Twee vragen die in deze ene vraag zitten

Wie vraagt naar de btw-regels rond bonnen voor personeel bedoelt meestal twee dingen tegelijk. Het loont om ze los te trekken, want ze lopen langs andere regels en langs andere mensen.

• De btw-kant. Die gaat over de bon zelf en over het moment waarop de btw hoort. Dat is dezelfde vraag als bij een bon die je aan een klant verkoopt.
• De loonkant. Die gaat over de manier waarop een cadeau aan een werknemer voor de loonheffing wordt behandeld en daar staat de werkkostenregeling centraal.

De tweede is in de praktijk de vraag waar het om draait en hij valt buiten wat wij kunnen beoordelen. De werkkostenregeling kent voorwaarden die samenhangen met je totale loonsom. Dat is per werkgever een ander getal en het is een getal dat wij niet kennen.

Daarom blijft deze pagina bij de hoofdlijn en bij de spullen die je meeneemt naar het gesprek waarin het wel beantwoord wordt.

De bon die je bij een ander koopt

De meeste werkgevers kopen bonnen in bij een winkel, een webshop of een landelijke uitgever. Jij bent dan de koper en niet de uitgever, wat de vraag een heel andere kant op stuurt.

Wat je in elk geval doet is de aankoop vastleggen zoals je elke andere aankoop vastlegt: wat je hebt besteld, bij wie, op welke datum en voor welk bedrag, met het bewijsstuk erbij. Vraag om een factuur op naam van je zaak en bewaar hem waar je je andere inkoopfacturen bewaart.

Of je met die factuur daarna iets kunt hangt af van wat je precies hebt gekocht en van je eigen situatie. Wij doen daar geen toezegging over. Dit is bij uitstek de vraag die je stelt voordat je een rij bonnen bestelt en niet als de aangifte er al ligt.

Je eigen behandeling weggeven aan je eigen medewerker

In een salon komt dit vaker voor dan de variant hierboven. Je geeft je kapster of je schoonheidsspecialiste een behandeling cadeau, bij haar verjaardag of na een zwaar seizoen.

Dat lijkt op een bon en het is iets anders, want er komt geen betaling aan te pas. Je verkoopt niets, je geeft je eigen werk weg aan iemand die bij je in dienst is.

Dat maakt het nog geen vrijblijvende attentie. Een cadeau aan iemand op je loonlijst wordt anders bekeken dan een cadeau aan een klant en de vraag hoe het in je loonadministratie valt blijft staan. Ook hier is de nette route om het te melden bij degene die je loonstroken maakt.

• Leg vast wat je hebt weggegeven en aan wie, ook als er geen euro over de toonbank is gegaan.
• Houd het gescheiden van je verkochte bonnen, anders vertroebelt het je zicht op hoeveel je er werkelijk hebt verkocht.
• Spreek af of zo’n behandeling in werktijd gebeurt of erbuiten, want dat is een vraag die losstaat van het cadeau zelf.
• Doe hetzelfde bij een vaste kortingsregeling voor je team, want die loopt al snel dezelfde kant op.

Wat je klaarlegt voor je boekhouder

Dit gesprek kost tien minuten als je het juiste bij je hebt en een halve middag als je het moet reconstrueren. Dit hoort op tafel.

1. De factuur van de bonnen die je hebt ingekocht, op naam van je zaak.
2. Een lijstje met wie er wat heeft gekregen en op welke datum.
3. De aanleiding: kerst, een jubileum, een afscheid of iets wat met het werk zelf te maken heeft.
4. Wat er letterlijk op de bon staat, zodat duidelijk is of het tarief bij de uitgifte al vaststond.
5. De bedragen per persoon, want daar hangen grenzen aan die jij niet uit je hoofd hoeft te kennen.

Dat laatste punt is de reden om het vooraf te vragen. Een werkgever die in maart hoort dat een bedrag anders uitpakt dan gedacht kan er niets meer aan veranderen. Een werkgever die het in november vraagt kan zijn keuze nog bijstellen.

Waar je het antwoord wel haalt

Er zijn drie plekken en ze doen alle drie iets anders. Deze pagina is geen van de drie.

• De Belastingdienst beschrijft de werkkostenregeling en de voorwaarden die erbij horen. Dat is de bron en die is openbaar in te zien.
• Je boekhouder kijkt naar jouw cijfers en naar wat er in jouw geval past. Hij kent je loonsom en bij dit onderwerp is dat het getal dat telt.
• Doet iemand anders je loonadministratie, dan hoort de vraag daar ook langs te komen. Een cadeau aan je team raakt de loonstrook en niet alleen je resultaat.

Kom je er niet uit, dan is de goedkoopste uitweg meestal om het simpel te houden. Eén bedrag, één moment in het jaar en voor iedereen hetzelfde is voor een administratie het makkelijkst te verantwoorden.

Wat doolioo hier wel en niet doet

Aan de kant van je personeel doet onze software niets, want een loonadministratie zit er niet in. Wat er wel in zit is de digitale cadeaubon die je aan klanten verkoopt, plus de exports en boekhoudkoppelingen waarmee je cijfers bij je boekhouder belanden. De beoordeling van wat je aan je team geeft blijft bij hem en bij de Belastingdienst.