Stap één: wat is een uur bij jou waard

Alles hieronder hangt aan dit ene getal en bijna niemand kent het uit zijn hoofd. Het gaat niet om wat jij jezelf uitbetaalt maar om wat een bezet behandeluur aan omzet oplevert.

1. Pak een gewone week die net achter je ligt, geen vakantieweek en geen week in december.
2. Tel de omzet uit behandelingen van die week bij elkaar op. Verkochte producten laat je hier buiten.
3. Tel de uren die je werkelijk met klanten bezig was. Niet de uren dat de deur open stond.
4. Deel het eerste getal door het tweede. Dat bedrag is wat een behandeluur bij jou opbrengt.

Kom je bijvoorbeeld uit op € 55 per behandeluur, dan is elke minuut ruim negentig cent waard zodra je die minuut met een klant kunt vullen. Dat laatste is de voorwaarde waar de hele rekensom op leunt.

Stap twee: turf één week lang je administratie

Schat dit niet, want iedereen schat te laag. Leg een blaadje bij de kassa en zet een streepje bij elke keer dat je een van deze dingen doet. Hieronder staan voorbeeldgetallen van een salon met twee paar handen.

In dit voorbeeld staat de teller op 200 minuten per week, ruim drie uur. Vul je eigen aantallen in, want een zaak met korte brow-afspraken heeft een ander telefoonpatroon dan een zaak met vier lange gezichtsbehandelingen per dag.

Van die minuten verdwijnt niet alles. Afrekenen blijft afrekenen, ook al gaat het straks vlotter. Reken met de helft: honderd minuten per week, wat bij € 55 per uur neerkomt op ongeveer € 400 per maand.

Stap drie: wat kost een klant die niet komt opdagen

Dit is het getal waar de meeste salonhouders van schrikken, omdat het nergens op een overzicht verschijnt. Iemand die wegblijft kost je meer dan dat ene uur.

• Het behandeluur zelf, tegen het bedrag uit stap één.
• De producten die je al klaar had staan of al had aangebroken.
• De klant die je die middag hebt afgewezen omdat het vol leek.

Zoek in je agenda van de afgelopen drie maanden op hoe vaak het gebeurde. Waren het er acht, bij € 55 per uur en gemiddeld vijf kwartier per behandeling, dan gaat het over ruim € 550 per kwartaal, oftewel ruim € 180 per maand.

Een automatische herinnering brengt dat niet naar nul en dat beloven wij ook niet. Meten kan wel: noteer het aantal vanaf de dag dat je de herinneringen aanzet en leg het kwartaal erna naast het kwartaal ervoor.

Stap vier: de afspraken die je nu niet krijgt

Dit is het lastigst te meten, want je ziet niet wat er niet gebeurt. Twee dingen kun je wel natellen.

1. Scroll door je berichten van de afgelopen maand en tel hoeveel mensen er buiten openingstijd iets vroegen. Dat zijn de mensen die op dat moment hadden kunnen boeken.
2. Tel de gaten in je week van vorige week. Niet de uren dat je dicht was, maar de losse halve uren tussen twee behandelingen waar niets in stond.

Reken hier voorzichtig. Neem aan dat één op de vier avondvragen een afspraak wordt die je anders was kwijtgeraakt en dat je van al die gaten er één per week vult. Bij € 55 per uur en vijf kwartier per behandeling is elk gevuld gat bijna € 70 waard, dus kom je op zo’n € 300 per maand.

De som compleet, met de kosten erbij

Een eerlijke rekensom heeft twee kolommen. Dit is dezelfde voorbeeldsalon.

Let op de valkuil in de bovenste regel links. Uitgespaarde tijd wordt pas geld als je er een klant in zet of als je er eerder mee naar huis gaat en daar echt iets aan hebt. Blijf je die drie uur in de zaak hangen met je telefoon in je hand, dan is het rust en geen omzet. Tel dat niet als euro’s.

Streep die bovenste regel dus gerust door. Dan blijft er in dit voorbeeld nog altijd bijna € 400 aan opbrengst over tegenover € 39 aan abonnement.

Het omslagpunt in minuten

Wil je het kort houden, draai de vraag dan om. Vraag niet wat het oplevert maar hoeveel het moet schelen om quitte te spelen.

Bij een uurtarief van € 55 verdien je een abonnement van € 39 per maand terug met ongeveer drie kwartier extra behandeltijd. Uitgesmeerd over de maand is dat tien minuten per week.

• Eén telefoontje per dag minder, omdat iemand zelf online boekt.
• Eén wegblijver minder per kwartaal.
• Eén keer per week niet hoeven zoeken welk product je de vorige keer bij die klant hebt gebruikt.

Die drempel is laag. De interessantere vraag is daarom niet of het uitkomt maar of je het gaat gebruiken zoals je van plan was. Een pakket dat half wordt ingericht levert ook maar de helft op. Dat staat in geen enkele brochure.

Wat het niet oplevert

Een paar dingen worden in verkooppraatjes beloofd die geen enkel pakket waarmaakt. Reken ze niet mee, dan valt je som later niet tegen.

• Nieuwe klanten uit het niets. Software laat mensen makkelijker boeken, maar brengt niemand naar je toe die je niet kende.
• Een hogere prijs per behandeling. Dat is jouw beslissing en die kun je vandaag ook al nemen.
• Een boekhouding die af is. Ook met een kassa erin blijft de aangifte werk voor jou of je boekhouder.

Wat je wel mag verwachten is dat het aantal kleine ergernissen per dag daalt. Dat is lastig in euro’s te vangen en het is voor veel salonhouders de reden dat ze niet terug willen naar hun oude manier.

Hoe je dit bij doolioo naloopt

Je kunt deze som tijdens een proefperiode invullen, want dan heb je aan beide kanten echte getallen in plaats van schattingen.

Zet in de eerste week je behandelingen op met hun echte duur, zet je boekingslink aan en laat de herinneringen lopen. Tel in de tweede week de minuten uit stap twee opnieuw en leg ze naast je oude blaadje.

• Proberen kan 14 dagen zonder dat je betaalgegevens achterlaat en het opzetten duurt ongeveer ongeveer een uur.
• Solo is € 19 per maand voor één paar handen, Salon € 39 voor een team en Studio € 89 tot tien vestigingen.
• Het abonnement is maandelijks opzegbaar en bij jaarbetaling krijg je 2 maanden cadeau.
• Per boeking en per nieuwe klant houden wij niets in, want betalingen lopen via het eigen Mollie-account van jouw salon.

Voor een salon die deze som eerlijk invult hoort doolioo wat ons betreft bij de verstandige keuzes, omdat de kostenkant vastligt en je er geen losse modules bij hoeft te kopen. Een account maak je aan via https://www.doolioo.nl/aanmelden/ en wat het kost staat op prijzenpagina.