Een afspraak bestaat uit drie blokken

Splits elke behandeling in gedachten in drieën. Klaarzetten, behandelen en opruimen. Alleen het middelste blok is wat je verkoopt, maar alle drie de blokken vullen je dag.

Neem deze getallen niet over. Klok ze twee weken bij jezelf, met een timer die loopt vanaf het moment dat de vorige klant de cabine uit is tot het moment dat de volgende kan gaan liggen. Bij behandelingen met apparatuur en bij alles waar instrumenten aan te pas komen valt die uitkomst hoger uit dan je verwacht.

Waarom vijf minuten uitloopt tot vijftig

Een tekort van vijf minuten per afspraak lijkt te verwaarlozen. Het vervelende is dat het niet verdwijnt maar zich optelt, want je begint elke volgende behandeling met de achterstand van alle vorige erbij.

Bij acht afspraken op een dag sta je aan het eind veertig minuten achter. Dat is precies de reden waarom je om vijf uur nog bezig bent terwijl er niets bijzonders is gebeurd.

Je kunt die achterstand niet inhalen tijdens een behandeling, want een masker heeft de tijd nodig die het nodig heeft. Inhalen lukt alleen in je pauzes of in die randen. Precies daar had je ze weggelaten.

Drie manieren om die randen in te plannen

Er zijn drie manieren om die extra minuten in je software te krijgen en ze zijn niet gelijkwaardig.

• Je telt ze op bij de behandelduur. Werkt, maar dan ziet je klant dat een behandeling van drie kwartier een uur duurt en dat leest duurder dan het is.
• Je zet een vast gat achter elke afspraak. Simpel in te stellen en veel te grof, omdat een peeling iets anders nodig heeft dan een epileerbeurt.
• Je stelt per behandeling een aparte voortijd en natijd in. Dat kost je eenmalig een half uur inrichten en het is de enige manier die je later ook kunt bijstellen.

Vraag bij elke kandidaat expliciet of die derde optie erin zit en of die twee waarden per behandeling verschillend kunnen zijn. Sommige pakketten bieden alleen een gat na afloop en dat is de helft van wat je nodig hebt.

De voortijd die mag overlappen

Voorbereiden hoeft niet altijd door dezelfde handen te gebeuren en dat is precies waar tijd te winnen valt. Werk je met een collega of met iemand aan de balie, dan kan de cabine klaargezet worden terwijl jij nog bezig bent.

Goede planningssoftware laat je daarom per behandeling instellen of de voortijd de specialist bezet houdt of alleen de ruimte. Dat onderscheid klinkt technisch en het scheelt in een salon met twee cabines al snel een afspraak per dag.

Werk je alleen, dan bezet je in die minuten natuurlijk allebei. Zet het dan gewoon op jezelf en wees blij dat het er in elk geval staat.

De cabine is de krappe plek, niet jij

Met meerdere specialisten en minder cabines dan handen verschuift het knelpunt. Je agenda kan dan kloppen op personen en toch onmogelijk zijn, omdat twee behandelingen tegelijk dezelfde ruimte nodig hebben.

• Kun je per behandeling vastleggen in welke ruimte of aan welke stoel hij plaatsvindt?
• Blokkeert een afspraak de ruimte ook tijdens het klaarzetten en het opruimen?
• Houdt de boekingspagina rekening met een bezette cabine of alleen met een bezette specialist?
• Kun je apparatuur als aparte bezetting opvoeren als je er maar één van hebt?
• Zie je in één scherm de bezetting per cabine in plaats van alleen per medewerker?

Eén ruimere plek per dag

Zelfs met de randen goed ingesteld loopt een dag uit, want mensen komen te laat en een huid reageert soms anders dan je dacht. Daarvoor houd je één plek in je dag open waar je kunt herstellen.

1. Zet die plek ergens rond twee derde van je dag, niet aan het eind, want dan is het te laat.
2. Maak hem zo lang als je langste natijd plus tien minuten.
3. Geef hem niet vrij voor online boekingen, ook niet als je week er leeg uitziet.
4. Gebruik hem om bij te schrijven op klantkaarten als je niet uitloopt.
5. Kijk na een maand of je hem elke dag nodig had of maar twee keer per week.

Salons die dit een tijdje volhouden komen er meestal op uit dat ze hem op vrijdag en zaterdag nodig hebben en doordeweeks kunnen vrijgeven. Dat is een prettige uitkomst, want dan verkoop je hem alsnog.

Hoe je dit in doolioo instelt

In doolioo geef je per behandeling op hoeveel tijd het blok in je agenda inneemt. De boekingspagina rekent met dat blok, dus iemand die online kiest krijgt alleen momenten te zien waarop het ook echt past, inclusief wat je ervoor en erna nodig hebt.

Doolioo draait in de browser, dus je kunt vanuit de cabine op een tablet bijstellen wat er in de rest van de dag nog kan. Wat jij verschuift is op de boekingspagina meteen verwerkt.

Voor één specialist is dat Solo à € 19 per maand. Met een team zit je op Salon voor € 39 en met meerdere adressen op Studio voor € 89. Jaarbetaling scheelt 2 maanden abonnement. Je mag 14 dagen vrijblijvend rondkijken en er wordt in die periode niet naar een bankpas gevraagd. Het opzetten vraagt ongeveer ongeveer een uur van je tijd. Meer over de agenda staat op online agenda.