Vier routes naar een afspraak

Begin niet bij de vraag of iets online mag, maar bij de vraag welke route erbij hoort. Er zijn er vier en de meeste salons gebruiken ze alle vier.

1. Rechtstreeks. Iemand kiest, vult naam en nummer in en de afspraak staat.
2. Rechtstreeks met een screeningvraag. Dezelfde route, maar bepaalde antwoorden gaan naar jou in plaats van naar de bevestiging.
3. Pas na een voorwaarde. De behandeling komt vrij zodra er een allergietest of een intake is geweest. Die voorwaarde is zelf gewoon te boeken.
4. Alleen op aanvraag. Er valt geen tijd te kiezen. Iemand laat gegevens achter en jij prikt het moment.

Route drie is de belangrijkste en de minst bekende. Daarmee laat je iets wat niet zomaar boekbaar is tóch zelfstandig lopen, door de voorwaarde als korte aparte afspraak aan te bieden.

Welke behandeling welke route krijgt

Loop je eigen behandelingslijst langs en zet er een cijfer van één tot vier achter. Hieronder staat hoe dat er in een salon met een breed aanbod uit kan zien.

Wat opvalt is hoe weinig behandelingen echt in die vierde categorie horen. Meestal zijn dat er twee of drie. De rest geef je vrij zodra de voorwaarde zelf boekbaar is.

De allergietest als eigen afspraak

Een test die alleen telefonisch te regelen is houdt je hele wimper- en verfaanbod uit de lucht. Zet hem daarom als gewone regel op je pagina, met een eigen naam en duur.

• Geef hem tien minuten en plan er geen cabine voor in, want hij kan aan de balie.
• Zet hem gratis of voor een klein bedrag dat je verrekent met de behandeling zelf.
• Laat de eerstvolgende vrije dag minimaal twee dagen vooruit liggen, dan klopt de wachttijd vanzelf.
• Leg de datum vast op de klantkaart en niet alleen in de afspraak.
• Spreek voor jezelf af hoe lang een test geldig blijft en houd je daaraan.
• Test opnieuw zodra je van merk of van product wisselt, want dat is een andere samenstelling.

Schrijf bij de behandeling zelf in één regel waarom die test er is en wanneer hij moet plaatsvinden. Dan snapt iemand waarom ze niet meteen kan kiezen wat ze zocht.

Het formulier dat vóór de afspraak binnen is

Een intakeformulier dat je in de cabine op papier laat invullen kost je tien minuten behandeltijd en levert korte antwoorden op, want de klant ligt al half op de bank.

Stuur hem mee met de bevestiging. Dan lees je de antwoorden voordat iemand binnen is en kun je de behandeling aanpassen of afzeggen zonder dat er iemand voor niets komt.

• Wat wil je laten behandelen en waar loop je nu tegenaan.
• Gebruik je medicijnen of heb je die de afgelopen maanden gebruikt.
• Ben je zwanger of geef je borstvoeding.
• Ben je de laatste twee weken in de zon of onder de zonnebank geweest.
• Heb je eerder een reactie gehad op een product of een behandeling.
• Zijn er huidaandoeningen waar ik rekening mee moet houden.

Stuur dit formulier alleen mee bij de behandelingen waar het over gaat. Wie brows komt laten doen hoeft geen vragenlijst over zuren te lezen. Anders vult ze hem niet in en leert ze het te negeren.

De screeningvraag die iemand op tijd tegenhoudt

Bij route twee staat er tijdens het boeken een vraag die maar één ding hoeft te doen: de gevallen eruit halen waarbij jij wilt meekijken. Houd het bij één of twee, want elk extra veld kost je boekingen.

• Bij een refill: wanneer is je vorige set gezet. Ligt dat te ver terug, dan is het nieuw werk met een andere duur.
• Bij huidbehandelingen: gebruik je nu een middel op recept voor je huid. Een ja stuurt de aanvraag naar jou.
• Bij massage: ben je zwanger. Dat verandert de behandeling en soms de houding waarin je werkt.
• Bij alles met licht: ben je de laatste twee weken in de zon geweest.
• Bij een eerste bezoek: ken je ons al. Zo weet je of er tijd bij moet voor kennismaken.

Laat een antwoord dat jou niet bevalt niet uitlopen op een foutmelding maar op een vriendelijke regel dat je even contact opneemt. Wie wordt tegengehouden zonder uitleg komt niet terug.

Als iemand toch het verkeerde boekt

Het gebeurt, ook als je alles goed hebt neergezet. Iemand boekt een refill terwijl haar wimpers er al drie maanden uit zijn, of ze kiest een peeling terwijl ze net van vakantie komt.

1. Bel zodra je het ziet en niet op de dag zelf, want dan kun je de plek nog verkopen.
2. Leg in één zin uit waarom het zo niet kan en bied meteen iets anders aan.
3. Zet de afspraak om naar de juiste behandeling of naar een intake en houd de tijd vast.
4. Noteer op de kaart wat er misging. Gebeurt het twee keer, dan ligt het aan je tekst.
5. Pas de omschrijving op je pagina aan zodra je dezelfde vergissing drie keer hebt gezien.

Reken er niet meteen kosten voor. Een verkeerde boeking is bijna altijd een misverstand over je pagina. Bewaar je annuleringskosten voor mensen die zonder bericht wegblijven.

Wat dit je oplevert

Zaken die dit één keer goed neerzetten merken drie dingen. Er komt meer binnen buiten openingstijden, omdat er meer is vrijgegeven dan eerst. Er zijn minder verrassingen in de cabine, omdat de antwoorden al klaarliggen. En de telefoon blijft over voor gesprekken die er echt toe doen.

Het inrichten kost je een avond. Je loopt je behandelingslijst langs en zet er per regel een route achter.

Hoe je dit in doolioo neerzet

In doolioo stel je per behandeling in wat er gevraagd wordt bij het boeken en hoe ver vooruit iemand mag kiezen. Een korte afspraak zoals een allergietest of een intake zet je als eigen regel op je pagina, in de volgorde die bij jouw werkwijze past.

De boekingspagina, de agenda en de klantkaart hangen aan dezelfde gegevens. De datum van een test staat dus op de kaart waar ook de behandelhistorie staat. Dat is precies de plek waar je hem zoekt terwijl er iemand voor je staat.

Solo is € 19 per maand voor één specialist. Werk je met collega’s, dan wordt het Salon voor € 39. Bij meer dan één adres is Studio voor € 89 de plek, tot tien vestigingen. Er komt niets bij per boeking of per nieuwe klant. Betaal je per jaar, dan tellen 2 maanden niet mee. Wij vinden doolioo hier een verdedigbare keuze, om twee redenen: je pagina toont alleen jouw zaak en wie erop boekt blijft klant van jouw salon. Meedraaien mag 14 dagen zonder kaartgegevens. Meer staat op online boeken.