Eén: je klantgegevens meenemen

Dit is het grootste blok en het wordt altijd te licht ingeschat. Uit een schrift overtypen kost je ruwweg een avond per honderd klanten.

Kom je uit een ander systeem, vraag dan eerst om een uitdraai van je bestand en kijk wat je terugkrijgt voordat je iets anders doet. Wat eruit komt bepaalt namelijk hoeveel handwerk er nog volgt.

• Naam, telefoonnummer en mailadres komen er meestal netjes uit.
• De afsprakengeschiedenis komt er soms uit en soms niet. Dat is het verschil tussen een lege klantkaart en een die je op maandagochtend iets vertelt.
• Vrije notities komen er zelden geordend uit. Juist daar staat bij jou het huidtype, de allergie en welk product niet gebruikt mag worden.
• Tegoeden van kuren en rittenkaarten komen er vrijwel nooit uit. Die neem je met de hand over en je wilt niet dat er een sessie zoekraakt.
• Ingevulde intakeformulieren komen er hoogstens als los bestand uit en hangen daarna niet meer aan de juiste klant.

Werk in blokken van dertig klanten en begin bij de mensen die de komende maand al een afspraak hebben staan. Die heb je het eerst nodig en de rest kan rustig aangroeien terwijl je gewoon doorwerkt.

Twee: je behandelmenu opbouwen zoals je echt werkt

Je prijslijst en je agenda zijn twee verschillende dingen. Op je prijslijst staat zestig minuten gezichtsbehandeling en in werkelijkheid ben je vijfenzeventig minuten bezig, inclusief omkleden, opruimen en nog even nakletsen bij de deur.

1. Schrijf per behandeling de werkelijke duur op. Meet hem een week lang in plaats van hem te schatten.
2. Splits die duur in klaarzetten, behandelen en opruimen als je systeem dat toelaat.
3. Koppel elke behandeling aan de ruimte waar hij gebeurt.
4. Geef aan wie hem mag uitvoeren, want niet iedereen in je team doet alles.
5. Zet erbij welke behandelingen een nieuwe klant zelf mag boeken en welke pas na een intake.

Die laatste regel is het zetstuk van je hele online agenda. Laat je hem weg, dan staat er binnen twee weken iemand voor een behandeling waar je haar eerst over had willen spreken. Dan ben je een uur kwijt dat je niet had.

Doe dit voordat je je boekingslink deelt. Achteraf een behandeling van je menu halen die klanten al gevonden hebben levert meer uitleg op dan het waard is.

Drie: je team en wie wat ziet

Zodra er een tweede paar handen meewerkt, wordt een notitie bij een klant ook iets van iemand anders. Dat regel je één keer goed en daarna nooit meer.

• Wie mag een prijs aanpassen op de bon en wie niet.
• Wie mag een afspraak verwijderen in plaats van hem te verzetten.
• Wie ziet de omzetcijfers van de dag en wie alleen de eigen kolom.
• Wie kan de notities lezen die een collega bij haar vaste klant heeft gezet.
• Wat er gebeurt met het account van iemand die vertrekt, plus de vraag bij wie haar klanten dan terechtkomen.

Die laatste is de vervelendste om te bedenken en de belangrijkste om vast te leggen. Spreek af dat notities bij de klant horen en niet bij de specialist, dan blijft er iets staan als er iemand weggaat.

Loop dit een keer samen met je team door in plaats van het alleen te bedenken. Je hoort dan meteen wat mensen wel en niet van elkaar willen zien en dat gesprek scheelt later ergernis.

Vier: foto's, toestemming en bewaartermijn

In een beautysalon leg je meer vast dan een telefoonnummer. Een opname van voor en na, een genoteerde allergie en een ingevuld intakeformulier zijn gegevens waar je zorgvuldig mee omgaat.

• Vraag toestemming voor een opname en noteer wanneer je die hebt gekregen en waarvoor hij geldt.
• Spreek af wie in je zaak bij die opnames kan en op welk apparaat ze staan.
• Bepaal hoe lang je gegevens bewaart van een klant die al twee jaar niet is geweest.
• Vraag je leverancier om een verwerkersovereenkomst en vraag waar je gegevens worden opgeslagen.
• Kijk of je een klant haar eigen gegevens kunt geven als ze erom vraagt, plus hoe lang dat duurt.

Loop dit onderdeel door voordat je je eerste foto maakt en niet als je er al vierhonderd hebt. Achteraf toestemming ophalen bij klanten die je een jaar niet gezien hebt is een klus waar je nooit aan begint.

Vijf: de overstapdag inplannen

Een overstap is een dag en geen moment. Zet hem in je agenda alsof er een klant staat, anders schuift hij eeuwig door.

1. Kies een maandag na een rustige zondag en niet de ochtend na je drukste zaterdag.
2. Zet twee weken van tevoren je nieuwe boekingslink klaar en deel hem nog niet.
3. Draai één week dubbel: alles wat binnenkomt zet je in allebei de agenda’s.
4. Kies één moment waarop het oude boek dichtgaat en houd je daar ook echt aan.
5. Laat je vaste klanten in één bericht weten dat er een nieuwe link is en wat er voor hen verandert.

Plan die eerste week vijf procent minder afspraken dan normaal. Alles gaat een tikje trager en dat is prima zolang je er ruimte voor hebt ingebouwd.

Zeg je oude abonnement pas op als je nieuwe agenda een volle week zonder gedoe heeft gedraaid. Twee weken dubbel betalen is goedkoper dan terug moeten.

Hoe doolioo zich tot deze vijf verhoudt

Wij zijn zelf aanbieder, dus we hebben er belang bij dat jouw overstap bij ons uitkomt. Daarom staat hierboven geen enkele stap die alleen bij ons werkt: de vijf klussen doe je bij elk pakket dat je kiest.

Wat wij erover kunnen zeggen: doolioo draait in de browser, het is Nederlandstalig en de hulp is dat ook. Het abonnement bevat de kassa, de klantkaart, de voorraad, het boeken via internet, de agenda, een AI-assistent en herinneringen via WhatsApp. Er wordt geen commissie per boeking gerekend en er is geen bedrag per nieuwe klant, want wij zijn geen marktplaats. Wil je online laten afrekenen, dan loopt dat via het eigen Mollie-account van je salon.

Je kunt de vijf klussen gewoon tijdens je proefperiode van 14 dagen uitvoeren, zonder dat je een betaalmiddel opgeeft. Wat het daarna kost staat op prijzenpagina en hoe wij naast andere pakketten staan lees je in salonsoftware vergelijken.