Doolioo kennisbank · Salon software
Is het mogelijk om cadeaubonnen direct aan bedrijven te verkopen?
Er belt een kantoor uit je straat met de vraag of ze twintig bonnen kunnen afnemen voor het personeel. Dat is een mooie order en het is een ander soort verkoop dan die aan je balie. Een bedrijf wil een factuur, wil in één keer betalen en wil twintig bonnen die niet allemaal dezelfde code hebben. Deze pagina loopt langs wat zo’n order van je vraagt en wat je eraan overhoudt.
In het kort
Ja, je kunt cadeaubonnen rechtstreeks aan bedrijven verkopen en voor veel salons is dat de order waar in één keer het meeste in omgaat. Wat er anders is dan bij een particuliere koper zit in drie dingen. Een bedrijf wil een factuur op naam van de zaak, met alle gegevens erop die een boekhouding nodig heeft. Een bedrijf betaalt liever één keer dan twintig keer, vaak op rekening in plaats van met iDEAL. En een bedrijf verwacht twintig bonnen die los van elkaar te gebruiken zijn, elk met een eigen code, zodat ze aan twintig verschillende mensen gegeven kunnen worden. Regel die drie vooraf en de rest is gewone verkoop. Bij doolioo geef je digitale bonnen uit vanaf je eigen pagina en houden wij geen commissie in. Over de opzet van je factuur en over de btw-vermelding erop overleg je met je boekhouder.
- Praktische voordelen
- Salon software
- Nederlandse markt
Zakelijke kopers zijn in de salonwereld het minst benutte stuk van de bonnenverkoop. Het gaat om grotere bedragen, om kopers die vaker terugkomen en om ontvangers die jou nog helemaal niet kennen. Twintig bonnen is twintig mensen die een reden krijgen om een keer binnen te lopen.
Hieronder staat de praktische kant van zo’n order. De fiscale kant van een bon aan personeel is het verhaal van de koper en niet van jou. Daar staat een aparte pagina over in deze reeks en die verwijzing is meteen het beste antwoord dat je zelf kunt geven.
Wie er belt en waarvoor
Het helpt om de aanleidingen te kennen, want dan herken je ze als iemand ernaar vraagt. Ze komen lang niet allemaal in december.
- Het eind van het jaar, het klassieke moment waarop een werkgever iets voor zijn team zoekt.
- Een jubileum van de zaak of van een medewerker die vijfentwintig jaar meegaat.
- Een afscheid, waarbij het vaak om één bon van een groter bedrag gaat in plaats van om twintig kleine.
- Een attentie na een drukke periode of na een lange ziekte, meestal met een korte aanloop.
- Een relatiegeschenk voor de klanten van dat bedrijf, wat een heel ander soort ontvanger oplevert.
Die laatste is voor jou de interessantste, want de ontvangers zijn dan geen collega’s van elkaar maar losse mensen uit de regio. De bonnen komen daardoor verspreid binnen in plaats van allemaal in dezelfde januariweek. Die piek is het onderwerp van de decemberpagina in deze reeks.
De factuur die een bedrijf van je vraagt
Een particulier krijgt een bevestiging en een bedrijf krijgt een factuur. Dat is het grootste verschil en meteen het stuk waarop salons het vaakst improviseren.
Wat een boekhouding aan de andere kant nodig heeft is elke keer hetzelfde rijtje. Zet het één keer klaar als sjabloon, dan hoef je in november niets meer te verzinnen.
- De naam en het adres van het bedrijf zoals zij die zelf voeren en dus niet de naam van degene die belde.
- Je eigen gegevens, met je KvK-nummer en je btw-identificatienummer erbij.
- Een factuurnummer uit een doorlopende reeks en de datum waarop je de factuur verstuurt.
- Wat er geleverd is: het aantal bonnen, het bedrag per bon en het totaal.
- Hoe en wanneer er betaald wordt, met een termijn die je zelf noemt.
Hoe de btw op zo’n factuur vermeld hoort te worden is geen keuze die je zelf maakt. Dat hangt samen met het soort bon dat je uitgeeft en daarover gaat een andere pagina in deze reeks. Laat je allereerste zakelijke factuur nakijken door je boekhouder, dan staat de opzet daarna voorgoed goed.
Twintig bonnen tegelijk uitgeven
Eén bon is een handeling van een minuut. Twintig bonnen is een klusje waar je vooraf even over nadenkt, want ze moeten onderling van elkaar verschillen.
- Geef elke bon een eigen code. Twintig keer dezelfde code betekent dat de eerste die langskomt het hele bedrag kan opmaken.
- Vraag of het bedrijf de namen van de ontvangers aanlevert of dat ze de bonnen zelf uitdelen. Dat bepaalt wat je invult en naar wie je mailt.
- Lever ze in één keer bij de contactpersoon aan, tenzij is afgesproken dat jij ze los verstuurt.
- Zet ze als één order in je eigen overzicht, met het bedrijf als koper, zodat je ze later als groep terugvindt.
- Spreek af welke datum erop komt, want een werkgever deelt ze vaak pas weken na de bestelling uit.
Dat laatste punt is waar een zakelijke order zich echt anders gedraagt. Jij verkoopt in november en de ontvanger krijgt hem op de kerstborrel. Loopt je eigen geldigheidstermijn vanaf de uitgiftedatum, dan is er al een maand af voordat iemand hem in handen heeft.
