De intake: wat je vraagt en waar het blijft

Bij een eerste gezichtsbehandeling wil je meer weten dan een naam. Gebruikt ze zuren of retinol? Is er recent gelaserd? Zwanger? Slikt ze iets wat de huid gevoelig maakt? Een kuur met isotretinoïne in het afgelopen halfjaar verandert je hele plan.

Die antwoorden zijn niet eenmalig. Ze veranderen en dat is precies het probleem met een papieren formulier in een map: je vult het één keer in en daarna staat het stil.

• Contra-indicaties: aandoeningen, medicijngebruik, zwangerschap en recente ingrepen.
• Wat ze thuis gebruikt, met merk erbij en met hoe vaak ze het smeert.
• Eerdere behandelingen elders en hoe haar huid daarop reageerde.
• Allergieën, plus de datum van de patch test als die er een is.

Vraag bij elke kandidaat hoe een klant zo’n formulier invult en waar het daarna belandt. Een ingevuld bestand dat in je mailbox blijft hangen heeft je niets bespaard. Bij doolioo komt dit op de klantkaart te staan. Wil je per behandeling een apart ondertekend formulier, kijk daar dan gericht naar tijdens je proefperiode.

De huidanalyse vastleggen zodat je hem kunt vergelijken

Een analyse die je alleen in vrije tekst opschrijft, is over drie maanden onbruikbaar. Niet omdat je slecht schrijft, maar omdat je de ene keer droog noteert en de andere keer vochtarm. Vergelijken lukt dan niet meer en dat was nou net het hele punt van vastleggen.

Werk daarom met een handvol vaste velden die je elke keer op dezelfde manier invult. Vul ze aan met foto’s die onder gelijke omstandigheden zijn gemaakt.

• Huidtype en de conditie van dat moment, met dezelfde woorden als vorige keer.
• Roodheid, pigment, comedonen en littekens, elk apart genoteerd.
• Wat je die sessie hebt gebruikt, tot en met de sterkte van het zuur.
• Hoe de huid tijdens de behandeling reageerde en hoe lang dat aanhield.
• Een foto vooraf en een foto achteraf, onder hetzelfde licht en vanuit dezelfde hoek.

Die foto’s zijn de reden dat klanten een kuur afmaken. Na vier weken ziet iemand haar eigen huid niet veranderen, want ze kijkt er elke ochtend naar. Naast elkaar gezet ziet ze het wel. Maak ze zonder make-up en houd je telefoon op dezelfde afstand.

Een kuur loopt over weken, je agenda over dagen

Een serie van zes peelings om de drie weken is geen zes losse afspraken. Het is één plan waarvan die afspraken de uitvoering zijn. Dat plan leg je er zelf overheen.

Het gaat mis zodra iemand een sessie overslaat. Schuift sessie drie twee weken op, dan schuift de rest mee, want het interval hoort bij de behandeling.

1. Leg bij de eerste sessie het hele plan vast: hoeveel sessies, welk interval en waar je naartoe werkt.
2. Plan de eerste drie afspraken meteen in en de rest pas na sessie drie.
3. Noteer bij elke afspraak welke sessie van het plan het is, dus sessie twee van zes.
4. Zet de opbouw of de sterkte van die sessie erbij, want die verandert per keer.
5. Wijkt een datum af, schuif de volgende afspraken dan mee in plaats van ze te laten staan.

Vraag bij een kandidaat hoe je zo’n plan aan een klant hangt. Spring je vanaf de klant naar al haar afspraken, of moet je per week terugbladeren? Dat klinkt klein tot je op een dinsdagmiddag drie kuurklanten achter elkaar hebt.

Nazorg is een functie, geen goed voornemen

Na een stevige behandeling zijn de eerste achtenveertig uur bepalend. Iemand gaat sporten, pakt haar gewone serum of zit een uur in de zon. Dat voorkom je met één bericht op het juiste moment en niet met een verhaal bij de deur, met haar jas al aan.

Leg daarnaast vast wat je hebt geadviseerd en wat er mee naar huis ging. Dat is je enige houvast op het moment dat iemand een week later belt dat haar huid reageert.

• Het advies zelf en het product dat je meegaf, met de datum erbij.
• Wanneer ze weer mag douchen, sporten, sminken of in de zon mag.
• Het moment waarop je iets van haar wilt horen, met de vraag die je stelt.

Bij doolioo lopen de herinneringen via WhatsApp en die zitten in het abonnement, dus er telt geen bedrag mee per verstuurd bericht. Nazorg is inhoudelijk iets anders dan een herinnering, dus bekijk per kandidaat hoe je dat regelt. De inhoud bedenk je hoe dan ook zelf.

Waar de behandelkamer aan vastzit

Alles hierboven staat of valt bij de saaie onderdelen eromheen. Een huidanalyse die niet aan een afspraak hangt, vind je later niet terug. Een product dat je meegeeft zonder het af te rekenen, klopt niet meer met je kast.

• Van de afspraak naar het dossier: je opent de klant vanuit de agenda en niet via een zoekscherm.
• Van het dossier naar de kassa: wat je adviseerde staat op de bon zonder dat je het opzoekt.
• Van de kassa naar de voorraad: de pot die je verkocht gaat er meteen af.

In doolioo zitten die onderdelen in hetzelfde abonnement: agenda, online boeken, klantkaart, kassa en voorraad. Dat is wat ons betreft de reden om het mee te nemen in je vergelijking. Een boekhoudpakket zit er niet in en een eigen pinautomaat evenmin. Afrekenen kan wel zonder apparaat: je klant scant een QR-code van je scherm en betaalt met iDEAL in haar eigen bankapp. Dat geld komt terecht op het eigen Mollie-account van jouw zaak. Het tarief dat Mollie voor iDEAL rekent gaat daarvan af, € 0,32 per geslaagde betaling zodra een betaling slaagt, peildatum 6 augustus 2026. Zonder Nederlandse bankapp werkt scannen niet.

Zo controleer je dit in een proefperiode

Neem één bestaande kuurklant en zet haar erin alsof je haar al een halfjaar in behandeling hebt.

1. Voer haar intake in, inclusief twee contra-indicaties en een patch test met datum.
2. Leg drie bezoeken uit het verleden vast, elk met een korte analyse en een foto.
3. Plan de vierde sessie in en noteer erbij dat het sessie vier van zes is.
4. Sluit je laptop, wacht een dag en zoek daarna op hoe sterk het zuur van sessie drie was.
5. Reken een product af en kijk of het van je voorraadstand is verdwenen.

Stap vier is de test die telt. Duurt dat zoeken langer dan een halve minuut, dan houd je het in de praktijk niet bij. Inrichten kost ongeveer een uur en je krijgt er 14 dagen voor, zonder dat je betaalgegevens opgeeft. De onderdelen staan op alle functionaliteiten en het klantendeel op klantenbeheer.