Doolioo kennisbank · Kapsalon software
Voordelen van een digitaal afsprakensysteem voor kapsalons
Voordelen zijn pas iets waard zodra er een getal onder staat. Voor een kapsalon zijn dat er drie die je in een half uur zelf natelt: hoe vaak de telefoon je werk stilzet, welk deel van je afspraken binnenkomt terwijl de deur op slot zit en hoeveel stoeluren er per week onverkocht blijven. Hieronder staan die drie uitgerekend voor een zaak met twee stoelen en vijfenzestig afspraken in de week. Vul je eigen cijfers ernaast in, dan weet je aan het eind of het bij jou de moeite is.
In het kort
Een digitaal afsprakensysteem levert een kapsalon drie dingen op die je kunt natellen. Het eerste is rust tijdens het werk: een afspraak die over de telefoon loopt kost je gemiddeld drie contactmomenten, namelijk het gesprek dat je mist, het terugbellen en het bevestigen. Die vallen vrijwel altijd terwijl je handen in iemands haar zitten. Het tweede is de boeking die binnenkomt op een uur waarop je zaak dicht is; in een kapsalon komt een flink deel van de online afspraken uit de avond, uit de zondag en uit je vrije maandag. Het derde zijn de stoeluren die je terugwint doordat een afzegging meteen aan iemand anders wordt aangeboden, doordat je klant aan de stoel alvast de volgende keer vastlegt en doordat een gat van veertig minuten tussen twee kleuringen wel aan een korte behandeling wordt aangeboden. Reken die drie om naar uren per week en vermenigvuldig het derde met wat een stoeluur bij jou opbrengt. Bij doolioo horen je boekingspagina, je agenda, de wachtlijst en het herboeken aan de stoel bij hetzelfde abonnement, vanaf € 19 per maand.
- Praktische voordelen
- Kapsalon software
- Nederlandse markt
Een kapsalon is een van de weinige zaken waar de telefoon en het werk elkaar rechtstreeks in de weg zitten. Je mengt met handschoenen aan een kleurmiddel, de timer loopt en achter je rinkelt het toestel. Wie dan opneemt doet twee dingen half.
De voordelen van online boeken gaan in een kapsalon daarom niet in de eerste plaats over gemak. Ze gaan over onderbrekingen, over uren waarop je niets kunt aannemen en over stoelen die stilstaan. Die drie zijn alle drie in gewone getallen uit te drukken.
Getal één: hoe vaak de telefoon je werk stilzet
Tel een week lang niet de minuten maar de keren. Een gesprek van twee minuten kost je zelden twee minuten, want je legt een kwast neer, je trekt een handschoen uit en daarna zoek je weer op waar je gebleven was. Reken op drie tot vijf minuten per onderbreking en je zit er niet ver naast.
Hieronder staat wat er in een zaak met twee stoelen in een gewone week langskomt. Het gaat om een schatting die je zelf met een blocnote scherper krijgt.
| Wat er langskomt | Keren per week | Wat je er werkelijk aan kwijt bent |
|---|---|---|
| Iemand belt om een afspraak te maken | 18 | Twee minuten praten en daarna drie minuten om terug te komen in je werk |
| Iemand belt terwijl je aan het kleuren bent en je neemt niet op | 12 | Een gemiste oproep die later op de dag alsnog jouw beurt wordt |
| Jij belt iemand terug, vaak twee keer | 14 | Twee pogingen van een minuut, verspreid over de dag |
| Iemand stuurt buiten openingstijd een bericht over een tijdstip | 9 | Drie berichten heen en weer, meestal na sluitingstijd |
Bij elkaar staat daar vier tot zes uur per week, waarvan het grootste deel niet aan de telefoon zit maar aan het weer oppakken van je werk. Een boekingspagina haalt daar niet alles uit. De eerste en de vierde regel vallen wel grotendeels weg, want dat zijn de mensen die liever zelf kiezen.
