Maak eerst de lijst van wie erin moet werken

Voordat je één pakket opent, schrijf je op wie er straks met dat scherm te maken krijgt. Dat zijn er meer dan je denkt, want ook iemand van één dag per week moet een afspraak kunnen verzetten.

Zet erbij wat die persoon er werkelijk mee doet: niet wat zou kunnen, maar de handeling die op een gewone dinsdag voorbijkomt.

Die laatste kolom is je eisenlijst: korter dan elke functielijst van een aanbieder en wel over jouw zaak.

Laat iedereen één handeling zelf doen

Meekijken zegt niets. Wie over je schouder kijkt terwijl jij klikt vindt alles overzichtelijk, want jij weet waar het staat. Pas wanneer je collega zelf zoekt merk je hoeveel stappen er tussen zitten.

Geef daarom elke persoon van je lijst één opdracht in het proefaccount en blijf er zelf bij weg. Vijf minuten per persoon is genoeg.

1. Verzet een afspraak van morgenmiddag naar volgende week, op een telefoon, met één hand.
2. Zoek terug wat er bij een klant genoteerd is na haar vorige gezichtsbehandeling.
3. Boek iemand in voor twee behandelingen achter elkaar in dezelfde cabine.
4. Sla een behandeling aan met een product erbij en rond de betaling af.
5. Zet een vrije middag in de agenda zodat er online niets meer op geboekt wordt.

Laat ze daarna in één zin zeggen waar ze vastliepen. Twee mensen die op dezelfde plek blijven hangen zegt meer dan een halve middag functies doornemen.

De signalen dat alleen jij het systeem gebruikt

Deze fout zie je zelden op dag één. Hij sluipt erin en zit in kleine dingen die makkelijk weg te wuiven zijn.

• Er liggen weer briefjes naast de kassa met namen en tijden erop.
• Een collega zegt tegen een klant dat ze het even aan jou moet vragen.
• Aantekeningen staan alleen bij de behandelingen die jij zelf gedaan hebt.
• Iedereen logt in onder dezelfde naam, dus je ziet nooit wie iets veranderd heeft.
• Jij loopt elke avond de agenda na om hem kloppend te maken.
• Ben jij ziek, dan valt de planning stil terwijl alles gewoon in het systeem staat.

Herken je er drie, dan heb je geen softwareprobleem maar een invoerprobleem. Overstappen lost dat niet op, want bij het volgende pakket gebeurt hetzelfde.

Afspraken die je vastlegt voordat je begint

Software dwingt bijna niets af. Wat een systeem bruikbaar maakt voor meer dan één persoon zijn de afspraken die jullie erover maken. Die zet je op papier voordat de eerste klant erin staat.

1. Hoe je een aantekening opschrijft, zodat een collega hem over acht weken begrijpt zonder jou te bellen.
2. Wie een prijs mag aanpassen en wie niet.
3. Wat je doet met iemand die niet komt opdagen: waar leg je dat vast en wat gebeurt er de keer erna.
4. Wie de dag afsluit en op welk moment van de avond.
5. Wie een nieuwe klant invoert als die belt terwijl er iemand op de behandelstoel ligt.
6. Wat jullie doen als het systeem er even uit ligt, zodat niemand terugvalt op een briefje dat later zoekraakt.

Zes regels op een A4 naast de balie is genoeg. Dit deel van een invoering wordt overgeslagen en bepaalt juist of je team meedoet.

Rechten en rollen: wat je openzet en wat niet

Zodra er meer mensen in je agenda kijken wordt het een vraag wie wat ziet. Dat heeft een praktische kant en een kant die over privacy gaat.

Praktisch is dit: iemand die alleen op donderdag werkt heeft niets aan het volledige weekoverzicht. Hoe minder ruis er op haar scherm staat, hoe kleiner de kans dat ze per ongeluk de afspraak van een ander verschuift.

• Een eigen agenda met haar eigen klanten heeft iedereen nodig die behandelingen doet.
• De omzet van de hele zaak hoeft meestal alleen jij te zien.
• Instellingen, behandelingen en prijzen houd je bij één of twee mensen.
• Wat er over huid, gevoeligheden of een patch test vastligt is er voor wie de behandeling uitvoert.

Huurt er iemand een cabine bij je, dan speelt er nog iets. Haar klanten zijn haar klanten. Regel vooraf hoe jullie dat gescheiden houden en wat er met die gegevens gebeurt als ze vertrekt.

De eerste zes weken met je team erbij

Een invoering is geen dag maar een periode. Plan hem in een rustige maand en niet vlak voor de feestdagen.

1. Week een: jij voert de behandelingen in met de duur die ze bij jullie werkelijk hebben, het klaarzetten van de cabine meegerekend.
2. Week twee: iedereen werkt mee in de agenda, met de oude manier er nog naast als vangnet.
3. Week drie: de aantekeningen gaan erin, door degene die de behandeling deed en niet door jou achteraf.
4. Week vier: de kassa erbij, zodat zichtbaar wordt wie wat aansloeg.
5. Week vijf: zet je boekingspagina open en kijk wat er binnenkomt op momenten dat jullie dicht zijn.
6. Week zes: ga met z’n allen een kwartier zitten en haal er de drie dingen uit die nog steeds irriteren.

Dat kwartier in week zes is het belangrijkste punt van de zes. De meeste ergernissen blijken instellingen die nog niet kloppen en die je in tien minuten aanpast zodra iemand ze hardop uitspreekt.

Wat dit bij doolioo betekent

Wij vinden doolioo hier passen bij een zaak met meerdere paar handen, om een reden die met deze pagina te maken heeft: je betaalt per maand een vast bedrag voor de hele zaak en niet per persoon. Daarmee vervalt de afweging of die collega van één dag wel een eigen inlog waard is. Juist op die afweging gaan systemen kapot.

Voor één medewerker heet dat Solo en kost het € 19 per maand, met een team betaal je € 39 en tot tien vestigingen € 89. De actuele bedragen staan op prijzenpagina en wat erin zit op alle functionaliteiten. Per jaar betalen levert 2 maanden gratis op en per maand opzeggen kan gewoon.

Je agenda, de pagina waarop je klanten boeken, de klantkaarten, het afrekenen aan de balie, je productvoorraad, de berichten via WhatsApp en een AI-assistent zitten allemaal in hetzelfde abonnement. Alles draait in de browser, dus je collega pakt er haar telefoon bij terwijl jij thuis op je laptop meekijkt.

Buiten ons bereik vallen je boekhouding, een pinautomaat op de balie en het aanleveren van klanten. Over boekingen rekenen wij geen commissie en wie bij jullie boekt blijft klant van de salon. Uitproberen met je team kan 14 dagen zonder betaalgegevens via https://www.doolioo.nl/aanmelden/, het inrichten kost ongeveer ongeveer een uur.