Waarom dertig namen een andere som opleveren

Een zaak met inloop heeft honderden namen in het bestand en ziet daar per maand een deel van terug. Bij jou is dat omgekeerd. Je bestand is klein en bijna iedereen die erin staat komt deze week nog langs. De noemer van je som is daardoor geen schatting maar een lijstje dat je uit je hoofd kent.

Dat heeft twee gevolgen die tegen elkaar in werken. Het bedrag per klant valt bij jou hoger uit dan bij een zaak die vierhonderd namen over hetzelfde abonnement verdeelt. Het bedrag per sessie valt juist lager uit, want dezelfde klant komt vier of vijf keer per maand terug. Welke van de twee je pakt hangt af van je eigen vraag: kost een klant me te veel of kost een uur werken me te veel.

De som per klant per maand

Reken hem met de aantallen van vorige maand en niet met de aantallen die je hoopt te halen.

1. Neem het maandbedrag van de bedrijfskant, zonder btw als je die terugvraagt.
2. Deel dat door het aantal klanten dat vorige maand minstens een sessie had. Namen die een halfjaar stilstaan horen niet in de noemer.
3. Deel die uitkomst door het aantal sessies dat een klant gemiddeld per maand doet. Bij wekelijkse klanten is dat vier en niet vier en een half, want er valt altijd een week uit.
4. Zet het tweede abonnement erbij en zoek uit of dat per trainer, per actieve klant of per maand wordt gerekend.
5. Tel de twee bedragen per klant bij elkaar op. Dat getal leg je naast andere aanbieders.

Wat je hier uitrekent is geen vergelijkingscijfer voor de hele markt. Het is jouw getal, met jouw aantallen erin. Twee trainers met hetzelfde abonnement komen op verschillende uitkomsten, simpelweg omdat de een dertig klanten heeft en de ander achttien.

Het tweede abonnement beweegt met je drukte mee

De bedrijfskant is bij de meeste aanbieders een vast bedrag. De coachingskant is dat vaak niet. Daar wordt gerekend per trainer of per klant die je in die maand actief hebt staan. Dat verschil bepaalt hoe je totaal zich gedraagt als je groeit en als het even stil is.

Kijk vooral naar die laatste rij. Een vast bedrag wordt per klant goedkoper naarmate je bestand groeit. Een bedrag per actieve klant blijft per klant hetzelfde, hoe groot je ook wordt. Voor een trainer die van twintig naar veertig klanten gaat is dat het verschil tussen een post die stilstaat en een post die verdubbelt.

Wat er verandert als er een tweede trainer bij komt

Hier springt je rekening en dat is het moment waarop mensen gaan narekenen. Bij een vast bedrag per pakket ga je in een keer naar het teamtarief, ook als die tweede trainer twee dagen werkt. Of dat gunstig uitpakt hangt niet af van de sprong zelf maar van het aantal klanten dat erbij komt.

De middelste rij is de vervelende. Een trainer die twee dagen meewerkt brengt zelden een half bestand mee, dus je bedrag per klant gaat tijdelijk omhoog. Dat trekt weer recht zodra zijn agenda vol raakt. Vraag bij elke aanbieder na of een deeltijdtrainer als hele plek meetelt, want bij een tarief per persoon is dat de vraag waar het om gaat.

De maanden waarin er minder gebeurt

In juli en augustus valt een deel van je klanten weg en rond de kerst gebeurt hetzelfde. Je vaste lasten doen niet mee met die dip. Bij een paar tientjes per maand is dat geen ramp, alleen hoort het wel in je jaarsom te staan.

• Reken met twaalf maanden en niet met tien, ook als je twee maanden half dicht zit.
• Kijk of je een klant op pauze kunt zetten en of dat bij een tarief per actieve klant iets scheelt.
• Vraag wat het kost om zo iemand in september weer aan te zetten.
• Kijk of vooruitbetalen per jaar iets oplevert en waar je dan aan vastzit.

Bij ons scheelt betalen per jaar 2 maanden. Maandelijks betalen kan ook en dan geldt een opzegtermijn van maandelijks opzegbaar. Reken die keuze door op je stilste kwartaal, want vooruitbetalen loont alleen als je zeker weet dat je in die maanden nog met dezelfde software werkt.

Vier vragen die over de rekenregel gaan

Deze vier stel je aan iedere aanbieder, ons inbegrepen. Ze gaan niet over functies maar over de regel waarmee je factuur wordt opgebouwd.

• Wie telt mee als gebruiker: alleen trainers met een eigen inlog of ook iemand die alleen de agenda inkijkt?
• Wanneer heet een klant actief: zodra hij in het systeem staat of zodra hij die maand een sessie had?
• Zit er een bedrag per boeking of per nieuwe naam in? Zo ja, waarover wordt dat gerekend?
• Wat gebeurt er als je over een grens van je pakket gaat: ga je automatisch naar het volgende of blijft het staan tot er iemand belt?

Schrijf de antwoorden op een regel per aanbieder. Twee prijslijsten die op elkaar lijken kunnen na deze vier vragen twintig euro per maand uit elkaar liggen. Dat verschil zie je pas in je vierde factuur.

Wat doolioo per klant per maand kost

Voor de bedrijfskant is het bij ons € 19 per maand voor een trainer die alleen werkt. Zodra er collega’s meedraaien is het € 39, ongeacht hoeveel klanten er in je bestand staan. Bij dertig vaste klanten komt dat neer op ruim zestig cent per klant per maand en er gaat niets extra af per sessie of per nieuwe naam. Voor de coachingskant reken je een tweede bedrag bij, want schema’s en voortgang maken wij niet.