Doolioo kennisbank · Salon software
Hoe kan ik yogastudio software gebruiken om klanten te beheren?
Klantbeheer in een yogastudio gaat zelden over contactgegevens. Die heb je wel. Het gaat over vier dingen die je nooit tegelijk in je hoofd hebt: wie heeft er nog een kaart, wie is er al weken niet geweest, wie is net begonnen en wie is stilletjes aan het afhaken. Hieronder staat hoe je software die vier voor je bijhoudt en hoe je omgaat met een aantekening die over iemands gezondheid gaat.
In het kort
Je gebruikt yogastudio software voor klantbeheer door vier vragen erin te laten beantwoorden in plaats van ze zelf te onthouden. De eerste is wat iemand openstaan heeft aan strippen of aan een lopend abonnement. De tweede is wanneer ze voor het laatst op een mat lag, want daar zie je terugloop aan voordat er wordt opgezegd. De derde is wie er nieuw is, zodat de eerste weken niet van toeval afhangen. De vierde is wie er aan het stoppen is en om welke reden. Daarnaast leg je per cursist vast wat er voor de les toe doet. Juist daar hoor je terughoudend te zijn, want een blessure of een zwangerschap is een gezondheidsgegeven en dat schrijf je alleen op als aanpassing voor jouw les en niet als verhaal. Bij doolioo hangt die informatie aan de klantkaart die bij de inschrijving hoort, met notities, met rollen en rechten per medewerker en met terugkomberichten voor wie wegblijft. Een medisch dossier is het niet en dat is een bewuste grens.
- Klantbeheer
- Salon software
- Nederlandse markt
In een salon is de kernvraag wat er vorige keer gedaan is. In een studio zie je dezelfde mensen wekelijks en gaat het om de beweging over een blok heen: wie komt er meer, wie komt er minder en wie is er ineens niet meer.
Die beweging zit al in je gegevens zodra cursisten zich zelf inschrijven. Het enige wat je hoeft te doen is er één keer per maand naar kijken.
Vier vragen waar klantbeheer in een studio over gaat
Deze vier zijn in een spreadsheet allemaal op te zoeken en ze vragen dan elk een aparte handeling. In een pakket staan ze op één kaart en dat is het hele verschil.
| Vraag | Waar je het aan ziet | Wat je ermee doet |
|---|---|---|
| Wat heeft ze openstaan | het saldo op haar kaart of de stand van haar abonnement | je weet of je haar iets moet aanbieden |
| Wanneer was ze er voor het laatst | de datum van haar laatste inschrijving | je stuurt bericht voordat ze vertrokken is |
| Hoe lang komt ze al | de datum waarop ze begon | je weet wie er nog in de eerste weken zit |
| Is ze aan het stoppen | een pauze, een opzegging of drie afmeldingen op rij | je vraagt ernaar zolang het nog kan |
De tweede rij is degene die het meeste oplevert en die het minst wordt gebruikt. Een cursist die verdwijnt kondigt dat niet aan. Ze komt eerst minder, dan onregelmatig en daarna niet meer.
Wat er op de kaart van een cursist hoort
Houd het kort. Een kaart die je niet binnen tien seconden leest wordt op een drukke avond niet gelezen.
- Haar naam, met daarbij haar telefoonnummer en e-mailadres.
- Sinds wanneer ze komt en langs welke weg ze binnen is gekomen.
- Wat ze nu heeft: een kaart met een saldo, een lopend abonnement of niets.
- Haar laatste bezoek en om welke les dat ging.
- Eén regel over wat jij tijdens de les aanpast, als dat aan de orde is.
Hoe een kaart precies aftelt en hoe een maandbedrag loopt zijn onderwerpen op zich en die staan in deze hub al beschreven. Voor klantbeheer telt alleen dat je de stand ziet zonder ernaar te zoeken.
De cursist die er zes weken niet was
Zet hier één vaste ronde voor in je maand. Sorteer je cursisten op de datum van hun laatste bezoek en kijk naar iedereen die er meer dan vier of zes weken niet was. Bij een studio met honderd namen zijn dat er een handvol.
- Kijk eerst of er een verklaring is die je al kent, zoals een pauze of een reis.
- Kijk of ze nog iets openstaan heeft, want een halve kaart is voor haar een reden om terug te komen.
- Stuur een kort bericht dat naar haar vraagt en niet naar haar portemonnee.
- Zet het antwoord in één regel op haar kaart, zodat je het over drie maanden niet opnieuw vraagt.
Van de mensen die je zo aanspreekt komt een deel gewoon terug. Een ander deel vertelt je waarom het niet meer past en dat is informatie over je rooster die je nergens anders vandaan haalt.
Vier groepen en wat je per groep doet
Het helpt om je bestand niet als één lijst te zien maar als vier groepen die elk iets anders van je vragen.
| Groep | Wie erin zit | Wat je doet |
|---|---|---|
| Net begonnen | de eerste zes weken na haar eerste les | een bericht na haar tweede bezoek |
| Vast | komt wekelijks en heeft een lopende vorm | niets, behalve zorgen dat de stand klopt |
| Weggezakt | meer dan vier weken niet gezien | de ronde uit de vorige sectie |
| Gestopt | opgezegd of al een heel seizoen weg | uit je actieve lijst halen |
De bovenste groep verdient je aandacht het meest. Wie na haar derde les nog komt blijft meestal het hele blok. Wie na haar eerste les twijfelt hoort binnen een week iets van jou en niet pas over een maand een nieuwsbrief.
