Doolioo kennisbank · Salon software
Software met online afsprakenboek voor salons
Een afsprakenboek gebruik je twee keer: vooruit om te plannen en achteruit om iets op te zoeken. Over dat vooruit gaat bijna alles wat je over software leest. Dit stuk gaat over het achteruit kijken, want dat is waar een digitaal boek echt iets kan wat een papieren boek nooit kon. En het gaat over het moment waarop je durft te stoppen met dat papieren boek naast je nieuwe systeem leggen.
In het kort
Een online afsprakenboek is je agenda in de browser, waarin elke afspraak bewaard blijft en aan de klant gekoppeld staat. Het verschil met een papieren boek merk je bij het terugzoeken. Je ziet op naam wanneer iemand kwam, wat er gedaan is en door wie. Daarnaast kun je filteren op een behandeling of op een periode die jij kiest. In een papieren boek lukt dat alleen door te bladeren en in de praktijk doet niemand dat. Laat het papier trouwens niet meteen los: draai twee weken allebei, print elke ochtend je dag en leg die bij de balie voor het geval het internet uitvalt. Doolioo biedt zo’n afsprakenboek vanaf € 19 per maand, in de browser en op elk apparaat.
- Online afspraken
- Salon software
- Nederlandse markt
Het papieren boek heeft één onverslaanbare eigenschap: het doet het altijd. Geen inloggen, geen wifi, geen wachtwoord dat verlopen is. Dat is ook precies de reden waarom het in veel salons nog onder de balie ligt terwijl de software er al een jaar staat.
De vraag is niet of papier betrouwbaar is. Dat is het. De vraag is wat je ermee kunt op het moment dat je iets wilt weten over een klant die drie maanden geleden bij je was.
De vragen die je aan je boek stelt
Een salonhouder stelt zonder erbij na te denken tientallen vragen per week aan haar agenda. De meeste ervan gaan over het verleden en juist die zijn in een papieren boek onbeantwoordbaar.
| Wat je wilt weten | Waar je kijkt | Waarvoor je het gebruikt |
|---|---|---|
| Wanneer was zij hier voor het laatst | De historie op haar kaart | Beoordelen of een refill nog zin heeft |
| Bij wie zat zij de vorige keer | De afspraak zelf | Haar bij dezelfde specialist inboeken |
| Hoeveel gezichtsbehandelingen deed je in mei | Filter op behandeling en maand | Zien of een aanbod werkelijk loopt |
| Wie zegde dit kwartaal drie keer af | De afzeggingen per klant | Besluiten of je vooruit laat betalen |
| Wanneer deed je de laatste allergietest bij haar | De datum bij die afspraak | Vaststellen of je opnieuw moet testen |
| Welke dagdelen bleven leeg | Het weekoverzicht | Je openingstijden bijstellen |
| Wat betaalde zij de vorige keer | De bon onder de afspraak | Een vraag over de prijs beantwoorden |
Loop deze rij eens langs en kruis aan welke je deze maand al hebt willen weten. In de meeste salons zijn dat er vier of meer. In een papieren boek kostte elk antwoord je tien minuten bladeren of je liet het gewoon zitten.
Terugzoeken moet in seconden kunnen
Een archief dat je niet snel doorzoekt is geen archief maar een stapel. Beoordeel een pakket daarom niet op wat het bewaart maar op hoe snel je erbij komt terwijl er iemand voor je staat.
- Zoeken op een deel van een achternaam, ook als je de spelling niet zeker weet.
- Zoeken op een stuk telefoonnummer, want dat weten mensen vaker uit hun hoofd.
- Filteren op behandeling over een zelfgekozen periode.
- Een afspraak uit een afgelopen jaar openen en zien wie hem uitvoerde.
- Zien of iemand kwam opdagen, op tijd afzegde of zonder bericht wegbleef.
Dat laatste is een veld dat je zelf moet invullen en dat bijna iedereen overslaat. Wen jezelf aan om het bij het opruimen van de cabine even aan te tikken, dan heb je over een jaar een beeld waar je iets aan hebt.
Hoe lang je het bewaart en wat je mag vastleggen
Een digitaal boek bewaart alles vanzelf en dat is niet automatisch een voordeel. Alles wat je vastlegt moet je ook kunnen verantwoorden als een klant ernaar vraagt.
Houd de afspraakgegevens bij wat met de behandeling te maken heeft: de datum, de behandeling, de specialist, het bedrag en wat je nodig had om het werk goed te doen.
Spreek voor jezelf een termijn af waarna je klanten die niet meer komen opruimt. Drie jaar zonder bezoek is voor de meeste salons een redelijk moment om een kaart te sluiten.
