Reken je abonnement om naar centen per lid

Deel je maandbedrag door het aantal leden waarvan je deze maand geld hebt gezien. Dus niet door het aantal namen in je systeem, want daar zitten opzeggers en slapers tussen die je som mooier maken dan hij is.

Zet die uitkomst naast wat je per lid aan contributie binnenkrijgt. Bij een maandbedrag van vijfendertig euro is drieëndertig cent aan software minder dan één procent. Dat maakt het bedrag niet onbelangrijk en het zet een verschil van tien euro per maand tussen twee aanbieders wel in verhouding.

Waar per lid omslaat in een vast bedrag

Het omslagpunt vind je met één deling: het vaste bedrag gedeeld door het tarief per lid. Daar ligt het ledenaantal waarboven één bedrag voor je zaak als geheel goedkoper uitvalt.

Twee dingen maken die som in de praktijk lastiger. Een tarief per lid kent bijna altijd een bodembedrag, waardoor je bij twintig leden niet vijf euro betaalt maar het minimum. En er zit vaak een staffel in, waarbij het bedrag per lid zakt naarmate je er meer hebt. Vraag dus om het bedrag bij jouw aantal en bij anderhalf keer jouw aantal.

De noemer van je som is niet je ledenlijst

Bijna elke zaak heeft twee ledenaantallen: het aantal namen in het systeem en het aantal mensen dat deze maand daadwerkelijk heeft betaald. Bij een administratie die jaren in een spreadsheet stond scheelt dat vaak tien tot twintig procent.

Voor je kostensom gebruik je het tweede getal en voor je factuur bij een tarief per lid meestal het eerste. Dat is de reden dat betalen per lid in de praktijk duurder uitvalt dan het op papier leek. Ruim daarom eerst je lijst op en vraag pas daarna een tarief op.

• Tel hoeveel leden er deze maand hebben overgemaakt of zijn geïncasseerd.
• Tel hoeveel namen er in totaal in je bestand staan.
• Deel het eerste door het tweede en je hebt je eigen verhouding.
• Staat die onder de negentig procent, dan zit daar je eerste besparing en niet in je abonnement.

Wat één onopgemerkte storno per maand kost

Nu de post die groter is dan alles hierboven. Een inning die wordt teruggeboekt is op zichzelf niet erg, want daar bestaat een herkansing voor. Erg wordt het pas als niemand hem ziet, want dan traint iemand maandenlang door zonder te betalen.

1. Neem je maandcontributie. Reken hier met vijfendertig euro.
2. Schat hoe lang het bij jou duurt voordat je zoiets opmerkt. Kijk je per kwartaal je afschriften na, dan is dat gemiddeld vier maanden.
3. Vermenigvuldig: vier maanden keer vijfendertig euro is honderdveertig euro per geval.
4. Gebeurt dat elke maand één keer, dan loopt er doorlopend voor ongeveer honderdveertig euro aan onbetaalde contributie rond.
5. Over een jaar zijn dat twaalf gevallen keer honderdveertig euro, oftewel zestienhonderdtachtig euro.
6. Tel er per teruggeboekte inning de vergoeding bij op die je betaalverwerker daarvoor rekent.

Zet dat naast je abonnement en de verhouding wordt zichtbaar. Bij honderdtwintig leden kost je software ruim dertig cent per lid per maand en kost dat gat ruim een euro per lid per maand. Je abonnement is dan niet de post waar je op zou moeten letten.

De posten die naast je abonnement lopen

Een abonnement is bijna nooit je hele rekening. Loop deze vier na voordat je twee aanbieders naast elkaar legt.

• De kosten per inning en per terugboeking, die je aan je bank of je betaalverwerker betaalt.
• Berichten aan je leden, die bij sommige aanbieders per stuk of per bundel worden gerekend.
• Online betalingen voor losse dingen zoals een rittenkaart, waar een tarief per transactie op zit.
• Eenmalige kosten voor het inrichten of voor het overzetten van je bestand.

Die eerste post heb je bij elke aanbieder, want geld innen kost geld. Bij ons gaat dat rechtstreeks over jouw eigen Mollie-account en er komt van onze kant geen opslag bij. Voor een rittenkaart die iemand met iDEAL afrekent is dat het tarief van Mollie zelf: € 0,32 per geslaagde betaling per geslaagde betaling, gemeten op 6 augustus 2026.

Vijf vragen over de rekenregel

Deze vijf gaan niet over functies maar over de manier waarop je factuur wordt opgebouwd. Schrijf de antwoorden op, één regel per aanbieder.

• Telt een lid mee vanaf de dag dat je hem aanmaakt of pas vanaf zijn eerste betaling?
• Wat kost een lid dat op pauze staat en wat kost een opzegger in zijn laatste maand?
• Zit het automatisch innen in de prijs of is het een module met een eigen tarief?
• Wat kost een tweede vestiging en geldt dat ook voor een zaal die je twee dagen per week huurt?
• Wat gebeurt er bij opzeggen: krijg je je ledenlijst in een gewoon bestand mee?

Die laatste lijkt niet over geld te gaan en doet dat wel degelijk. Een ledenlijst die je niet mee kunt nemen maakt overstappen zo duur dat je blijft zitten, ook als het tarief intussen is verdubbeld.

Wat het bij doolioo kost

Er zijn drie tarieven per zaak. In je eentje betaal je € 19 per maand, met personeel wordt dat € 39 en met meerdere panden € 89, tot een stuk of tien. Het aantal leden verandert daar niets aan, dus bij honderdtwintig leden is dat ruim dertig cent per lid per maand en bij tweehonderdvijftig leden zestien cent. Reken je per jaar af, dan scheelt dat 2 maanden. Maandelijks kan ook, met maandelijks opzegbaar opzegtermijn.