Wat er gebeurt op het moment dat iemand bevestigt

Een boeking komt binnen met drie stukjes informatie over de persoon: een naam, een telefoonnummer en een mailadres. Daarmee moet het systeem bepalen of dit iemand is die al in je bestand staat.

Er zijn twee uitkomsten. Of de afspraak wordt aan een bestaande kaart gehangen, of er komt een nieuwe kaart bij. Welke van die twee het wordt bepaalt hoe je bestand er over twee jaar uitziet.

• Herkenning op telefoonnummer gaat het best, want dat verandert zelden en mensen tikken het steeds hetzelfde in.
• Herkenning op mailadres loopt vaker mis, omdat een gezin soms één adres deelt.
• Herkenning op alleen de naam geeft problemen zodra er twee mensen met dezelfde achternaam komen.
• Twijfelt het systeem, dan hoort het jou te vragen of dit dezelfde persoon is in plaats van zelf te gokken.

Vraag dit na voordat je kiest. Het is een klein detail waar je het eerste jaar niets van merkt en waar je in het derde jaar dagen mee kwijt bent.

Wat er vanzelf op de kaart komt

Dit is het deel waar software echt werk overneemt. Alles wat af te leiden valt uit de boeking en uit de kassa hoef jij niet over te tikken.

Loop deze rij na bij elke kandidaat en vraag per regel of hij er vanzelf in komt. Wat er niet bij staat wordt jouw avondwerk. Avondwerk gebeurt niet.

Wat alleen uit jouw hoofd komt

De rest van de kaart kan geen enkel systeem voor je verzinnen. Het is precies het deel waar je klant iets van merkt zodra het er wel staat.

• De kleurformule, met het merk, de nummers, de verhouding en de inwerktijd.
• Hoeveel folies je gezet hebt en waar precies.
• Wat ze de vorige keer te kort of juist te lang vond.
• Dat ze haar pony zelf bijknipt en dat jij daar rekening mee houdt.
• Dat ze in maart reageerde op een bepaald merk.
• Dat ze in juni zes weken naar Portugal gaat en pas in augustus terug is.

De bovenste regels horen bij het werk. De onderste twee horen bij het gesprek en dat is het soort aantekening waar iemand echt van opkijkt als je erover begint.

Het moment waarop je het opschrijft

Notities die je ’s avonds nog even wilt bijwerken bestaan alleen in theorie. Om zes uur is de zaak leeg, ben je moe en weet je van de ochtend niets meer.

Twee momenten werken in de praktijk wel. Het eerste is de inwerktijd van een kleuring, want dan sta je toch te wachten. Het tweede is bij het afrekenen, terwijl de klant haar jas pakt.

1. Zet de formule erin op het moment dat je hem uitschrijft en niet nadat je hem hebt aangebracht.
2. Tik tijdens het intrekken twee zinnen in over wat ze wilde en wat je hebt aangepast.
3. Noteer bij het afrekenen het onderwerp waar je het over gehad hebt, in vijf woorden.
4. Zet een terugkeermoment of een vervolgafspraak erbij voordat ze de deur uit loopt.

Dubbele kaarten en hoe je ze opruimt

Dubbelen ontstaan niet door slechte software maar door mensen. Iemand boekt de ene keer als Annelies en de andere keer als Annelies de Wit, of haar dochter boekt voor haar met een eigen nummer erbij.

Je krijgt ze nooit helemaal weg. Wat je wel wilt is ze kunnen vinden en samenvoegen zonder dat er historie verdwijnt.

• Kun je zoeken op een deel van een telefoonnummer en niet alleen op naam?
• Zie je bij het aanmaken van een kaart een waarschuwing dat er al iemand met dat nummer bestaat?
• Kun je twee kaarten samenvoegen zodat afspraken, bonnen en notities van allebei bewaard blijven?
• Blijft daarna zichtbaar dat deze klant al jaren komt in plaats van sinds vorige maand?

Doe dit een keer per kwartaal in een rustig uur. Sorteer je klanten op achternaam en loop de lijst van boven naar beneden door. Je vindt er altijd een handvol en het kost je twintig minuten.

Drie dingen die je in de proefperiode natrekt

Deze drie handelingen zeggen je meer over de koppeling tussen boeken en klantbeheer dan welke functieomschrijving ook. Ze kosten je samen een kwartier.

1. Boek online een afspraak met het telefoonnummer van iemand die al in je bestand staat en kijk of de bestaande kaart tevoorschijn komt.
2. Reken die afspraak af en controleer of het bedrag en de behandeling in de historie landen zonder dat jij iets overtikt.
3. Zet iemand op niet verschenen en kijk of dat een maand later nog op zijn kaart terug te vinden is.

Dat derde punt slaat bijna iedereen over en het is het lastigst achteraf te repareren. Iets wat alleen in je hoofd zit kun je niet gebruiken op het moment dat je erover wilt beginnen.

Waar doolioo die naad legt

Bij doolioo staan de boekingspagina, de agenda, de klantkaart en de kassa in dezelfde omgeving. Een online boeking kijkt eerst of de klant al bestaat en hangt de afspraak aan die kaart. Reken je af, dan komt de bon op dezelfde plek terecht.

Alles draait in de browser, dus zo’n kaart open je net zo makkelijk op de telefoon naast de wasbak als op de computer bij de balie. Herinneringen gaan via WhatsApp vanuit diezelfde afspraak.

Solo kost € 19 per maand voor één medewerker en Salon € 39 zodra er personeel bij komt. Bij jaarbetaling krijg je 2 maanden gratis. Wil je het zelf zien, dan kun je 14 dagen meedraaien zonder dat je betaalgegevens hoeft in te vullen. Het inrichten kost ongeveer ongeveer een uur. Meer over de kaart zelf staat op klantenbeheer.