Vier dingen die in deze hoek gratis heten

Ze zijn niet allemaal even bruikbaar en ze houden alle vier op een ander punt op. Zoek eerst welke van de vier je eigenlijk bedoelt.

De tweede rij zorgt voor de meeste verwarring. Een judovereniging en een commerciële vechtsportschool lijken van buiten op elkaar en ze staan juridisch in een ander hokje. Dat hokje bepaalt of de route via een bond voor jou openstaat.

Vereniging of onderneming, dat scheelt hier alles

Ben je een vereniging met leden, een bestuur en een aansluiting bij een bond, dan is er een gerede kans dat er via die bond een ledenadministratie beschikbaar is. Je betaalt daar niet apart voor, want het zit in wat je per lid afdraagt. Voor de penningmeester van een kleine club is dat vaak het verstandigste vertrekpunt.

Heb je een onderneming met klanten die je leden noemt, dan valt die route weg. Je bent dan aangewezen op een commercieel pakket of op je eigen bestand. Dat zegt niets over welke vorm beter is en het verklaart wel waarom de ene dojo iets gratis heeft wat de andere niet krijgt.

De som die niemand maakt: je eigen uren

Dit is de kern van de vraag. Een spreadsheet kost nul euro per maand en een paar uur. Zet die uren een keer op papier, want zolang ze in je hoofd zitten tellen ze nergens mee.

Tel op en je zit rond de vier à vijf uur per maand bij honderd leden. Zet daar het bedrag naast dat een uur van jou opbrengt wanneer je op de vloer staat in plaats van achter je laptop. Bij vijfentwintig euro per uur kost je gratis administratie je ruim honderd euro per maand en bij vijftig euro per uur het dubbele.

Waar een gratis niveau ophoudt

Bij commerciële pakketten met een gratis instap zit de grens bijna nooit in de functies maar in de aantallen. Vanuit de aanbieder is dat logisch en voor jou is het lastig, omdat je er pas tegenaan loopt op het moment dat je groeit.

• Een maximum aantal leden, waarbij een opzegger die je nog niet hebt verwijderd gewoon meetelt.
• Een maximum aantal berichten per maand, waarna je herinneringen stilvallen.
• Automatisch innen dat er niet in zit, waardoor je alsnog met de hand achter je geld aan gaat.
• Eén gebruiker, zodat je collega met jouw inlog moet werken.
• Geen uitvoer van je gegevens, waardoor weggaan duurder wordt dan blijven.

Die laatste is de enige waar je vooraf op hoort te letten. Een grens aan leden merk je vanzelf en dan kun je iets kiezen. Kom je er pas achter dat je je ledenlijst niet in een gewoon bestand mee kunt nemen op het moment dat je wil overstappen, dan zit je vast aan iets wat je gratis noemde.

Innen kost altijd iets, bij wie je ook zit

Er is één post in een ledenadministratie die nooit gratis wordt en dat is het geld zelf. Een automatische inning loopt via een bank of een betaalverwerker en die rekent per inning iets en per mislukte inning meestal meer. Dat staat helemaal los van wat de software kost.

Daarom hoor je bij een gratis pakket goed te kijken waar het geld langsloopt. Gaat het innen via een rekening van de aanbieder in plaats van via een account dat aan jouw zaak toebehoort, dan hoort daar een vraag bij: wat gebeurt er met lopende afspraken op de dag dat je weggaat?

Bij doolioo gaat het innen over een Mollie-account dat op jouw naam staat, met per lid een eigen machtiging. De tarieven voor het innen betaal je rechtstreeks aan die betaalverwerker en wij leggen daar geen opslag bovenop. Vraag bij een gratis pakket dus altijd wat een mislukte inning per stuk kost, want dat is de post die bij een ledenadministratie het hardst aantikt.

Wat je met een gratis bestand op het spel zet

Een ledenlijst is geen boodschappenbriefje. Er staan geboortedata in, rekeningnummers en bij jeugdleden de gegevens van een ouder. Waar dat bestand staat en wie erbij kan is daarmee een echte vraag.

• Staat je bestand in een gedeelde map waar ook je invalkracht bij kan?
• Is er ooit een versie per mail rondgestuurd die nu in vijf mailboxen zit?
• Wat gebeurt er met dat bestand op de laptop van een trainer die vertrekt?
• Kun je per persoon instellen wie de bedragen ziet en wie alleen de lesgroep?

Die laatste is het praktische verschil met een systeem waarin rollen en rechten bestaan. In een spreadsheet ziet iedereen die het bestand opent alles wat erin staat. Bij twee trainers los je dat op met afspraken en het gaat schuren zodra er een zaterdaghulp bij komt.

Wat doolioo hier wel en niet doet

Zo’n kosteloze uitvoering hebben wij niet en die komt er ook niet, dus als dat je vraag was hoor je het liever nu. Wat er wel is: 14 dagen proberen zonder betaalgegevens en daarna een vast bedrag vanaf € 19 per maand, waarin je ledenlijst, je lesrooster, je rittenkaarten en het innen bij elkaar zitten. Per jaar betalen scheelt 2 maanden en maandelijks betalen kan ook, waarbij een opzegtermijn van maandelijks opzegbaar geldt.