Eigenschap één: de duur hangt aan de klant

Een uitgroei bijwerken duurt bij de een vijftig minuten en bij de ander anderhalf uur. Dat verschil zit in de hoeveelheid haar, in de lengte en soms in hoeveel er gepraat wordt. Een standaardduur per behandeling is dus een gemiddelde waar de helft van je klanten niet in past.

Wat je wilt is dat het systeem de duur van de vorige keer onthoudt en die aanhoudt zodra diezelfde klant opnieuw boekt. Anders zit je er elke keer met de hand een kwartier bij te plakken.

• Kan ik bij een klant een eigen duur vastleggen die van de standaardduur afwijkt?
• Wordt die eigen duur ook gebruikt als zij zelf online boekt of alleen als ik het aan de balie doe?
• Kan ik achteraf de werkelijke duur corrigeren en blijft die correctie bewaard?
• Zie ik bij een klant terug hoe lang haar vorige drie afspraken werkelijk duurden?

Kan een systeem alleen het eerste, dan is het bruikbaar maar houd je handwerk. Kan het ook het tweede, dan klopt je zaterdag na een paar maanden vanzelf beter dan nu.

Eigenschap twee: niet iedereen doet alles

In vrijwel elke zaak met meer dan één stoel staat iemand die nog niet alles doet en iemand die juist het moeilijke werk doet. Een leerling wast, föhnt en knipt onder begeleiding. Degene die het meeste met kleur werkt doet de balayages.

Een systeem dat iedereen als uitwisselbaar ziet biedt dus dingen aan die niet kunnen. Dat merk je pas op de ochtend zelf en dan is het te laat om er iets aan te doen.

• Kan ik per medewerker aanzetten welke behandelingen zij aanbiedt?
• Kan dezelfde behandeling bij twee mensen een verschillende duur hebben?
• Kan dezelfde behandeling bij twee mensen een verschillend bedrag hebben?
• Wat ziet mijn klant als zij geen voorkeur heeft: iedereen die het kan of iedereen die er is?

Van deze vier is die laatste de doorslaggevende. Juist hij staat op geen enkele functielijst. Een klant die geen naam kiest hoort alleen de mensen voorgeschoteld te krijgen die haar behandeling ook werkelijk kunnen doen.

Eigenschap drie: de zaak deelt plekken en apparaten

Je hebt drie stoelen en twee wasbakken. Je hebt één droogkap en één plek waar je kleur aanmaakt. Twee kappers kunnen tegelijk knippen en niet tegelijk wassen. Dat staat nergens in een agenda die alleen naar personen kijkt.

In de praktijk vang je dat op met je eigen hoofd en met even roepen naar achteren. Zodra klanten zelf gaan boeken kan dat niet meer, want dan zet het systeem twee behandelingen naast elkaar die dezelfde bak nodig hebben.

• Kan ik een plek of een apparaat opnemen als iets wat apart bezet raakt?
• Kan ik een behandeling daaraan koppelen, zodat er niet meer tegelijk geboekt wordt dan er zijn?
• Wat gebeurt er als die plek vrij is en de kapper niet, of juist andersom?

Hoeveel dit weegt hangt af van je inrichting. Met één wasbak en twee stoelen speelt het dagelijks. Met vier wasbakken merk je het nooit.

Eigenschap vier: het bedrag op de bon wijkt af

Bij knippen klopt het bedrag van tevoren. Bij kleuren niet, want hoeveel product er nodig was weet je pas als je klaar bent. Een boeking is dus een afspraak over tijd en een schatting over geld.

Een systeem dat het geboekte bedrag als vaststaand behandelt levert gedoe op bij het afrekenen. Erger nog is wat het met je omzetcijfers doet zodra de bon en de afspraak uit elkaar gaan lopen.

• Kan ik bij het afrekenen een ander bedrag invoeren dan er bij het boeken stond?
• Blijft zichtbaar wat mijn klant op het moment van boeken te zien kreeg?
• Kan ik een vanaf-bedrag tonen zonder dat het systeem me daar later aan houdt?
• Komt het werkelijke bedrag op de klantkaart of blijft daar de schatting staan?

Die tweede vraag heb je nodig op de dag dat iemand zegt dat het duurder is dan online stond. Kun je laten zien wat er stond, dan is dat gesprek in tien seconden voorbij.

Eigenschap vijf: je zaterdag verdraagt niet wat je dinsdag wel verdraagt

Zaterdag is kort werk. Knippen, föhnen, een baard bijwerken, mensen die er even tussendoor komen. Een behandeling van drie uur op zaterdagochtend kost je vier andere klanten en dat weet je van tevoren.

De meeste systemen laten je per dag je uren instellen. Wat je hier nodig hebt gaat een stap verder: per dag of per dagdeel bepalen welke behandelingen er online te kiezen zijn.

• Kan ik een behandeling alleen op bepaalde dagen aanbieden?
• Kan ik een behandeling alleen in de ochtend aanbieden omdat hij lang doorloopt?
• Kan ik dat per medewerker verschillend instellen?
• Kan ik in een drukke week het aanbod tijdelijk krapper zetten zonder mijn instellingen te slopen?

Kan een systeem dit niet, dan is het antwoord dat je die lange behandelingen op zaterdag niet online aanbiedt. Dat is geen ramp en het kost je alleen een paar telefoontjes per maand.

De testopzet: twee uur met een verzonnen week

Dit doe je in een proefperiode, met verzonnen klanten en een verzonnen week. Je bent er twee uur mee kwijt en je kunt het in je eentje. Zet eerst de basis neer: twee medewerkers, vier behandelingen waarvan één die ruim twee uur duurt, plus een week met openingstijden die op de jouwe lijken.

Zeven tests en zeven uitkomsten. Vier of minder geslaagd wil niet zeggen dat het systeem niet deugt, wel dat je vooraf moet kunnen benoemen welk handwerk er overblijft. Schrijf achter elke test die zakt op hoeveel minuten per week het je gaat kosten, dan heb je aan het eind geen gevoel maar een getal.

Waar doolioo op deze vijf punten staat

Wij verkopen zelf een pakket waarin de boekingspagina, de agenda, de klantkaart, de voorraad, de kassa en de WhatsApp-herinneringen onder één abonnement vallen, dus wij zijn hier geen scheidsrechter. Wat je wel kunt doen is de zeven tests hierboven bij ons precies zo uitvoeren als bij elke andere kandidaat, in 14 dagen zonder betaalgegevens. Wat je op die zeven regels overhoudt zegt meer over de geschiktheid voor jouw zaak dan welke functielijst dan ook, de onze inbegrepen.