Begin bij je lastigste behandeling en niet bij je drukste

De behandeling die het vaakst op je bon staat is meestal de simpelste: één duur, één prijs, één specialist. Daar zakt geen enkel pakket op door en dus leer je er niets van. Neem in plaats daarvan de behandeling met de meeste voorwaarden om zich heen.

• Een wimperbehandeling waarbij je vooraf wilt weten of iemand ooit op lijm gereageerd heeft.
• Een verfbehandeling van wimpers of wenkbrauwen waar een test aan voorafgaat.
• Een peeling of een behandeling met apparatuur, waarbij medicijngebruik en zwangerschap meespelen.
• Een behandeling die je alleen doet nadat er een intakegesprek van een kwartier is geweest.

Kies er eentje en niet drie. Eén eis die je helemaal uitwerkt levert meer op dan vier eisen die je half bekijkt, want bij vier ga je halverwege vergelijken op gevoel.

Je eis in één zin opschrijven

Dit klinkt als een formaliteit en het is het moeilijkste deel van de hele oefening. Zolang je eis luidt dat het systeem moet kunnen omgaan met een patch test weet niemand wat je bedoelt, ook de leverancier niet.

Schrijf hem daarom op als een zin met een persoon, een tijd en een uitkomst erin. Bijvoorbeeld: wie voor het eerst een wimperbehandeling bij mij boekt kan niet binnen achtenveertig uur terecht en leest bij het boeken dat er eerst een test gedaan wordt. Op zo’n zin kan ja of nee geantwoord worden.

Heb je meerdere behandelingen met een test, maak dan toch maar één zin. De rest richt je later in volgens hetzelfde patroon zodra je gekozen hebt.

Vier klanten die je in elk proefaccount naspeelt

Eén eis levert vier gevallen op en die zijn samen in twintig minuten na te spelen. Doe het op je telefoon als klant en niet vanuit je eigen beheerscherm, want daar ziet alles er anders uit.

De derde regel is de regel die pakketten scheidt. Een systeem dat nieuw van terugkerend onderscheidt scheelt je elke week een paar berichten. Een systeem dat dat niet kan maakt van je trouwste klanten je meest geïrriteerde klanten.

Wat een boekingssysteem hier wel kan en wat niet

Wees eerlijk over de bovengrens. Er is geen boekingssysteem voor salons dat een dossier leest en op grond daarvan een knop uitzet. Wat er wel is zijn drie halve oplossingen die samen bijna het hele probleem afdekken.

1. Een aparte behandelregel voor de eerste keer, met een eigen duur en eigen dagen en tijden waarop hij te boeken is. Daarmee komt een eerste afspraak nooit morgen te liggen.
2. Een akkoord op je voorwaarden bij het boeken, met daarin die ene zin over de test. Dat is tegelijk je bewijs dat zij het onder ogen heeft gehad.
3. Extra informatie per behandeling in de bevestiging, met wat ze moet doen en wanneer. Dat is het bericht dat ze wel opent, want haar afspraak staat erin.

Blijft er één ding over dat je zelf doet, dan is dat prima zolang je weet hoe vaak het voorkomt. Bij twee keer per week is het geen argument. Bij tien keer per week is het een halve dag per maand en dan weegt het wel mee in je keuze.

De vraag die je stelt en het verschil tussen een goed en een leeg antwoord

Stuur je ene zin naar elke kandidaat en kijk wat er terugkomt. Je vraagt niet of ze het kunnen maar hoe ze het in hun eigen systeem zouden oplossen.

Bewaar die mails in één map. Over drie maanden weet je niet meer wie wat beweerde en een mail is de goedkoopste vorm van geheugen die er bestaat.

Wat je in deze keuze bewust laat liggen

Er zijn dingen die in een keuzeproces veel aandacht krijgen en die je bij deze eis geen stap verder helpen. Ze komen later vanzelf aan bod.

• Het uiterlijk van het beheerscherm. Daar ben je binnen twee weken aan gewend.
• Het aantal functies in de vergelijkingstabel. Je gebruikt er in je eerste jaar hooguit een stuk of acht.
• Wat er ná de behandeling met het dossier gebeurt. Hoe je een intake, een huidanalyse en je nazorg vastlegt is een eigen onderwerp en staat in de hub over beautysalonsoftware beschreven.
• De inrichting zelf, want die volgt pas nadat je gekozen hebt.

Wat je wel meeneemt is het moment waarop een test verloopt. Werk je met een termijn van bijvoorbeeld zes of twaalf maanden, vraag dan of je die datum op de klantkaart kwijt kunt en of je erop kunt zoeken. Zonder die twee is het over een jaar weer een stapel handwerk.

Hoe doolioo op deze eis uitkomt

In doolioo zet je zo’n behandeling neer als een eigen regel met een eigen beschikbaarheid: welke dagen, welke tijden en hoeveel er per dag van mogen worden geboekt. Bij het boeken geeft je klant akkoord op je voorwaarden en in de bevestigingsmail staat de extra informatie die bij die behandeling hoort. De uitslag van de test en de handtekening op je toestemmingsformulier komen op haar klantkaart, waar je ze de volgende keer terugziet.

Een knop die een boeking tegenhoudt omdat er nog geen test gedaan is zit er niet in en dat is eerlijker om hier te zeggen dan achteraf. Wat ons betreft mag doolioo op je lijstje zolang je die ene zin met een aparte behandelregel oplost. Je kunt die vier gevallen 14 dagen lang zelf naspelen voordat er iets betaald hoeft te worden.