Getal twee: de uren waarop je deur dicht zit
Een kapsalon is per week een uur of vijfenveertig open en de rest van de week niet. In die andere uren ligt je klant op de bank, zit ze in de trein of kijkt ze om half elf ’s avonds nog even op haar telefoon. Wat zij op zo’n moment doet is de kern van dit tweede getal.
Het gaat hier zelden om nieuwe klanten. Het is meestal dezelfde vaste klant op een ander moment. Juist dat maakt het verschil: wie zich op zondagavond bedenkt dat de uitgroei eraan komt en pas dinsdag kan bellen, bedenkt zich op dinsdag soms niet meer.
| Moment | Wat er in een kapsalon speelt | Wat ermee gebeurt zonder boekingspagina |
|---|---|---|
| Zondag tussen zeven en elf uur ’s avonds | De week wordt doorgenomen en de kapper hoort daarbij | Een bericht dat maandag of dinsdag pas gelezen wordt |
| De maandag waarop veel kapsalons dicht zijn | Klanten gaan ervan uit dat er toch wel iemand opneemt | Een gemiste oproep zonder bericht, want er wordt niet ingesproken |
| Na sluitingstijd op een doordeweekse avond | Iemand ziet haar uitgroei in de badkamerspiegel | Een voornemen dat de volgende ochtend weer weg is |
| Voor openingstijd, tussen zeven en negen | Mensen regelen hun dag voordat ze aan het werk gaan | Een terugbelverzoek dat precies in jouw drukste uur valt |
Zet je pagina open en die vier momenten worden gewoon afspraken. Tel na twee maanden hoeveel er buiten je openingstijden zijn vastgelegd en deel dat door je totaal. Dat percentage is het eerlijkste antwoord op de vraag of dit voor jouw klantenkring iets toevoegt.
Getal drie: de stoeluren die onverkocht blijven
Een lege stoel is in een kapsalon zelden een hele dag. Het zijn losse uren en die telt niemand, want ze staan verspreid over je week. Er zijn drie manieren waarop zo’n uur ontstaat en alle drie hebben ze een andere oplossing.
- De afzegging van gisteravond. Iemand zegt om tien uur ’s avonds af voor morgenochtend en jij leest het pas om half negen, dus er is nog een half uur om iemand anders te vinden.
- De klant die de deur uitgaat zonder volgende afspraak. Zij zegt dat ze belt, ze belt in negen van de tien gevallen niet en drie maanden later staat ze er met een uitgroei van vier centimeter.
- Het gat van veertig minuten tussen twee lange afspraken. Daar past geen kleuring in maar wel een föhnbeurt of een pony bijknippen. Dan moet dat wel ergens aangeboden worden.
Een wachtlijst pakt de eerste, herboeken aan de stoel de tweede en een pagina die per behandeling uitrekent wat er past de derde. Waarom je klant soms minder vrije tijden ziet dan jij verwacht staat elders in deze hub. Reken je winst om in geld met wat er bij jou in een uur over de toonbank gaat: bij veertig euro per stoeluur is drie uur per week ruim vijfhonderd euro in de maand.
De drie getallen bij elkaar voor een zaak met twee stoelen
Zet ze onder elkaar in uren en in euro’s en je hebt de hele afweging op één briefje staan.
| Getal | Per week | Omgerekend per maand |
|---|---|---|
| Onderbrekingen die vervallen | Ongeveer drie uur | Dertien uur van je eigen tijd |
| Afspraken buiten openingstijd | Vijf tot vijftien stuks | Vooral afspraken die anders later of helemaal niet kwamen |
| Stoeluren die opgevuld raken | Twee tot vier uur | Tussen de driehonderd en zevenhonderd euro |
Die derde regel is de enige die je op je bankrekening terugziet. De eerste is tijd en die is pas iets waard als je er iets mee doet. De tweede is de moeilijkste om hard te maken, want je weet nooit wie er anders wel gebeld had.
Wat een afsprakensysteem in een kapsalon niet oplost
Het zou raar zijn om dit weg te laten, want er blijven vier dingen staan en daar loopt de eerste maand meestal op stuk.
- Je telefoon blijft rinkelen. Een deel van je vaste klanten heeft jouw nummer al twintig jaar en die belt gewoon.
