Doolioo kennisbank · Kapsalon software
Welke kapperssoftware biedt online afsprakenbeheer voor zzp'ers?
Draai je in je eentje een kapsalon, dan is je boekingspagina je receptie. Zij neemt de telefoon op terwijl jij staat te föhnen en zij werkt door als jij allang thuis bent. Daarom draait dit stuk niet om functies maar om instellingen: hoe je je week neerzet, waar je pauze staat en wat er gebeurt met een boeking die om elf uur ’s avonds binnenkomt. Staat dat goed, dan hoef je nooit iemand terug te bellen om te zeggen dat het toch niet uitkomt.
In het kort
Kapperssoftware met online afsprakenbeheer is voor een zzp’er geschikt als je er je hele week fijnmazig in kwijt kunt. Je wilt per dag kunnen vastleggen wanneer je open bent, welk deel daarvan online te pakken is en welke blokken alleen jij mag vullen. Daarnaast wil je drie grenzen kunnen zetten: hoe kort van tevoren iemand nog mag boeken, hoe ver vooruit je agenda openstaat en hoe laat een behandeling van een bepaalde lengte nog mag beginnen. Kun je die instellen, dan komt een boeking van elf uur ’s avonds er alleen door als hij ook echt past en hoef jij er de volgende ochtend niets meer aan te doen. Doolioo zet die grenzen per dienst en per dag, met het pakket Solo van € 19 per maand voor één medewerker. Uitproberen kan 14 dagen zonder betaalgegevens.
- Online afspraken
- Kapsalon software
- Nederlandse markt
In een zaak met een balie staat er altijd iemand tussen de klant en de agenda. Belt er iemand die om half zes een kleuring wil terwijl je om zes uur sluit, dan hoort die persoon meteen dat dat niet gaat. In je eentje heb je die tussenpersoon niet.
Alles wat jij niet vooraf instelt moet je achteraf rechtzetten. Rechtzetten betekent hier: iemand terugbellen die net blij was dat hij geregeld had wat hij wilde. Dat is het enige telefoontje dat vervelender is dan het telefoontje dat je wilde voorkomen.
Drie lagen over je week
Je week bestaat uit drie lagen die op elkaar liggen. Ze worden vaak door elkaar gehaald en daar gaat het meestal mis.
| Laag | Wat het betekent | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Openingstijden | Wanneer jij in de zaak bent | Dinsdag tot en met zaterdag, negen tot zes |
| Boekbare tijd | Welk deel daarvan mensen zelf mogen pakken | Negen tot half zes, zonder de lunch |
| Geblokkeerde tijd | Wat jij vrijhoudt of zelf invult | De vrijdagmiddag die je voor vaste klanten bewaart |
Die tweede laag is kleiner dan de eerste en dat hoort zo. Het voelt als omzet weggeven en het is het omgekeerde: je houdt de ruimte over waarmee je uitloop opvangt en waarmee je iemand kunt helpen die op het laatste moment belt.
Je pauze is geen gat
In veel agenda’s staat de lunch niet, omdat je hem toch wel neemt. Online gezien is dat een uur dat te koop staat en het gaat een keer weg.
Zet hem er dus in als een blok dat niemand kan pakken. Dat is het halve werk. De andere helft is de vraag of dat blok elke dag op dezelfde tijd hoort te staan.
- Een vaste pauze van half één tot één is het duidelijkst en het makkelijkst te bewaken.
- Een pauze die binnen een uur of twee mag schuiven geeft je lucht op drukke dagen.
- Op zaterdag werkt een vaste pauze zelden, want dan eet je tussen twee klanten door.
- Korte adempauzes van tien minuten horen niet in je lunch maar in de buffer achter een dienst.
Vergeet ook de uren die niet met klanten te maken hebben. Voorraad bestellen, je bonnen bijwerken en de was doen zijn geen pauze en het is wel tijd die niet boekbaar is. Zet daar een vast blok voor neer op een vaste ochtend, anders schuift het eeuwig voor je uit.
De randen van je dag
De grootste ergernis bij online boeken zonder receptie zit aan het eind van de dag. Iemand boekt een behandeling van twee uur die om kwart voor vijf begint, terwijl jij om zes uur dicht wilt.
Dat los je niet op door je sluitingstijd te verzetten. Je lost het op door per dienst te laten uitrekenen wanneer hij nog past.
- Een behandeling hoort pas aangeboden te worden als hij helemaal binnen je boekbare tijd valt.
- Bij een kleuring telt de tijd na het intrekken mee, dus de laatste starttijd ligt eerder dan je denkt.
- Aan het begin van de dag speelt hetzelfde: wil je om negen uur meteen aan een balayage of eerst aan iets korts?
- Op de dag voor je vrije dag wil je misschien helemaal geen lange behandelingen meer aanbieden.
Zet die grenzen per dag neer en niet één keer voor je hele week. Een donderdag waarop je tot negen uur doorgaat verdient een andere laatste starttijd dan een zaterdag waarop je om vijf uur de deur op slot wilt doen.
De boeking van elf uur 's avonds
Een flink deel van de online boekingen komt binnen op momenten waarop geen enkele salon de telefoon opneemt: zondagmiddag, tijdens het journaal en vlak voor het slapengaan. Dat is precies de winst van online boeken.
