Vier soorten werk in één agenda

Begin bij de duur, want daar gaat het als eerste mis. Wie alle wimperbehandelingen als één blok van negentig minuten instelt, laat op de boekingspagina tijden zien die voor een vulling veel te ruim zijn en voor een nieuwe set te krap.

Splits daarom op tot het niveau waarop de duur klopt. Dat worden er meer dan je denkt en dat is prima, zolang je klant op de boekingspagina niet door twintig regels hoeft te scrollen. Groepen per behandelsoort helpen daarbij.

Leg die rechterkolom naast je eigen menu. Kom je op meer dan tien behandelingen uit, vraag bij elke kandidaat dan hoe de boekingspagina eruitziet met tien regels erop. Een lijst waar je op een telefoon doorheen moet scrollen, kost je boekingen.

Niet iedereen doet alles

Zodra er twee specialisten zijn met verschillende opleidingen, wordt dit de belangrijkste instelling van je hele systeem. Je wimperstyliste doet geen peelings. Je huidspecialist raakt geen nagels aan.

Wat je nodig hebt is een koppeling per behandeling naar de mensen die hem mogen uitvoeren. De boekingspagina gebruikt die koppeling vervolgens om alleen tijden te tonen waarop er iemand is die het kan.

• Per behandeling aanvinken wie hem uitvoert.
• Een klant met een voorkeur kan die persoon kiezen.
• Een klant zonder voorkeur krijgt iedereen te zien die het mag doen.
• Vrije dagen en ziekte halen die tijden meteen uit het boekingsscherm.
• Iemand die een behandeling erbij leert, zet je met één vinkje aan.

Zonder die koppeling krijg je de klassieker: een gezichtsbehandeling geboekt op donderdag, de enige dag dat je huidspecialist er niet is. Je ziet het pas als je woensdagavond je week doorkijkt en dan mag jij gaan bellen.

De cabine is een tweede agenda

Een behandeling heeft twee dingen nodig: iemand die hem doet en een plek waar het gebeurt. De meeste software plant alleen op het eerste. In een salon met één cabine en twee nageltafels loop je daar binnen een week tegenaan.

Huidbehandelingen kunnen niet dubbel, nagelafspraken juist wel. Zit dat onderscheid niet in je systeem, dan zit het in je hoofd. Dat gaat goed tot iemand anders een afspraak inplant.

• Een gezichtsbehandeling bezet de cabine, dus daar past er maar één tegelijk.
• Brows kunnen soms in dezelfde ruimte zodra de stoel vrij is.
• Nagels hebben een tafel nodig en geen bed.
• Een apparaat dat je voor twee behandelingen gebruikt is ook een bezetting.

Vraag bij elke kandidaat of je naast medewerkers ook ruimtes of apparaten kunt inplannen. Kan dat niet, dan is de bekende noodgreep dat je een tweede medewerker aanmaakt die in werkelijkheid de cabine is. Dat werkt, alleen klopt je omzet per medewerker daarna niet meer en heb je bij drie mensen een agenda vol schijnkolommen.

Eén kassa, vier soorten omzet

Aan de balie wil je niet nadenken. Behandeling erop, eventueel een product erbij, klaar. De vraag is wat er daarna met die regel gebeurt.

Je wilt namelijk op een rustige maandag kunnen zien wat elke behandelsoort oplevert per uur dat je ermee bezig bent. Een browslift van veertig minuten kan meer opbrengen dan een gezichtsbehandeling van vijfenzeventig minuten. Dat verandert wat je op je drukste dagen aanbiedt.

• Omzet per behandelsoort en niet alleen een dagtotaal.
• Productverkoop los van behandelingen, want de marge verschilt.
• Btw die vanzelf goed onder de bon terechtkomt.
• Een dagafsluiting waarop contant en digitaal apart staan.

Afrekenen kan bij doolioo zonder pinautomaat. Je laat een QR-code zien op je telefoon, tablet of scherm en je klant rondt de iDEAL-betaling af in haar eigen bankapp. Het geld staat daarna op het Mollie-account dat de salon zelf beheert. Je huurt dus geen apparaat en je betaalt geen opslag per transactie aan een verhuurder. Wat je wel kwijt bent is het iDEAL-tarief van Mollie: € 0,32 per geslaagde betaling voor elke betaling die lukt, peildatum 6 augustus 2026. Zonder smartphone of zonder Nederlandse bankapp valt er niets te scannen, dus houd contant achter de hand.

Voorraad die per behandelsoort anders loopt

Vier behandelsoorten betekent vier manieren waarop spullen opgaan. Lijm gaat op tijd, pigment gaat op kleur, ampullen gaan per behandeling en een flesje gellak krijg je zelden helemaal leeg.

• Wat je verkoopt gaat er bij het afrekenen vanzelf af.
• Wat je tijdens een behandeling verbruikt, boek je zelf af of je schat het.
• Producten met een houdbaarheidsdatum wil je op datum zien en niet alleen op aantal.
• Een kleur die je twee keer per jaar pakt, hoeft niet op je bestellijst te staan.

Kies één moment per maand waarop je telt. Software houdt automatisch bij wat er over de toonbank gaat, de rest blijft mensenwerk, hoeveel vinkjes er ook op een functiepagina staan.

Zo test je de mix in een paar uur

Je hoeft je hele menu niet in te voeren om te weten of het past. Vier behandelingen zijn genoeg, mits je de vier soorten pakt die je echt naast elkaar draait.

1. Maak vier behandelingen aan, één per soort, met de duur die ze bij jou echt hebben.
2. Koppel er twee aan de ene specialist en twee aan de andere.
3. Zet de cabine of de nageltafel erbij als die apart bezet kan worden.
4. Boek jezelf als klant en probeer een gezichtsbehandeling te boeken op de dag dat je huidspecialist vrij is.
5. Reken een behandeling met een product af en kijk of de omzet per behandelsoort terugkomt.

Lukt stap vier wel, dan heb je een probleem gevonden voordat je klant het vindt. Zo’n rondje kost je een middag en je mag er bij doolioo 14 dagen over doen, zonder dat je een betaalmiddel opgeeft. Het inrichten zelf duurt ongeveer een uur. Doolioo verdient hier wat ons betreft een plek in je rijtje, omdat agenda, kassa, klantkaart en voorraad onder één abonnement vallen dat bij één medewerker begint op € 19 per maand. Een boekhoudpakket en een eigen pinautomaat horen daar niet bij. De onderdelen staan op alle functionaliteiten en de agenda op online agenda.