Het papieren boek loslaten in vier stappen
De overstap mislukt bijna altijd op dezelfde manier: je zet het systeem aan, houdt het boek erbij voor de zekerheid en na twee maanden staat de helft van je afspraken nog steeds alleen op papier.
- Kies een startdatum en zet vanaf die dag alles alleen nog in het systeem, ook de afspraken die je telefonisch aanneemt.
- Neem de al geplande afspraken van de komende zes weken over uit je boek en verder niets.
- Houd het boek twee weken dicht naast je als vangnet zonder er iets in te schrijven.
- Print elke ochtend je dagoverzicht en leg dat bij de balie.
- Berg het boek na die twee weken op in een lade die je niet dagelijks opentrekt.
Die derde stap is de belangrijkste. Zolang je nog in het boek schrijft heb je twee waarheden en dan wint het papier, want dat ligt het dichtst bij je hand.
De angst die erachter zit
Wat mensen tegenhoudt is niet het systeem maar de gedachte dat alles weg is als de techniek hapert. Die zorg is terecht en er is een simpel antwoord op.
- Je geprinte dagoverzicht dekt de uren waarin je niet bij het systeem kunt.
- Een cloudpakket staat niet op de computer in je salon, dus een kapot apparaat kost je niets.
- Je komt er ook bij op je telefoon en die heeft een eigen verbinding als de wifi wegvalt.
- Bij een storing van een paar uur schrijf je op een blaadje en tik je het daarna in.
- De gegevens staan op een server met back-ups, niet in één boek dat kan verdwijnen.
Zet daar tegenover wat er gebeurt als je papieren boek nat wordt, in de vuilnis belandt of gewoon zoek is. Dan is er geen tweede versie en ook geen manier om terug te halen wie er volgende week zou komen.
Wat je nog wel op papier houdt
Niet alles hoeft het scherm op. Er zijn twee dingen die in de meeste salons prima op papier blijven staan en die je jezelf niet hoeft af te leren.
Het eerste is je dagoverzicht, dat je ’s ochtends uitprint en waarop je met een pen krast. Het tweede is een getekende toestemming of een ondertekend intakeformulier, als je daarmee werkt. Scan die en hang hem aan de klantkaart, dan is hij terug te vinden zonder dat je de map uit de kast hoeft te halen.
Het afsprakenboek van doolioo
Doolioo draait in de browser, dus je afsprakenboek staat op je computer, je tablet in de cabine en je telefoon onderweg, steeds met dezelfde inhoud. Elke afspraak hangt aan de kaart van de klant, dus terugzoeken doe je op naam en niet op datum.
Wat jij inplant en wat er online binnenkomt staan in hetzelfde boek. Er is geen aparte lijst met online boekingen die je nog moet overnemen.
Solo kost € 19 per maand voor één medewerker. Met personeel erbij is het Salon voor € 39. Heb je meerdere adressen, dan dekt Studio voor € 89 er tot tien. Reken je per jaar af, dan blijven 2 maanden buiten de rekening. Het opzetten neemt ongeveer ongeveer een uur in beslag. De eerste 14 dagen hoef je geen betaalgegevens achter te laten. Wat er verder in zit staat op alle functionaliteiten.
Kennisbank
Meer vragen over beauty salon software
Bekijk meer uitleg en keuzevragen in Software voor beauty- en schoonheidssalons.
Test je eigen werkscenario in Doolioo
Probeer Doolioo 14 dagen zonder betaalgegevens. Richt je eigen diensten en beschikbaarheid in en controleer de volledige boekingsroute.
Veelgestelde vragen
Kan ik oude afspraken uit mijn papieren boek nog invoeren?
Het kan, maar het levert zelden genoeg op voor het werk dat het kost. Neem alleen de geplande afspraken over die nog moeten komen. Wat je van vaste klanten wilt bewaren zet je als korte notitie op hun kaart, dan heb je het waar je het nodig hebt.
Werkt een online afsprakenboek zonder internet?
Niet volledig. De meeste pakketten draaien in de browser en hebben dus verbinding nodig. Print daarom je dagoverzicht en houd je telefoon bij de hand, want die gebruikt een eigen verbinding als de wifi in de salon eruit ligt.
Kunnen mijn medewerkers alles in het boek zien?
Dat bepaal je met rechten. In de meeste pakketten kun je instellen wie afspraken mag wijzigen, wie de bedragen ziet en wie de notities van collega’s mag lezen. Spreek dat vooraf door met je team, want achteraf terugdraaien voelt als wantrouwen.
Blijft een afspraak bewaard als ik hem verwijder?
Dat verschilt per pakket. Sommige zetten een geannuleerde afspraak op inactief zodat hij in de historie blijft staan, andere wissen hem echt. Vraag dit na, want juist afzeggingen zijn wat je later wilt kunnen terugzien.