Wat er verandert op de dag dat ze begint

Je zaak blijft klein en je werk blijft hetzelfde. Wat verandert is dat informatie tussen twee mensen heen en weer moet. Dat gebeurt niet meer vanzelf in je hoofd.

Zes regels over hetzelfde: wat vroeger bij jou zat moet nu ergens staan waar zij ook bij kan.

De ruimte wordt je krapste goed

In een kleine salon heb je vaak één behandelcabine en een plek in de winkel. Met twee mensen is niet je tijd meer de beperking maar je ruimte. Twee klanten tegelijk in één cabine gaat niet en dat moet je systeem weten.

Zoek dus uit of je naast je medewerkers ook je ruimtes kunt vastleggen. Vraag erbij of een boeking zo’n ruimte bezet houdt. Kan dat niet, dan werk je met twee agenda’s die allebei kloppen en samen toch niet uitkomen.

• Kun je een behandeling aan een ruimte hangen, zodat er geen tweede boeking overheen valt?
• Kun je behandelingen die geen cabine nodig hebben, zoals nagels aan de tafel, daarbuiten houden?
• Wat gebeurt er online als de cabine bezet is terwijl je medewerker vrij staat?
• Kun je de minuten voor het schoonmaken van die ruimte meerekenen?

Test dit in een proefperiode met een echte zaterdag erin. Twee mensen die op papier allebei vrij zijn om half elf terwijl er één cabine is: daar valt een systeem door de mand.

Wie doet wat en wie mag wat

Een nieuwe medewerker doet zelden meteen alles. Ze begint met een deel van je aanbod en groeit daarin. Kan je systeem dat niet volgen, dan krijgt ze online behandelingen toegewezen die ze nog niet doet.

• Koppel behandelingen aan degene die ze uitvoert, zodat er online alleen aangeboden wordt wat kan.
• Laat de duur per persoon verschillen, want zij doet er in het begin langer over dan jij.
• Geef haar een eigen agenda in plaats van een kolom die jij namens haar bijhoudt.
• Bepaal wat ze ziet: haar dag en haar klanten wel, de cijfers van de zaak meestal niet.
• Spreek af wie prijzen en behandelingen mag wijzigen, want zo’n verandering vind je later moeilijk terug.

Een verschil in behandelduur per persoon klinkt als een detail. Het is de reden dat de dag van een nieuwe collega in de eerste maanden altijd uitloopt terwijl die van jou klopt.

Wat je met de kassa anders doet

Alleen werken maakt je dagtotaal genoeg. Met twee mensen wil je weten waar het vandaan komt, niet om te controleren maar om te sturen.

• Omzet per persoon, zodat je ziet wanneer haar uren zichzelf terugverdienen.
• Omzet per behandeling, zodat je weet welk deel van je aanbod aan haar toevalt.
• Productverkoop per persoon, zeker als daar iets tegenover staat in haar beloning.
• Wie welke bon aansloeg, voor het geval er aan het eind van de dag iets niet klopt.

Dit is meteen de reden waarom een gedeelde inlog een slecht idee is. Zodra twee mensen onder dezelfde naam werken zijn al deze cijfers waardeloos en krijg je ze achteraf niet meer uit elkaar.

Wat het met je maandbedrag doet

Hier zit een verschil tussen aanbieders dat pas opvalt zodra je iemand aanneemt. Er zijn twee modellen en voor een kleine zaak pakken die heel anders uit.

Bij het eerste model betaal je per persoon. Dat voelt eerlijk zolang je alleen werkt en het betekent dat je rekening meegroeit met iedereen die erbij komt, ook met iemand van twee dagen per week. Bij het tweede model betaal je een vast bedrag voor je zaak, hoeveel mensen er ook in werken.

• Reken met het aantal collega’s dat je over twee jaar verwacht, niet met je bezetting van vandaag.
• Vraag of een oproepkracht of een stagiaire ook als medewerker meetelt.
• Vraag wat er gebeurt als iemand vertrekt: gaat je bedrag dan meteen weer omlaag?
• Kijk of je bij een hoger pakket dingen meekoopt waar je niets aan hebt.

Het gaat zelden om grote bedragen. Het gaat erom dat je bij elke extra dag die je iemand geeft niet hoeft na te denken over je software. Die afweging hoort niet thuis in een zaak van twee mensen.

Hoe je dit invoert zonder je zaterdag te verliezen

Kom je van een systeem dat voor één persoon is ingericht, dan verhuis je niet op de dag dat zij begint. Dat is de drukste week die je hebt.

1. Zet twee weken voordat ze start het nieuwe systeem klaar met alleen jouw agenda erin.
2. Voeg haar toe als tweede medewerker terwijl ze nog niet in de zaak staat en boek een paar proefafspraken op haar naam.
3. Laat haar de eerste week meekijken en zelf invoeren, zonder dat er iets van afhangt.
4. Zet haar behandelingen pas online boekbaar als je weet hoelang zij er werkelijk over doet.
5. Kijk na vier weken samen of die tijden kloppen en pas ze aan.

Sla stap vier niet over. Een nieuwe collega die online volgeboekt wordt met de tijden van een ervaren specialist heeft binnen een week een onhoudbare dag.

Waarom wij denken dat doolioo hierbij past

Wij vinden doolioo een goede kandidaat voor precies deze stap en zeggen erbij waarom. Voor één medewerker is er Solo voor € 19 per maand en met personeel Salon voor € 39. Dat bedrag verandert niet als er een derde bij komt, dus de sprong van één naar twee is eenmalig.

In dat abonnement zit alles wat hierboven langskwam: een agenda met meerdere medewerkers, je eigen boekingspagina, de klantkaart die je collega ook leest, de kassa, je voorraad, de berichten via WhatsApp en een AI-assistent. Dat alles staat in de browser, dus zij kijkt op de tablet in de cabine en jij aan de balie.

Groei je later naar meerdere vestigingen, dan is Studio € 89 tot tien stuks. Wat het kost staat op prijzenpagina en wat erin zit op alle functionaliteiten. Kies je voor een jaar vooruit, dan krijg je er 2 maanden bij. Per maand opzeggen kan ook. Wil je het eerst met z’n tweeën proberen, dan kan dat 14 dagen op https://www.doolioo.nl/aanmelden/ en hoef je geen betaalgegevens achter te laten. Het klaarzetten kost ongeveer ongeveer een uur.

Er zijn ook dingen die wij niet doen: geen boekhouding, geen pinautomaat en geen marktplaats die jou klanten toeschuift. Over boekingen rekenen wij geen commissie en voor iemand die voor het eerst komt betaal je niets, dus wie via jullie pagina boekt blijft van jullie zaak.