De vraag is wat er dan gebeurt. Er zijn twee manieren en het verschil is groot voor iemand die alleen werkt.
| Direct bevestigd | Eerst een aanvraag | |
|---|---|---|
| Wat de klant ziet | Het is geregeld | We laten het je weten |
| Wat jij moet doen | Niets | Morgenochtend beoordelen en bevestigen |
| Het risico | Een afspraak die niet uitkomt | Iemand die het beu is en verder zoekt |
| Past bij | Een agenda die goed ingesteld staat | Werk waar je eerst naar wilt kijken |
Kies direct bevestigen voor alles wat je standaard doet en houd de aanvraag voor het handjevol behandelingen waarvan je de tijd pas weet als je het haar ziet. Een pagina waarop alles eerst een aanvraag is haalt het voordeel eruit waar je nu juist voor betaalt.
Hoe kort van tevoren en hoe ver vooruit
Twee getallen die je één keer instelt en waar je daarna nooit meer over nadenkt. Ze bepalen allebei hoeveel rust je hebt.
- De korte kant: tot hoeveel uur voor de starttijd mag iemand nog boeken? Twee uur is voor een knipbeurt prima. Bij een kleuring wil je er langer over kunnen nadenken, al was het maar omdat je de verf moet aanmaken.
- De lange kant: hoe ver staat je agenda open? Drie maanden is voor de meeste salons genoeg. Zet je hem een jaar open, dan staan er in januari afspraken in december waarvan je nog niet weet of je die week wel werkt.
- De annuleerkant: tot wanneer mag iemand zelf afzeggen of verschuiven? Kies iets wat jij haalbaar vindt en zet het in je bevestiging.
Die eerste is voor iemand die alleen werkt de belangrijkste. Zonder ondergrens staat er zomaar iemand voor de deur voor een afspraak die tien minuten geleden geboekt is, terwijl jij net aan een kleuring begonnen bent.
Wat er gebeurt als jij ziek bent
Dit is het scenario waar een eenpitter geen collega voor heeft. Je wordt wakker met griep en er staan acht mensen in je boek.
Je wilt dan drie dingen kunnen doen vanaf je telefoon, zonder eerst je laptop op te starten.
- Je dag in één handeling dichtzetten, zodat er niet ook nog nieuwe boekingen bij komen.
- Die acht mensen in één keer laten weten dat het vandaag niet doorgaat.
- Ze een manier geven om zelf een nieuwe tijd te pakken, zodat je niet acht keer hoeft te bellen.
Vraag hiernaar en probeer het uit op een rustige dag. Het is de enige functie waarvan je hoopt dat je hem nooit nodig hebt en tegelijk de enige die je op het beroerdste moment nodig hebt.
Wat doolioo voor een eenpitter doet
Doolioo draait in de browser, dus je stelt je week net zo goed in op je telefoon als op je computer. In hetzelfde abonnement zitten de agenda, je boekingspagina, de klantkaart, de kassa, je voorraad, WhatsApp-herinneringen en een AI-assistent die klantvragen kan oppakken.
Voor één medewerker is het pakket Solo van € 19 per maand de juiste maat. Over een boeking wordt niets ingehouden. Betaal je in één keer voor een jaar, dan krijg je 2 maanden gratis. Verder kun je maandelijks stoppen.
Het inrichten kost ongeveer ongeveer een uur en 14 dagen uitproberen kan zonder betaalgegevens. Zet als eerste je werkdagen en je pauzes neer, want de rest bouwt daarop voort. Hoe de agenda zelf werkt staat op online agenda.
Kennisbank
Meer vragen over kapsalon software
Bekijk meer uitleg en keuzevragen in Software voor kapsalons.
Test je eigen werkscenario in Doolioo
Probeer Doolioo 14 dagen zonder betaalgegevens. Richt je eigen diensten en beschikbaarheid in en controleer de volledige boekingsroute.
Veelgestelde vragen
Moet ik mijn hele week online openzetten?
Nee. Dat is ook zelden verstandig. Houd een deel van je agenda voor jezelf, bijvoorbeeld het eerste uur van de dag of één middag per week. Daarmee vang je uitloop op en kun je iemand helpen die belt met haast.
Wat als iemand een behandeling boekt die ik bij hem niet wil doen?
Dat is meestal geen onwil maar onduidelijkheid op je pagina. Zet werk waar je eerst naar wilt kijken niet als gewone regel online. Bel de klant, leg uit wat je nodig hebt en plan het samen in.
Krijg ik 's nachts een melding van een nieuwe boeking?
Dat hangt van je instellingen af en het is het natrekken waard. Bij de meeste pakketten kun je kiezen tussen een melding per boeking of een overzicht op een vast tijdstip. Werk je alleen, dan is zo’n ochtendoverzicht een stuk rustiger.
Hoe voorkom ik dat mijn pauze wordt weggeboekt?
Zet hem in de agenda als een blok en niet als lege tijd. Lege tijd wordt online aangeboden, een blok niet. Loop daarna je eigen boekingspagina langs en controleer of dat uur er echt niet meer tussen staat.