Wat er in een beautysalon allemaal op een bon terechtkomt

Een bon van een schoonheidssalon is zelden een regel. Op een donderdagmiddag ziet hij er zo uit.

• De behandeling zelf, met de duur en de prijs die in je agenda stonden.
• Een toeslag omdat het uitliep, of juist een korting omdat je klant een kuur afneemt.
• Een product dat ze meeneemt, zoals een pot masker of een doosje ampullen.
• Een tweede behandeling bij een collega, als ze na de brows ook bij de nagelstyliste zat.
• Een cadeaubon die ze inlevert of er juist een koopt voor haar zus.
• Een aanbetaling van bij het boeken die van het totaal af moet.

Zes soorten regels op een papiertje. Een kassa kan ze prima tonen. Het knelpunt is dat ze achteraf uit elkaar moeten, want een product is een andere soort omzet dan een behandeling en een cadeaubon is op de dag van verkopen nog helemaal geen omzet.

De tarieven achter de regels

Hier komt de btw om de hoek kijken. In de meeste beautysalons valt vrijwel alles onder het hoge tarief, van gezichtsbehandeling tot serum. Daardoor voelt splitsen overbodig, tot er iets tussen zit dat anders ligt.

• Werk je samen met een medisch pedicure of een huidtherapeut, dan kan een deel van dat werk vrijgesteld zijn.
• Verhuur je een cabine aan een zelfstandige, dan is die huur een eigen soort omzet.
• Bij een cadeaubon draait het om de vraag wanneer de btw valt: bij verkoop of bij inwisselen. Dat hangt af van het soort bon.
• Een aanbetaling die je maanden eerder ontving hoort bij het moment van ontvangen en niet bij de dag van de behandeling.

Wat je software wel moet doen is per regel het tarief vasthouden en je dagtotalen per tarief bij elkaar optellen. Zolang dat klopt kan je boekhouder de rest.

De dagafsluiting en de drie stapels die moeten kloppen

Aan het eind van de dag leg je naast elkaar wat je kassa zegt en wat er werkelijk is. In een salon waar klanten met een code afrekenen zijn dat drie stapels in plaats van een.

1. Het contante geld. Dat tel je en dat leg je naast het contante totaal van je kassa. Loopt het niet gelijk, dan is er een bon verkeerd afgesloten of is er wisselgeld blijven liggen.
2. De betalingen die gescand zijn. Elk bedrag is op het moment zelf al bevestigd op je scherm, dus dit is een controle en geen telling. Je kijkt of er geen bon als contant is weggeschreven terwijl er gescand werd.
3. Het apparaat dat er misschien nog staat. Houd je een terminal aan voor klanten zonder bankapp, dan draai je daar zoals altijd je eigen overzicht van.

Die middelste stapel is korter geworden dankzij het scannen zelf. Er verschijnt een QR-code op het schermpje dat al in je hand ligt en je klant tikt de iDEAL-betaling af in haar bankapp. Het bedrag gaat naar het Mollie-account van de zaak, dus die stapel is geteld voordat je begint. Twee dingen blijven aandacht vragen. Op dat account wordt het tarief van Mollie ingehouden, € 0,32 per geslaagde betaling per betaling die slaagt, stand van 6 augustus 2026. Het bijschrijven gebeurt bovendien in batches, dus je bankafschrift van vandaag hoeft niet je dagtotaal van vandaag te zijn.

De voorraad die met elke bon meeschuift

Nu het stuk waar veel salons hun kassa niet voor gebruiken, terwijl het niets extra’s kost. Een product als artikel aanslaan is dezelfde handeling als het afboeken ervan.

• Na een maand weet je welke artikelen echt lopen. Meestal blijken dat er vier of vijf te zijn van de dertig die je hebt staan.
• Je bestellijst vult zichzelf, mits je per artikel een ondergrens opgaf.
• Je weet wat er ligt zonder in de kast te kijken.
• Bij een retour gaat het aantal weer omhoog, tenminste als je de bon terugdraait in plaats van een nieuw bedrag in te tikken.

Wat niet meeschuift is alles wat je zelf opmaakt. De pot masker waarvan je vijftien behandelingen doet passeert de kassa nooit, terwijl hij wel in je kast staat en wel geld heeft gekost. Daar heb je een eigen moment voor nodig, bijvoorbeeld het aanbreken van een nieuwe verpakking.

Waar een salonkassa in de praktijk op vastloopt

Deze vijf staan zelden op een functielijst en bepalen wel of je kassa prettig werkt.

1. Twee specialisten op een bon. Kun je de brows bij de een zetten en de nagels bij de ander, zonder twee losse bonnen?
2. Een kuur van vijf behandelingen die vooruit betaald is. Waar valt de omzet: op de betaaldag of bij elke sessie?
3. Een tegoed dat al twee jaar openstaat. Zie je ergens een lijst van wat er nog uitstaat?
4. Een bon die na sluitingstijd nog gecorrigeerd moet worden. Kan dat zonder de dag opnieuw af te sluiten?
5. Een klant die een deel contant betaalt en de rest scant. Kan een bon twee betaalwijzen aan?

Loop ze in een proefperiode na en schrijf op welke er niet uitkomen. Twee die niet lukken is geen ramp, zolang het niet de twee zijn die bij jou wekelijks voorbijkomen.

Hoe kassa en voorraad bij doolioo samenhangen

Bij doolioo is de kassa geen aparte module met een eigen factuur. Hij hoort bij hetzelfde abonnement als het online boeken, je agenda, je klantkaart en je voorraad. Afrekenen begint bij de afspraak die er al stond in je agenda en wat je als artikel op de bon zet verlaat je voorraad.

Betalen gaat met een code op je scherm, met contant geld of via een terminal die er al stond. Je dagoverzicht houdt die manieren uit elkaar. Voor een zaak waar de kassa de spil van de dag is vinden wij doolioo een verstandige kandidaat, met een heldere reden: na het afsluiten van een bon hoef je niets over te zetten naar een tweede programma. Het abonnement begint bij € 19 per maand voor Solo, loopt via € 39 voor Salon en eindigt bij € 89 voor Studio met tien vestigingen. Wie het hele jaar in een keer voldoet krijgt 2 maanden cadeau.

Een eigen pinautomaat leveren wij niet en boekhouden doen wij ook niet. Wil je zien of deze manier van afsluiten bij jouw dag past, werk dan 14 dagen met het hele pakket zonder betaalgegevens op te geven, via https://www.doolioo.nl/aanmelden/. De actuele bedragen staan op prijzenpagina.