De keten van klik tot bankrekening

Schrijf die keten één keer uit voordat je pakketten gaat vergelijken. Dan zie je meteen op welke plek jouw huidige manier van werken breekt.

1. Je klant kiest op je pagina een behandeling en ziet daarbij hoe lang die duurt en wat hij kost.
2. Ze kiest een moment dat vrij is bij de stylist van haar voorkeur.
3. Gaat het om een lange behandeling, dan komt ze in een betaalscherm voor het deel dat jij vooraf vraagt.
4. De afspraak verschijnt in de agenda, met de aantekening dat er al iets voldaan is.
5. Ze ontvangt een bevestiging waarin staat wat er nog openstaat.
6. Ze komt langs en jij werkt haar af.
7. Bij het afsluiten sla je de behandeling aan, plus de producten die ze meeneemt.
8. Het openstaande bedrag reken je af met een code die ze scant of met contant geld.
9. De bon hangt daarna aan de afspraak en aan haar klantkaart.

Negen stappen, waarvan jij er in een goed ingericht systeem twee zelf uitvoert: zeven en acht. Staan je agenda en je kassa los van elkaar, dan tik je er vijf.

Waar de keten breekt als boeken en betalen los staan

Twee losse systemen naast elkaar is niet erg zolang het rustig is. Het wordt vervelend op het moment dat er iets niet klopt. Iemand belt dat ze vorige week te veel heeft afgerekend en dan zit jij in het ene scherm de afspraak te zoeken en in het andere de betaling, in de hoop dat de tijdstippen een beetje in de buurt liggen.

Het tweede breekpunt is de aanbetaling zelf. Als het bedrag dat vooraf binnenkwam niet aan de afspraak vastzit, weet degene die afsluit niet wat er nog open staat. Dan wordt het hele bedrag gevraagd of juist niets. Allebei kost het je geld of goodwill.

• Een terugbetaling die je niet aan een afspraak kunt hangen kost elke keer opzoekwerk.
• Een collega die invalt weet niet wat er al voldaan is.
• Je omzet van de dag klopt pas nadat iemand twee lijsten naast elkaar heeft gelegd.
• Een afspraak die verzet wordt neemt haar aanbetaling niet vanzelf mee naar de nieuwe datum.

De aanbetaling bij een lange behandeling

Dit is het stuk waar de meeste salons echt iets aan hebben. Een aanbetaling is geen straf voor je klant maar een afspraak over wederzijdse zekerheid: jij houdt drie uur vrij en zij legt vast dat ze komt.

Over de hoogte hoef je niet moeilijk te doen. Een vast bedrag werkt in de praktijk prettiger dan een percentage, omdat je klant dan één getal ziet en niets hoeft uit te rekenen. Kies iets dat pijn doet als je wegblijft maar niet zoveel dat er iemand van schrikt tijdens het boeken.

Zet het in gewone taal bij de behandeling op je boekingspagina. Iemand die het pas in het betaalscherm ziet staan haakt af. Iemand die het al las voordat ze op een tijd klikte vindt het meestal logisch.

Annuleren, verzetten en terugbetalen

Hier heb je geen software voor nodig maar een regel. De software voert hem alleen uit.

Schrijf drie situaties uit en houd je eraan, ook als het een aardige klant betreft. Anders leg je het elke keer opnieuw uit en dat kost je meer energie dan het bedrag waard is.

1. Op tijd afgezegd: het vooraf betaalde deel schuift mee naar de nieuwe datum. Bepaal zelf of op tijd bij jou achtenveertig uur is of vierentwintig.
2. Te laat afgezegd: je houdt het. Daar is het precies voor bedoeld.
3. Jij zegt af omdat je ziek bent: je stort dezelfde dag nog terug. Anders slaat het middel om in een reden om niet meer te komen.

Zorg dat je zo’n terugbetaling kunt doen zonder je bank erbij te pakken. Loopt je betaalverkeer via een account op naam van je zaak, dan regel je het daar en staat het geld binnen een paar dagen weer bij je klant.

Het sluitstuk: de rest afrekenen aan de stoel

De keten is pas af als het laatste bedrag binnen is. Dat moment valt precies samen met je klant die haar jas al half aanheeft en niet meer wil wachten.

Een code op je scherm is daar een handig sluitstuk voor. Je draait de telefoon of de tablet die je toch al vasthoudt naar haar toe, zij houdt haar camera erop en rondt het af in haar eigen bankapp. Het bedrag dat nog openstond is al ingevuld, dus er wordt geen cijfer verkeerd overgetikt. Het komt binnen op het Mollie-account van de zaak, waar het tarief van € 0,32 per geslaagde betaling per geslaagde betaling wordt verrekend, peildatum 6 augustus 2026.

• De behandeling en de producten die ze meeneemt belanden op één bon.
• Je hoeft nergens een bedrag in te tikken, dus daar kan ook niets misgaan.
• Afsluiten kan op de plek waar je staat en dus niet alleen bij een balie.

Kan iemand niet scannen, dan neem je contant aan of gebruik je het apparaat dat er misschien al staat. Doolioo levert zelf geen pinautomaat, dus die keuze blijft van jou. Een klant zonder smartphone of zonder Nederlandse bankapp komt er met een code nu eenmaal niet uit.

Dit test je in een week

Een keten beoordeel je niet op een vinkjeslijst. Je moet hem één keer helemaal doorlopen alsof je je eigen klant bent.

1. Zet één lange behandeling klaar met een aanbetaling eraan gekoppeld.
2. Boek die behandeling vanaf je eigen telefoon, met je privémailadres erbij.
3. Controleer of de bevestiging vermeldt wat er voldaan is en wat er nog komt.
4. Verzet de afspraak naar een andere dag en kijk of het betaalde deel meegaat.
5. Sluit hem af alsof je klant voor je staat en controleer het restbedrag.
6. Zoek de bon een dag later terug, eerst via de klantkaart en daarna via de agenda.

Lukken die zes stappen zonder dat je ergens met de hand moet corrigeren, dan zit de keten goed in elkaar. Uitproberen kan 14 dagen lang zonder dat er om betaalgegevens wordt gevraagd. Aanmelden gaat op https://www.doolioo.nl/aanmelden/ en bij jaarbetaling krijg je 2 maanden gratis.