Functie één: dezelfde handeling in meerdere technieken

Opvullen is een woord en geen tijdsduur. In gel ben je bij een routineklant vijf kwartier bezig, in acryl loopt dat op en bij biab ligt het weer anders. Een systeem met één vaste duur per behandeling dwingt je tot een gemiddelde, dat per definitie bij niemand klopt.

De oplossing is niet ingewikkeld: maak van elke combinatie een eigen regel met een eigen duur. Dat levert een langere lijst op je pagina op en dat is de prijs voor een agenda die klopt. Waarom je klant daardoor soms weinig vrije tijden ziet staat elders in deze hub uitgelegd.

Functie twee: een duur die aan de klant hangt

Sommige klanten zijn altijd eerder klaar en andere altijd langer bezig. Dat hangt aan hun nagels en aan wat zij willen, niet aan de behandeling die ze aanklikken. Een systeem dat alleen per behandeling rekent maakt daar hetzelfde blok van.

Wat je zoekt is de mogelijkheid om bij het inplannen van de standaardduur af te wijken zonder de behandeling zelf te wijzigen. Vraag er expliciet naar, want deze staat zelden in een vergelijkingstabel.

Kan het niet, dan is een aantekening op de klantkaart het goedkope alternatief. Iets in de trant van altijd twintig minuten extra werkt prima zolang jij degene bent die inplant. Zodra een collega je agenda vult houdt die oplossing op.

Functie drie: foto's bij de klantkaart

Foto’s in je behandelmenu zijn iets anders dan foto’s bij een klant. Het eerste is je etalage, het tweede je geheugen. Zonder dat geheugen begint elke afspraak met de vraag wat je vorige keer gedaan had. Na drie weken weet zij dat zelf ook niet.

• Wat erbij hoort: de datum, de techniek, de kleur of het merk en de vorm.
• Hoe het gehouden heeft. Eén regel is genoeg, bijvoorbeeld twee weken goed en daarna een breuk aan de rechterhand.
• Een toestemming van je klant, want een foto van haar handen is een gegeven van haar en niet van jou.
• Een termijn waarna je ze opruimt. Vijf jaar oude foto’s van iemand die niet meer komt dienen geen doel meer.

Let op twee dingen: hoeveel foto’s je per klant kwijt kunt en of je ze vanaf je telefoon toevoegt. Kan het alleen op een computer, dan gebeurt het niet, want jij staat aan je tafel.

Functie vier: het systeem bewaakt je ritme

Een nagelklant is een klant met een klok. Wie om de drie weken komt levert zeventien afspraken per jaar op en wie om de vijf weken komt tien. Dat verschil is groter dan wat een prijsverhoging oplevert.

1. Herboeken aan de tafel: terwijl zij afrekent staat de volgende afspraak er meteen in. Dit is de goedkoopste functie uit dit rijtje en hij levert het meeste op.
2. Een bericht aan wie na zes weken niets geboekt heeft. Dat is geen reclame maar een duwtje voor iemand die het vergeten is.
3. Een wachtlijst, zodat een blok van tweeënhalf uur dat vrijkomt niet leeg blijft staan. Juist die lange blokken krijg je met een enkel telefoontje zelden meer gevuld.

Reken het door voor tien vaste klanten. Gaan die van vijf weken naar vier, dan zijn dat ruim vijfentwintig extra afspraken per jaar. Bij een gemiddelde van vijfenveertig euro is dat ruim duizend euro zonder één nieuwe klant.

Functie vijf en zes: een link per behandeling en een aanbetaling

Deze twee horen bij elkaar omdat ze over hetzelfde moment gaan. Jouw bezoekers komen zelden via een homepage binnen. Ze zien een set voorbijkomen in een verhaal op sociale media en willen meteen doorklikken.

• Een directe link per behandeling stuurt iemand vanuit een bericht over biab naar precies die regel, zonder je hele menu.
• Een aanbetaling op je langste blokken haalt de scherpste randjes van je week weg, want een set van tweeënhalf uur die op vrijdagmiddag wegvalt krijg je niet gevuld.
• Een dagmaximum per behandeling houdt je dag in balans, bijvoorbeeld twee nieuwe sets per dag.
• Een vinkje op je algemene voorwaarden voordat de boeking rond is, met daarin wat er gebeurt bij afzeggen op het laatste moment.

De aanbetaling is de functie waar de meeste stylisten over twijfelen. Kijk er niet naar als een maatregel tegen je klanten maar als een keuze over welke blokken je beschermt. Veel studio’s vragen hem alleen bij een lang blok of bij een nieuwe naam; wat er verder tegen wegblijvers helpt staat apart in deze hub.

Wat je in een nagelstudio gerust kunt overslaan

Een lange functielijst is geen voordeel als je hem niet gebruikt. Deze vier kosten je bij de start vooral tijd.

• Uitgebreide rollen en rechten, zolang jij de enige bent die erin komt.
• Voorraad tot op de milliliter. Bij gel en acryl is een bestellijst die zichzelf vult ruim voldoende.
• Een ingewikkelde spaarkaart. Begin met herboeken aan de tafel en kijk daarna of er nog iets bij moet.
• Een koppeling met je boekhouding, zolang een export per maand volstaat.

Deze vier zet je later aan zodra je ze mist. Kijk wel of ze in hetzelfde abonnement zitten of dat er dan een duurder pakket voor nodig is.

In een uur nakijken of het klopt

Zes handelingen in een proefaccount zeggen meer dan een middag folders lezen.

1. Voer drie combinaties in: opvullen in gel, opvullen in acryl en een nieuwe set, elk met hun eigen duur.
2. Boek jezelf op je telefoon als klant en kijk of die drie blokken werkelijk verschillend in je agenda vallen.
3. Zet bij één afspraak de duur twintig minuten hoger en kijk of dat lukt zonder de behandeling zelf te wijzigen.
4. Zet twee foto’s bij een klantkaart vanaf je telefoon en zoek ze daarna terug.
5. Zet een dagmaximum van één op de nieuwe set en probeer er twee op dezelfde dag te boeken.
6. Pak de directe link van één behandeling en open hem in een ander scherm.

Lukken die zes, dan kan het pakket wat een nagelstudio dagelijks nodig heeft. Lukt er iets niet, dan weet je precies welke vraag je aan de leverancier stelt.

Hoe doolioo op deze zes staat

In doolioo zet je elke combinatie van handeling en techniek neer als een eigen behandeling met een eigen duur, een eigen prijs en een eigen beschikbaarheid met dagen, tijden en een dagmaximum. Elke behandeling heeft een directe boekingslink, er kan een aanbetaling via iDEAL aan hangen en je klant zet bij het afronden een vinkje op je algemene voorwaarden. Op de klantkaart staan notities en behandelrapporten met foto. Aan de tafel boek je meteen de volgende keer in.

Wat ons betreft past dat goed bij een nagelstudio omdat deze onderdelen in elk pakket zitten en niet los bijgekocht hoeven te worden. Wat er niet in zit is een vindsite die je nieuwe klanten aanlevert. Die lijst van zes kun je 14 dagen afvinken zonder dat er een betaalpas aan te pas komt.