- Je krijgt er geen nieuwe klanten bij. Een boekingspagina is een plek waar iemand terechtkomt die jou al zocht.
- Mensen die niet komen opdagen verdwijnen niet vanzelf; wat daar wel tegen helpt staat apart beschreven in het artikel over no-shows in deze hub.
- De eerste twee weken kosten juist tijd, omdat je behandelingen en je duren er nog in moeten.
Wie vooraf weet wat er niet verandert is in maand twee minder teleurgesteld.
Zo tel je het in twee weken zelf na
Je hebt er een blocnote bij de kassa voor nodig. Turf twee weken lang vijf dingen en je hebt je beginstand.
- Elke keer dat de telefoon je werk onderbreekt zet je een streepje. Niet de duur, alleen het streepje.
- Elk bericht over een tijdstip krijgt ook een streepje, ook als er drie achter elkaar komen.
- Noteer elke afzegging binnen vierentwintig uur en zet erachter of het gat alsnog is opgevuld.
- Noteer elke klant die de deur uitgaat zonder een volgende afspraak.
- Schrijf aan het eind van elke dag op hoeveel uur er onverkocht is gebleven.
Na twee weken heb je vijf getallen en die hoeven niet precies te zijn, want je zoekt de orde van grootte. Leg ze drie maanden na het invoeren nog een keer naast elkaar, dan weet je wat het gedaan heeft in plaats van wat je ervan vindt.
Wat doolioo hieraan bijdraagt
De onderdelen die deze drie getallen aanpakken horen bij doolioo tot één abonnement: een boekingspagina die dag en nacht openstaat, een wachtlijst die een vrijgekomen blok aan de eerstvolgende aanbiedt en herboeken aan de stoel op het moment van afrekenen. Een herinnering vertrekt via WhatsApp of per mail. Je afspraken lopen desgewenst mee in je eigen Google Agenda. Alleen werken kost € 19 per maand, met personeel is het € 39 en met meerdere vestigingen € 89.
Wat ons betreft is dat een redelijke kandidaat voor een kapsalon, juist omdat die drie onderdelen niet los verkocht worden. Nieuwe klanten brengen wij je niet, omdat er bij ons geen vindsite zit waarop consumenten tussen salons kiezen. Uitproberen kan 14 dagen via https://www.doolioo.nl/aanmelden/ en daar is geen bankpas voor nodig.
Kennisbank
Meer vragen over boekingssysteem salon
Bekijk meer uitleg en keuzevragen in Online boekingssysteem voor salons.
Test je eigen werkscenario in Doolioo
Probeer Doolioo 14 dagen zonder betaalgegevens. Richt je eigen diensten en beschikbaarheid in en controleer de volledige boekingsroute.
Veelgestelde vragen
Hoeveel van mijn klanten gaat werkelijk online boeken?
Dat verschilt per klantenkring en loopt in de eerste maanden op. Oudere klanten bellen vaker, jongere kiezen meteen de link. Reken er niet op dat je telefoon stil wordt, wel dat de piek van het terugbellen eruit gaat.
Werkt dit ook als ik in mijn eentje achter de stoel sta?
Juist dan valt het eerste getal het hoogst uit, omdat er niemand anders is die de hoorn oppakt terwijl jouw handen bezet zijn. Bij een volle week loopt het aantal onderbrekingen bij een eenpitter hoger op dan bij een zaak met een balie. De andere twee getallen zijn kleiner, omdat je minder stoeluren hebt om terug te winnen.
Raak ik het persoonlijke contact kwijt als mensen zelf boeken?
Het contact verplaatst zich. Het gesprek over welk tijdstip schikt verdwijnt en daar heeft niemand iets aan. De tijd die je wint zit in de stoel, waar het gesprek toch al het meest waard is.
Na hoeveel tijd zie ik iets van deze getallen terug?
Het eerste getal beweegt binnen een maand, zodra je link ergens staat. Het derde heeft langer nodig, omdat een wachtlijst pas werkt als er genoeg mensen op staan. Drie maanden is een eerlijke termijn.