Welke getallen er in een beautysalon naar de boekhouding moeten

Voordat je over koppelen praat is het handig te weten waar het om gaat. In een beautysalon zijn dat er meer dan je zou denken, omdat er naast behandelingen van alles gebeurt aan de balie.

• De omzet uit behandelingen per dag, desgewenst ook uitgesplitst per specialist.
• De omzet uit producten die over de toonbank gaan, want een verkochte serum is iets anders dan een gezichtsbehandeling.
• De manier waarop er betaald is: contant, per bank, vooraf online of met een apparaat.
• Cadeaubonnen die je verkoopt en cadeaubonnen die maanden later worden ingeleverd. Dat zijn twee losse momenten.
• Vooruit betaalde kuren en rittenkaarten, waarbij het geld eerder binnenkomt dan dat de behandeling gebeurt.
• Aanbetalingen op een afspraak, plus wat je met zo’n bedrag doet als iemand niet komt opdagen.

De onderste drie zijn de reden dat een salonboekhouding minder simpel is dan omzet min kosten. Hoe je die precies verwerkt hoort bij je boekhouder thuis en niet bij je softwareleverancier.

Wat de koppeling doet en waar hij ophoudt

Zet het naast elkaar en de verwachtingen worden vanzelf realistischer.

Die rechterkolom is het punt waarop mensen teleurgesteld raken. Een koppeling is een transportband en geen boekhouder. Wat er aan de ene kant verkeerd ingaat komt er aan de andere kant net zo verkeerd uit, alleen sneller en nu elke dag opnieuw.

Wat je boekhouder er werkelijk aan heeft

Hier hoort een eerlijk antwoord bij: soms is het weinig. Dat hangt volledig af van hoe hij vandaag met jouw stukken omgaat. Er zijn drie typen en je herkent de jouwe meteen.

• Hij krijgt nu een maandstaat die jij zelf in elkaar zet. Dan scheelt een koppeling hem overtypwerk en jou het maken van die staat. Dat is winst voor jullie allebei.
• Hij krijgt nu een map met bonnen per kwartaal. Dan is de winst groter dan tijd alleen. Hij ziet je cijfers terwijl het jaar nog loopt en kan iets zeggen op een moment dat je er nog iets mee kunt.
• Hij werkt in een eigen pakket waar jij niet in kunt. Dan heb je aan een koppeling met jouw boekhoudprogramma weinig en is de vraag vooral of hij een uitdraai accepteert en in welk formaat.

De echte opbrengst is zelden het uur dat iemand bespaart. Het is dat je in mei al weet wat maart heeft gedaan, zodat een gesprek over je prijzen of over een tweede behandelplek op cijfers kan gaan in plaats van op gevoel.

Acht vragen die je aan je boekhouder stelt

Stel deze voordat je pakketten gaat vergelijken. Het gesprek duurt een kwartier en het scheelt je een verkeerde keuze.

1. In welk programma voer jij mijn boekhouding? Kan ik daar zelf ook in kijken?
2. Wil je mijn omzet per dag binnenkrijgen of liever in één regel per maand?
3. Hoe wil je dat producten en behandelingen in de cijfers uit elkaar gehouden worden?
4. Welke btw-tarieven gelden voor wat ik aanbied? Verandert daar iets als ik een nieuwe behandeling toevoeg?
5. Hoe wil je cadeaubonnen en vooruit betaalde kuren terugzien?
6. Wat doe ik administratief met een aanbetaling die ik houd omdat iemand niet is gekomen?
7. Als er straks automatisch cijfers binnenkomen, wat hoef ik jou dan niet meer aan te leveren?
8. Reken jij per uur of per boeking? En gaat jouw rekening omlaag als er minder in te tikken valt?

Die laatste is ongemakkelijk en tegelijk de kern. Een koppeling die jouw boekhouder werk bespaart terwijl jij hetzelfde blijft betalen, levert jou tijd op en geen geld. Dat kan prima zijn. Weet alleen welke van de twee je koopt.

Als er geen koppeling bestaat met jouw pakket

De kans is reëel dat jouw boekhoudprogramma en jouw salonsoftware geen kant-en-klare verbinding hebben. Dat is minder erg dan het klinkt, mits je er een vast ritme van maakt.

1. Draai op de eerste werkdag van de maand een omzetoverzicht uit je salonsoftware over de maand ervoor.
2. Spreek af in welk formaat je boekhouder dat wil ontvangen en of hij het zelf kan inlezen of dat hij het overneemt.
3. Zet er een vast kwartier voor in je agenda, op een dag waarop je toch al administratie doet.
4. Bewaar die overzichten daarnaast ook zelf, los van het systeem waar ze uit gekomen zijn.

Eén keer per maand met de hand is bijna net zo goed als elke dag automatisch, zolang het gebeurt. Het verschil zit in de maanden waarin het erbij inschiet. Ken je jezelf daarin, kies dan voor automatisch en niet voor goede voornemens.

Wissel je van pakket, haal je omzetgeschiedenis er dan uit voordat je opzegt. Hoe lang je wat moet bewaren en waar dat mag staan, is opnieuw iets wat je boekhouder in één zin beantwoordt en wij niet.

Hoe dit bij doolioo ligt

Doolioo heeft een koppeling met Moneybird. Werk je daarmee, of overweeg je dat, dan is dat de route waarlangs je verkoopcijfers in je boekhouding terechtkomen zonder dat iemand ze overtikt.

Over koppelingen met andere boekhoudprogramma’s zeggen we hier niets. Dat is geen bescheidenheid maar nauwkeurigheid: een verbinding die er niet is, hoor je niet in een verkoopgesprek tegen te komen. Ga dus na wat er werkelijk klaarstaat voordat je jouw keuze op dit punt laat rusten.

Verder is doolioo geen boekhoudpakket. Wij doen geen aangifte, wij verwerken je inkoopfacturen niet en wij vertellen je niet welk tarief waarvoor geldt. Wat er wel in het abonnement zit is je agenda, online boeken, je klantkaart, je kassa, je voorraad, herinneringen via WhatsApp en een AI-assistent.

In je eentje werken kost € 19 per maand. Komen er collega’s bij, dan is het Salon voor € 39 en bij meerdere vestigingen Studio voor € 89. Het abonnement is maandelijks opzegbaar en wie een jaar vooruit betaalt krijgt 2 maanden cadeau. Proberen kan 14 dagen zonder betaalgegevens, je start op https://www.doolioo.nl/aanmelden/ en de tarieven staan op prijzenpagina.