Je eenheid is de lesgroep en niet de losse les

In een fitnesszaak schrijft iemand zich in voor de les van dinsdagavond en daarmee is het klaar. Bij jou hoort iemand bij de jeugd tot twaalf jaar op woensdag en dat is een plek die hij een heel seizoen houdt. Je systeem moet dus weten in welke groep iemand thuishoort.

• Op leeftijd: de jeugd van zes tot negen, de jeugd van tien tot twaalf en de bijna volwassenen.
• Op niveau: beginners, gevorderden en de groep die dit seizoen voor een examen traint.
• Op vorm: een groep waar techniek centraal staat naast een groep waar echt gespard wordt.
• Op frequentie: twee vaste avonden per week of alleen de zaterdagochtend.

Zet die indeling om in lesgroepen met elk een eigen maximum en je hebt je capaciteit meteen te pakken. Twaalf kinderen op tien matten is bij een fitnessles een detail. Bij grondwerk is het het einde van je les, want je stuurt niet halverwege een stel naar de kant.

Het lid is negen jaar en de betaler is veertig

Hier strandt de spreadsheet van vrijwel elke dojo. Op de mat staat een kind van negen en op de rekening staat een volwassene met soms een andere achternaam, een eigen mailadres en een eigen telefoonnummer. Wie die twee in één regel propt, stuurt vroeg of laat het verkeerde bericht naar de verkeerde persoon.

• De lesgroep en de aanwezigheid horen bij het kind.
• De machtiging, het bedrag en de betalingen horen bij de ouder.
• Bericht over een les die uitvalt gaat naar de ouder, want die brengt en haalt.
• Toestemming voor beeld van een training geeft de ouder en niet het kind.

Praktisch leg je de ouder vast als degene met wie je zakelijk te maken hebt en hang je de kinderen daaronder. Heeft een gezin drie kinderen op de club, dan heb je één betaler met drie leden in twee of drie groepen. Dat scheelt drie keer hetzelfde rekeningnummer en het maakt een gezinskorting uitvoerbaar.

De proefles die nog geen lidmaatschap is

Bij een dojo begint vrijwel iedereen met een keer meedoen. Eén of twee gratis trainingen zijn in dit vak normaal en dat levert je een groep mensen op die een plek bezet houden en nog niets betalen.

1. Laat een proefles een plek in de groep innemen, anders sta je met zeventien man op twaalf plekken.
2. Zet erbij dat het om een proefles gaat, zodat de leraar weet wie er voor het eerst staat.
3. Vraag bij een kind meteen de gegevens van de ouder die gaat betalen.
4. Spreek af na hoeveel keer er een keuze komt: lid worden, een kaart kopen of stoppen.
5. Zet wie ja zegt over naar een lidmaatschap en laat de machtiging bij die eerste betaling vastleggen.

Die laatste stap wordt het vaakst overgeslagen, waarna er iemand drie maanden meetraint zonder dat er ooit iets is geïnd. Op een club waar iedereen elkaar kent gebeurt dat sneller dan je denkt, want niemand voelt zich geroepen ernaar te vragen.

De zomerstop en wat je leden dan betalen

Zes weken geen les met een contributie die doorloopt: daar komen de meeste vragen over. Er zijn drie manieren om het op te lossen en alle drie zijn ze te verdedigen, zolang je er maar één kiest en hem opschrijft.

De eerste manier levert de rustigste administratie op en vraagt de meeste uitleg. Zeg dat je contributie een jaarprijs is die je in twaalf stukken int en dat de vakantieweken daar al in zitten. Dat scheelt je twee keer per jaar een handmatige ronde langs je hele ledenlijst.

Banden, examens en wat je systeem daarvan hoort te weten

Een gradenlijst is geen softwareproduct en dat hoeft ook niet. Wat je nodig hebt is een plek per lid waar je kwijt kunt welke band iemand heeft, wanneer hij hem haalde en waar hij nu voor traint.

In doolioo doe je dat met de notities op de kaart van je lid. Daar zit geen apart vak voor kyu of dan in en je kunt er per lid wel in kwijt wat er bij een examen is gebeurd. Voor een examengroep werk je met je lesgroepen, want daarin staat wie er dit seizoen voor het volgende niveau traint.

Wie er wat mag zien in een club met vrijwilligers

Bij een dojo geven vaak meer mensen les dan er in dienst zijn. Een gevorderde leerling draait de jeugdgroep en een ouder helpt op zaterdag mee. Die mensen hebben je lesgroepen nodig en niet je bankgegevens.

• Geef iedereen die lesgeeft een eigen inlog en deel nooit die van jou.
• Laat een hulptrainer de groep en de aanwezigheid zien zonder de bedragen.
• Houd het wijzigen van contributie en machtigingen bij één of twee mensen.
• Spreek af wat er gebeurt met de toegang van iemand die stopt met lesgeven.

Zo’n vertrek komt zelden voor en dan plotseling. Zoek die instelling op voordat je hem nodig hebt.

Wat je hiervan bij doolioo neerzet

In doolioo zet je je lesgroepen neer als lessen met een eigen aantal plekken, hang je jeugdleden onder de ouder die betaalt en loopt de contributie via automatische incasso op je eigen Mollie-account. Voor de zomerstop zet je lidmaatschappen op pauze en voor de open trainingen verkoop je rittenkaarten die zichzelf aftellen. Wat er niet in zit is de deur zelf: pasjes en poortjes leveren wij niet, wat bij een dojo zelden een bezwaar is omdat er tijdens een training hoe dan ook iemand van jullie op de mat staat.