De machtiging ontstaat bij de eerste betaling

Een doorlopende inning heeft toestemming nodig van degene van wiens rekening het geld af gaat. Die toestemming heet een machtiging en hij hoort bij jouw zaak als degene die int. Zonder machtiging heb je geen lopend lidmaatschap maar een lid dat je op zijn woord gelooft.

Het prettige is dat je die toestemming niet apart hoeft te regelen. De eerste betaling van het lidmaatschap legt hem vast: je nieuwe lid rekent zijn eerste termijn af en geeft daarmee in dezelfde handeling toestemming voor alles wat daarna komt. Dat is ook het beste moment, want hij zit dan toch al met zijn telefoon in de hand.

• Per lid leg je één machtiging vast en die blijft daarna staan.
• De toestemming staat op naam van jouw zaak en niet op die van je softwareleverancier.
• Bij een jeugdlid tekent de ouder die betaalt en niet het kind op de mat.
• Trekt iemand zijn machtiging bij zijn bank in, dan stopt de inning terwijl het lidmaatschap blijft staan.

Wat er op de incassodatum gebeurt

Een lopend lidmaatschap bestaat uit termijnen. Een termijn is een periode met een begin, een eind en een bedrag. Op de dag dat hij aan de beurt is wordt dat bedrag bij de bank van je lid opgehaald.

1. Het abonnement komt op de afgesproken dag aan de beurt.
2. Het bedrag van die termijn wordt opgevraagd bij de rekening die aan de machtiging hangt.
3. Slaagt dat, dan staat de termijn op betaald en schuift het door naar de volgende.
4. Mislukt het, dan gaat die termijn de herkansing in die hieronder staat beschreven.

De mislukte inning en de twee herkansingen

Een inning die niet slaagt heet in de wandelgangen een storno. Er is bijna altijd iets alledaags aan de hand en het loopt meestal vanzelf goed af, zolang er maar opnieuw geprobeerd wordt.

Dat opnieuw proberen gebeurt twee keer en op vaste momenten. Na drie dagen gaat er een tweede poging de deur uit en na zeven dagen een derde. Dat ritme overbrugt een weekend en het valt bij veel mensen aan de goede kant van hun salarisdatum.

Na die derde poging houdt de automatiek op en begint jouw werk. Te weinig saldo lost zichzelf meestal binnen die week op. Blijft het stil, dan speelt er iets wat geen systeem oplost: een opgeheven rekening, een ingetrokken toestemming of een terugboeking van iemand die dacht dat hij had opgezegd.

De zes standen waar een lidmaatschap in kan staan

Een lidmaatschap is geen vinkje dat aan of uit staat. Er zitten zes standen in en het verschil tussen twee daarvan bepaalt of er nog geld binnenkomt.

Let vooral op de stand opgezegd. Iemand die vandaag opzegt is niet vandaag klaar: zijn lidmaatschap loopt door tot de afgesproken einddatum en tot die dag wordt er gewoon geïnd. Noem die datum hardop bij het opzeggen, anders krijg je het gesprek waarin iemand vindt dat je stiekem bent doorgegaan.

Geen geldige machtiging, geen les op abonnement

Dit is de regel waarmee zaken het meeste geld terughalen en tegelijk de regel die het ongemakkelijkst voelt. Wie op een lidmaatschap traint terwijl er niets wordt geïnd, bouwt een schuld op waar hij zelf niets van merkt.

Die schuld is stil. Hij groeit elke maand met een contributie en komt pas in beeld als jij hem aanspreekt, meestal maanden te laat. Voer je dat gesprek binnen een week, dan zeg je niet tegen iemand dat hij niet mag trainen maar dat zijn inning is stukgelopen.

• Een lidmaatschap zonder geldige machtiging hoort niet op actief te staan.
• Iemand in de stand wacht hoort zich nog niet op een les te kunnen inschrijven.
• Staat iemand op achterstallig, dan hoort wie de les geeft dat te zien.
• Een losse rit of een dagpas blijft mogelijk, want die is meteen afgerekend.

Wie krijgt wanneer bericht

Een inning die stilletjes mislukt is het hele probleem van dit onderwerp. Daarom hoort elke hapering twee kanten op te gaan: naar het lid en naar de zaak.

• Elke mislukte poging levert bericht op, bij je lid en bij jou.
• Elke stopzetting wordt gemeld, of die nu van jou komt of van je lid.
• Elke prijswijziging gaat naar je lid voordat het nieuwe bedrag wordt geïnd.
• Je lid ziet zelf welk bedrag er op welke datum aankomt.

Die derde regel is er niet voor de vorm. Een verhoging die onaangekondigd van een rekening af gaat levert terugboekingen op van mensen die het bedrag niet herkennen. Kondig hem aan met de ingangsdatum erbij.

Wat er ondanks alle automatiek bij jou blijft liggen

Automatisch innen haalt het maandelijkse werk weg en niet het maandelijkse kijken. Reken op een kwartier per maand, een paar dagen na je incassodag.

1. Open na je incassodag het overzicht met de inningen die zijn stukgelopen.
2. Bel wie na dag zeven nog openstaat en dus niet wie nog in een herkansing zit.
3. Kijk of er iemand op wacht staat die intussen wel in je lessen verschijnt.
4. Controleer of je opzeggers na hun einddatum ook echt op gestopt zijn gekomen.

Dat eerste punt is de hele winst van dit onderwerp. Wie per kwartaal zijn afschriften nakijkt ontdekt zoiets pas na maanden. Wie maandelijks één lijstje opent heeft het binnen een week.

Zo loopt de inning bij doolioo

Bij doolioo loopt de incasso over het Mollie-account op naam van je eigen zaak, met per lid een machtiging die bij de eerste betaling wordt vastgelegd. Een termijn die stukloopt krijgt op dag drie en op dag zeven een nieuwe poging en komt daarna op achterstallig, met bericht aan jou en aan je lid. De zes standen hierboven zitten er alle zes in en het innen zelf betaal je rechtstreeks aan je betaalverwerker, zonder opslag van onze kant.