Betalen op rekening of vooraf
Een particulier rekent af en loopt met zijn bon de deur uit. Bij een bedrijf zit daar meestal een betaaltermijn tussen en dan moet je bepalen wat er als eerste gebeurt.
| Afspraak | Wat het je oplevert | Waar je op let |
|---|---|---|
| Vooraf betalen via een betaallink | het geld staat binnen voordat je levert | een inkoopafdeling wil dit soms niet |
| Factuur met termijn, bonnen gaan direct mee | de koper is snel geholpen | je levert twintig bonnen voordat er betaald is |
| Factuur eerst, bonnen na ontvangst | geen risico aan jouw kant | je kunt een deadline van de koper missen |
| Aanbetaling met de rest op rekening | het risico wordt gedeeld | twee boekingen in plaats van één |
Bij een bedrijf dat je kent en dat om de hoek zit is het risico klein en werkt de tweede regel het prettigst. Bij een onbekende partij die belt met haast is het geen onbeleefdheid om te vragen of er vooruit betaald kan worden. Het gaat om twintig bonnen die vanaf het moment van uitgeven echt geld waard zijn.
Korting bij een groter aantal
De vraag komt vanzelf: krijgen we er iets van af als we er twintig nemen? Daar is geen vast antwoord op en er zijn wel twee dingen die je erbij bedenkt.
Het eerste is dat een bon geen artikel is waar inkoop in zit. Geef je tien procent korting, dan geef je tien procent van je eigen uren weg, want de ontvanger komt straks voor de volle waarde bij je terug.
Het tweede is wat de ontvanger te zien krijgt. Vermeld je op de bon wat de koper betaald heeft, dan leest zij dat haar cadeau minder waard was dan het lijkt. Wat er wel en niet op een bon hoort staat uitgewerkt op de pagina over de inhoud van een kappersbon.
Wat je aan zo'n order overhoudt
Een zakelijke order is niet alleen omzet die vooruit binnenkomt. Het is ook een groep nieuwe mensen met een reden om jouw deur open te doen. Dat is het stuk waar je iets mee kunt.
- Houd bij hoeveel van die twintig er daadwerkelijk langskomen. Bij bonnen die iemand cadeau krijgt van zijn werkgever blijft een groter deel liggen dan bij bonnen die mensen zelf uitzoeken.
- Kijk wie er na dat eerste bezoek nog een tweede keer terugkwam, want dat getal zegt of de order je iets heeft opgeleverd.
- Noteer het bedrijf en de contactpersoon, zodat je ze volgend jaar in oktober kunt bellen in plaats van af te wachten.
Bedenk daarbij dat een werkgever zijn eigen fiscale vragen heeft over wat hij aan zijn team geeft. Die zijn niet aan jou om te beantwoorden en het is netjes om te zeggen dat hij ze bij zijn eigen boekhouder neerlegt.
Hoe dit bij doolioo loopt
Bij doolioo geef je je digitale bonnen uit vanaf je eigen pagina en loopt een online betaling via het Mollie-account van je eigen zaak, zonder percentage voor ons. Voor de administratie eromheen zit er een btw- en boekhoudexport in, naast de koppeling die je cijfers naar Moneybird of e-Boekhouden.nl stuurt. Een landelijke marktplaats waar bedrijven je vinden hebben wij niet, dus dat eerste telefoontje komt van een zaak uit je eigen buurt.
Kennisbank
Meer vragen over digitale cadeaubon
Bekijk meer uitleg en keuzevragen in Digitale cadeaubonnen voor salons.
Test je eigen werkscenario in Doolioo
Probeer Doolioo 14 dagen zonder betaalgegevens. Richt je eigen diensten en beschikbaarheid in en controleer de volledige boekingsroute.
Veelgestelde vragen
Hoeveel bonnen is een zakelijke order meestal?
Tussen de tien en de dertig komt het vaakst voor, meestal van een bedrijf met een team dat in één ruimte past. Daarnaast bestaat de losse order van één bon met een hoger bedrag, bijvoorbeeld voor een afscheid. Reken bij de eerste soort op één contactpersoon die alles regelt.
Moet ik een bedrijf een factuur sturen of is een bevestiging genoeg?
Een bedrijf heeft een factuur nodig voor zijn eigen administratie, dus een bevestigingsmail volstaat niet. Zet je eigen gegevens erop, de gegevens van de koper, een doorlopend factuurnummer en wat er geleverd is. Laat de opzet een keer nakijken door je boekhouder, dan klopt hij daarna elke keer.
Kan ik zakelijke bonnen op een latere datum laten ingaan?
Dat is een afspraak die je zelf maakt en het is verstandig om hem te maken. Een werkgever bestelt in november en deelt ze op de borrel uit, dus een termijn die vanaf de bestelling loopt eet zomaar een maand op. Zet de uitgiftedatum op het moment dat de bonnen echt worden weggegeven.
Wat zeg ik als het bedrijf vraagt of dit fiscaal voordelig is?
Zeg dat je dat niet kunt beoordelen en verwijs naar zijn eigen boekhouder. Wat een werkgever met een cadeau aan zijn team mag doen hangt af van zijn loonadministratie en daar heb jij geen zicht op. Een toezegging die je hier doet is een toezegging die je niet waar kunt maken.