Wat je bij een papieren bon zelf moet bijhouden

Een papieren bon is geen slecht idee. Hij is precies zo betrouwbaar als de administratie die jij eromheen zet. In veel salons bestaat die administratie uit één schriftje dat naast de kassa ligt.

Wat er in dat schriftje moet staan is per bon steeds hetzelfde rijtje.

• Het nummer van de bon, uit één doorlopende reeks.
• De datum waarop je hem hebt verkocht.
• Het bedrag of de behandeling waar hij voor staat.
• Wie hem gekocht heeft, zodat je weet waar hij vandaan komt.
• De datum waarop hij is ingewisseld, met een eventueel restbedrag erachter.

Zolang dat rijtje per bon wordt ingevuld werkt papier prima. Het gaat mis op de zaterdagen waarop het druk is, want dan slaat iemand het schriftje over en staat er drie maanden later een bon op je balie die nergens in voorkomt.

De twee vormen naast elkaar

Leg ze langs de punten die je administratie werkelijk raken en het verschil wordt vanzelf zichtbaar. Het gaat niet om mooi of ouderwets maar om de vraag waar de gegevens staan.

Er zit ook een kant aan waar papier wint. Een bon die je in handen geeft is een cadeau dat iemand kan inpakken en onder een boom kan leggen. Een mail is dat niet, dus veel salons printen een digitale bon alsnog voor de koper die hem wil overhandigen.

De bon is kwijt: drie situaties

Verlies is de proef op de som voor je administratie. Er zijn drie varianten en ze hebben alle drie een ander gesprek tot gevolg.

• De klant is haar papieren bon kwijt. Zonder registratie aan jouw kant kun je niets nagaan en sta je voor de keuze om haar op haar woord te geloven.
• Jij bent je eigen overzicht kwijt, bijvoorbeeld omdat het oude schriftje vol was en er een nieuw is begonnen. Dan is de klant met haar bon in het voordeel en heb jij geen idee of hij al gebruikt is.
• De klant kan haar mail niet vinden. Dat is de mildste variant, want daar valt iets aan te doen zonder dat iemand elkaar hoeft te geloven.

De rode draad is dat het bewijsstuk en de registratie bij papier hetzelfde ding zijn en bij digitaal twee verschillende dingen. Dat klinkt abstract, tot je op een zaterdag iemand tegenover je hebt die zegt dat er nog veertig euro op stond.

Twee keer afrekenen op dezelfde bon

Dit is het risico waar bijna niemand aan denkt tot het een keer gebeurt. Een bon is kopieerbaar: een foto van een papieren bon is net zo goed leesbaar als het origineel en een code in een mail is door te sturen.

Bij papier hangt alles op één handeling. Iemand moet de bon innemen of er een streep door zetten. Gebeurt dat niet, dan is er niets wat de tweede keer tegenhoudt.

1. Werk met één doorlopende nummerreeks, zodat elke bon een eigen nummer heeft dat je kunt opzoeken.
2. Neem een papieren bon bij het inwisselen in, ook als er nog een restbedrag op staat. Schrijf dat restbedrag dan op een nieuwe bon met een nieuw nummer.
3. Controleer het nummer voordat je afrekent en niet erna, want daarna is het gesprek al gevoerd.
4. Zorg dat de status op één plek staat. Twee plekken die allebei bijgehouden moeten worden zijn in de praktijk nul plekken.

Het jaar waarin je allebei hebt

Stap je over van papier naar digitaal, dan heb je een tijd lang twee soorten bonnen in omloop. Dat is het moment waarop het echt misgaat, want er zijn dan twee plekken waar iets kan staan.

1. Sluit je papieren reeks af op een datum en verkoop daarna geen papieren bonnen meer.
2. Zet de openstaande papieren bonnen één keer over in een lijst, met nummer, bedrag en verkoopdatum.
3. Spreek af dat papieren bonnen bij het inwisselen worden ingenomen, zodat de oude reeks vanzelf leegloopt.
4. Zet in je agenda wanneer de laatste papieren bon volgens je eigen termijn afloopt. Daarna kun je die lijst sluiten.

Reken op een jaar of twee voordat je er echt vanaf bent. Dat is geen reden om niet over te stappen en het is wel een reden om de overstap op een rustig moment te doen in plaats van in november.

Waar de twee vormen bij elkaar komen

Welke vorm je ook kiest, het doel is hetzelfde: op het moment dat er iemand voor je staat wil je binnen tien seconden weten of die bon geldig is en wat er nog op staat. Alles hierboven dient dat ene moment.

Papier haalt dat ook, mits er precies één schriftje is en precies één persoon die het bijhoudt. Zodra je met een team werkt is dat de aanname die het eerst sneuvelt.

Bij doolioo is de cadeaubon digitaal: je klant bestelt hem online, rekent af met iDEAL en krijgt hem automatisch toegestuurd. Er gaat geen commissie van ons af, dus het bedrag dat zij betaalt is het bedrag waarvoor ze bij je terugkomt. Wil je er toch iets tastbaars van maken, dan print je die mail en doe je hem in een envelop.