Blessures en zwangerschap: een aantekening en geen dossier
Je hoort in een studio dingen die over iemands gezondheid gaan. Een knie die niet ver buigt, een rug die net hersteld is, een zwangerschap die nog niet rondverteld is. Dat zijn gevoelige gegevens en daar hoort een voorzichtige omgang bij. Wij geven op deze pagina geen gezondheidsadvies en het is ook geen juridische handleiding.
De bruikbare regel is eenvoudig: je legt vast wat het voor jouw les betekent en niet wat je gehoord hebt.
- Schrijf de aanpassing op en niet de aandoening. Rustige variant en niet op de buik is bruikbaar voor je werk. Een diagnose is dat niet.
- Vraag haar toestemming voordat je iets vastlegt en zeg erbij wie het leest.
- Zet er een datum bij, want zo’n regel is een momentopname en geen vaststaand gegeven.
- Vraag aan het begin van elk blok of het nog klopt en haal weg wat niet meer geldt.
- Deel het alleen met de docent die haar die weken lesgeeft en met niemand daarbuiten.
Over bewaren geldt hetzelfde uitgangspunt. Is de blessure over of is de zwangerschap voorbij, haal de regel dan weg in plaats van hem te laten staan tot je hem tegenkomt. Stopt iemand helemaal, dan is dit het eerste wat verdwijnt.
Wie van je docenten wat ziet
Zodra er een tweede docent bij komt wordt de vraag wie waarbij kan een echte vraag. Een invaller die één blok lesgeeft heeft de lijst van vanavond nodig en niet je omzet.
- Een docent ziet wie er op haar les staat en de aanpassing die voor die les geldt.
- Wie je administratie doet ziet kaarten, abonnementen en betalingen.
- Jij ziet alles en jij bent degene die de rechten toekent.
Zet dit goed voordat je een invaller toevoegt en niet erna. Hoe je met een wisselende bezetting van docenten omgaat staat in deze hub apart beschreven.
Opruimen hoort bij beheren
Een bestand dat alleen maar groeit wordt vanzelf onbruikbaar. Bij honderd actieve cursisten met driehonderd oude namen eromheen weet je bij een zoekopdracht niet meer wie er nu komt.
- Loop één keer per jaar de namen langs die twee seizoenen lang niets hebben gedaan.
- Haal ze uit je actieve lijst en uit de adressen van je nieuwsbrief.
- Verwijder de regels over gezondheid die er nog bij stonden.
- Bewaar wat je voor je administratie moet bewaren en zet de rest weg.
Waar die administratieve grens ligt weet je boekhouder. Voor al het andere geldt dat je niets bewaart waar je niets meer mee doet.
Zo staat klantbeheer in doolioo
Bij doolioo hangt de klantkaart aan dezelfde inschrijving die je cursist zelf maakt, dus haar saldo, haar laatste bezoek en jouw notitie staan op één plek bij elkaar. Rollen en rechten per medewerker bepalen wat een docent te zien krijgt en een terugkombericht gaat vanzelf naar wie een tijd niet geweest is. Wat er verder aan de klantenkant in zit staat op klantenbeheer.
Kennisbank
Meer vragen over yogastudio software
Bekijk meer uitleg en keuzevragen in Software voor yogastudio’s.
Test je eigen werkscenario in Doolioo
Probeer Doolioo 14 dagen zonder betaalgegevens. Richt je eigen diensten en beschikbaarheid in en controleer de volledige boekingsroute.
Veelgestelde vragen
Hoe kan ik yogastudio software gebruiken om klanten te beheren?
Laat vier dingen bijhouden die je anders zelf onthoudt: wat iemand openstaan heeft, wanneer ze voor het laatst kwam, hoe lang ze al komt en of ze aan het stoppen is. Loop daarna één keer per maand de namen langs die je een tijd niet gezien hebt. Dat kwartier levert je meer op dan welke functie dan ook.
Mag ik een blessure of een zwangerschap in mijn systeem noteren?
Beperk je tot wat je nodig hebt om veilig les te kunnen geven en houd het klein. Schrijf de aanpassing voor jouw les op in plaats van de aandoening, vraag haar toestemming, zet er een datum bij en deel het alleen met de docent die voor de groep staat. Haal de regel weg zodra hij niet meer geldt. Wij geven hier geen gezondheidsadvies en jouw eigen situatie leg je voor aan iemand die je zaak kent.
Hoe lang bewaar ik de gegevens van een cursist die gestopt is?
Zolang je ze werkelijk nodig hebt en niet langer. Voor je administratie geldt een termijn die je boekhouder kent. Een aantekening over een blessure of een zwangerschap valt daarbuiten en die haal je weg op het moment dat iemand stopt.
Waaraan zie ik dat iemand wil opzeggen?
Meestal aan drie dingen achter elkaar: minder vaak inschrijven, vaker afmelden en daarna een kaart die niet meer wordt aangevuld. Wie daarop let heeft een paar weken de tijd om ernaar te vragen. Zo’n gesprek levert vaker een aangepaste vorm op dan een vertrek.
Kan ik notities afschermen voor mijn docenten?
Dat hoort te kunnen en het is een goede vraag aan elke aanbieder. Bij doolioo ken je aan iedere medewerker een rol met eigen rechten toe, zodat een invaller de lijst van vanavond ziet zonder in je cijfers of in je hele bestand te kunnen kijken.