Wat je opgeeft en wat je ervoor terugkrijgt

Zet het één keer naast elkaar voordat je begint, dan weet je waar je aan toe bent.

De rechterkolom kost je in het begin tijd en levert die daarna elke week terug. Dat is de hele afweging, er zit verder niets achter.

Vijf gewoontes die je afleert

Deze vijf komen bij vrijwel iedereen terug. Ze zijn stuk voor stuk logisch op papier en ze houden je digitale agenda kapot.

1. De telefoon opnemen terwijl je knipt. Je noteert half, de klant in je stoel wacht en de afspraak belandt op een briefje. Zet er een voicemail op met je boekingslink en bel twee keer per dag terug.
2. Eerst een briefje, later overzetten. Alles wat je twee keer aanraakt gaat een keer fout. Voer hem meteen in, ook als dat drie tellen kost terwijl er iemand voor je staat.
3. Namen afkorten. Mvr J zegt je collega niets en jezelf over acht weken ook niet meer. Voer de hele naam met een telefoonnummer in, want dat is het hele punt van kunnen zoeken.
4. Tijd rekken met een pijltje in de kantlijn. Duurt een kleuring bij jou anderhalf uur, zet die duur dan goed in het systeem. Anders klopt je hele dag niet en zie je zelf niet meer wat er vrij is.
5. Zelf nabellen om te herinneren. Dat is een half uur per week dat een bericht van je overneemt. Het werkt ook nog eens beter omdat het altijd gebeurt en nooit wordt vergeten.

Er is een zesde die lastiger ligt: even iets ertussen proppen voor een vaste klant zonder het in te voeren. Doe dat gerust, alleen voer je het daarna alsnog in. Een agenda waarin de helft staat is erger dan helemaal geen agenda.

De eerste week, dag voor dag

Je hoeft niet alles tegelijk. Dit is een week waarin je zaak gewoon doordraait en je klanten er weinig van merken.

1. Maandag: zet je behandelingen erin met de tijd die ze bij jou werkelijk kosten, de inwerktijd bij een kleuring meegerekend. Hier ga je even voor zitten.
2. Dinsdag: openingstijden, je vaste vrije dag, je pauze en de tijd aan het eind van de dag die je niet meer wilt weggeven.
3. Woensdag: neem de afspraken van de komende drie weken over uit je papieren agenda. Verder terug hoeft niet.
4. Donderdag: draai de dag dubbel. Alles wat binnenkomt schrijf je op papier en tik je in. Bij sluitingstijd leg je de twee naast elkaar.
5. Vrijdag: zet je boekingslink online en stuur hem naar drie klanten die je goed kent. Vraag ze wat ze zagen en waar ze twijfelden.
6. Zaterdag: werk alleen op het scherm. De papieren agenda ligt ernaast als vangnet, dichtgeslagen.
7. Zondag: kijk terug wat er misging en pas de duur van twee of drie behandelingen aan. Dat is veruit het meest voorkomende dat de eerste week niet klopt.

Na die week ligt het papier er nog een week naast en daarna gaat het weg. Blijf je ze naast elkaar draaien, dan doe je dubbel werk en houd je van allebei het overzicht niet.

De telefoon blijft, alleen anders

Digitaal boeken betekent niet dat er niemand meer belt. Een deel van je klanten belt altijd en dat hoeft ook niet te veranderen.

Wat wel verandert is het moment waarop jij opneemt.

• Spreek twee vaste momenten af waarop je terugbelt, bijvoorbeeld voor je eerste klant en na de lunch.
• Zet in je voicemail dat zelf boeken sneller gaat en noem de link langzaam en duidelijk.
• Boek tijdens dat telefoontje meteen in het systeem, terwijl je de klant nog aan de lijn hebt.
• Vertel bij het afrekenen aan vaste klanten dat ze de volgende keer zelf kunnen boeken. Eén zin per bezoek is genoeg en na twee maanden is het verschil goed te zien.

De klant die het echt niet wil bel je gewoon zoals altijd. Dat zijn er minder dan je denkt.

Wat je juist niet overzet

De grootste vertraging bij zo’n overstap is het idee dat alles mee moet. Dat hoeft niet en het is zelfs onhandig.

• Afspraken van vorig jaar. Die kijk je nooit meer terug.
• Klanten die twee jaar niet geweest zijn. Nummers kloppen niet meer en ze vervuilen je zoekresultaten.
• Aantekeningen die je zelf niet meer begrijpt.
• Je oude prijzen. Voer meteen in wat je nu rekent.

Begin met de komende zes weken en met de mensen die daarin staan. De rest vult zichzelf aan zodra iemand weer langskomt. Binnen een paar maanden is je bestand vanzelf actueel zonder dat je er een avond aan besteed hebt.

Waaraan je na een maand merkt dat het werkt

De winst zit niet op de plek waar je hem verwacht. Een afspraak invoeren gaat niet sneller dan met een potlood.

• Je weet voor je de deur uit gaat hoe je dag eruitziet.
• Er wordt minder gebeld tijdens het knippen, want een deel boekt ’s avonds vanaf de bank.
• Er staan minder gaten op een woensdag, omdat je ziet waar ze zitten en er iemand in kunt zetten.
• Er komt minder vaak iemand niet opdagen, omdat er een bericht aan vooraf is gegaan.
• Als je ziek bent kan een collega je dag overnemen zonder jou te bellen.

Hoe dit bij doolioo gaat

Wij vinden doolioo hier een goede keuze omdat de onderdelen die je bij deze stap nodig hebt in hetzelfde abonnement zitten. Je hoeft geen boekingspagina, agenda en berichtendienst los van elkaar aan te schaffen en aan elkaar te knopen.

• Je agenda, je klantkaart, het boeken door je klant, de kassa, de voorraad, de herinneringen via WhatsApp en een AI-assistent zitten bij elkaar.
• Alles in de browser, dus op de balie en op je telefoon kijk je naar hetzelfde scherm.
• Werk je alleen, dan kost Solo € 19 per maand. Met personeel wordt het Salon voor € 39 en met meerdere zaken Studio voor € 89, tot tien vestigingen.
• Per maand opzegbaar. Wie per jaar betaalt krijgt 2 maanden gratis.

Je kunt 14 dagen proberen zonder dat er om betaalgegevens gevraagd wordt en het inrichten kost ongeveer ongeveer een uur. Begin op https://www.doolioo.nl/aanmelden/ en gebruik die dagen precies voor de week hierboven. Hoe de agenda werkt lees je op online agenda en het boeken door je klant op online boeken.