee over bij het andere pakket.

Waar doolioo bij deze maat past

Bij doolioo zitten alle functies in elk pakket en hangt de prijs aan de omvang van je zaak, dus een studio met een zaal betaalt niet mee aan een ketenopzet. In je eentje is dat € 19 per maand en met docenten erbij € 39, met 2 maanden gratis bij jaarbetaling en verder maandelijks opzegbaar. Toegangspoortjes en trainingsschema’s krijg je er niet bij, want die zitten er niet in.