Doolioo kennisbank · Salon software
Wat doe ik met een restbedrag op een cadeaubon?
Een bon van vijftig euro, een behandeling van tweeënveertig vijftig. Er blijft zeven vijftig staan en je moet daar iets mee terwijl de volgende klant al binnenkomt. Per bon is het klein en over een jaar met dertig bonnen gaat het ergens over. Deze pagina zet je mogelijkheden op een rij en laat zien hoe je ze bijhoudt, zodat niemand er later voor niets voor terugkomt.
In het kort
Voor een restbedrag op een cadeaubon heb je drie mogelijkheden: je laat het als tegoed staan voor een volgend bezoek, je betaalt het uit of je laat het vervallen omdat je dat vooraf zo hebt aangekondigd. Uitkeren in contanten is in Nederland ongebruikelijk en meestal ben je daar ook niet toe gehouden, mits de houder vooraf kon weten wat er met een restje gebeurt. Leg die aanname wel een keer voor aan je boekhouder of een jurist voordat je hem als huisregel ophangt. Welke van de drie je kiest is vooral een administratieve keuze, want zodra je een restbedrag laat staan moet je het maanden later kunnen terugvinden. Bij doolioo zitten de digitale cadeaubon en de kassa in hetzelfde pakket, dus verkopen en afrekenen gebeuren op dezelfde plek. Welke regel je voor restbedragen hanteert blijft een keuze van je eigen zaak.
- Praktische uitleg
- Salon software
- Nederlandse markt
Een restbedrag is het soort detail dat pas een probleem wordt als je het een jaar lang op tien verschillende manieren hebt opgelost. De ene klant kreeg contant geld mee, de tweede kreeg een aantekening op een papiertje en bij de derde is het gewoon verdwenen.
Wij maken salonsoftware waar cadeaubonnen in zitten, dus dit is niet het stuk van een onafhankelijke partij. Alles hieronder werkt ook met een schriftje naast je kassa. Waar het over geld en regels gaat verwijzen we je naar je boekhouder, want dat is niet ons vak.
Hoe dat restje ontstaat
Een restbedrag is geen fout. Het is het normale gevolg van het feit dat een bon een rond bedrag heeft en je prijslijst niet.
Er zijn ruwweg vier manieren waarop er iets overblijft en ze vragen niet allemaal om dezelfde oplossing.
- De bon heeft een rond bedrag en de behandeling kost net iets minder.
- De klant kiest bewust iets kleiners dan waar de bon voor bedoeld was, bijvoorbeeld omdat ze weinig tijd heeft.
- Je hebt een bon voor een behandeling verkocht die inmiddels goedkoper is geworden, bijvoorbeeld in een actie.
- De klant wil de bon over twee bezoeken verdelen, wat bij een kuur of bij een serie vaker voorkomt.
Die laatste is de enige waarbij het restbedrag van tevoren de bedoeling was. Bij de andere drie ontstaat hij onderweg en dat is precies waarom je er een vaste regel voor wilt hebben.
De mogelijkheden naast elkaar
Zet ze een keer onder elkaar met de gevolgen erbij. Dan zie je dat de vriendelijkste keuze ook de meeste administratie oplevert.
| Wat je met het restje doet | Wat je klant ervan merkt | Wat het jou kost |
|---|---|---|
| Je laat het als tegoed staan | ze kan er later nog iets mee, mits ze het onthoudt | je moet het per bon bijhouden tot het op is |
| Je betaalt het uit | ze loopt met contant geld de deur uit | geld uit je kassalade en een regel in je administratie |
| Je laat het vervallen | ze heeft het gevoel dat er iets verdwijnt | niets, mits je het vooraf duidelijk had gemaakt |
| Je vult het aan tot iets van je schap | ze neemt een product mee naar huis | niets extra’s, je verkoopt er juist iets bij |
Die laatste regel is in een salon vaak de prettigste uitkomst. Zeven euro vijftig is geen tegoed waar iemand een tweede keer voor langskomt en het is wel precies een handcrème of een klein flesje. Je klant gaat met iets naar huis en jij hoeft geen tegoed te onthouden.
Laten staan: de keuze met de langste staart
Laat je het tegoed staan, dan heb je een verplichting gemaakt die maanden kan blijven hangen. Dat is prima, mits je hem terugvindt op het moment dat het nodig is.
Het scenario waarin het misgaat is steeds hetzelfde: de klant komt in juni terug, noemt haar restbedrag en jij staat achter de balie te zoeken op een plek waar niets over te vinden is. Dat gesprek kost je meer goodwill dan het restje waard was.
- Leg het restbedrag vast op de plek waar je de bon ook hebt vastgelegd en niet ergens anders.
- Noteer de datum waarop het is ontstaan, want je eigen termijn loopt meestal vanaf de verkoop van de bon en niet vanaf het eerste bezoek.
- Zet het ook op de klantkaart als je weet wie de houder is, want daar kom je bij een volgende afspraak vanzelf langs.
- Geef de klant iets mee waaruit het blijkt: een aantekening op de bon, een mail of een regel op haar kassabon.
Wat je vooraf opschrijft
Het meeste gedoe rond restbedragen ontstaat doordat er niets over is afgesproken. Eén regel op de bon en één regel in je voorwaarden schelen je een jaar aan losse beslissingen.
- Of een restbedrag blijft staan of vervalt.
- Tot wanneer een restbedrag geldig is, als je daar een termijn aan hangt.
- Of een restbedrag contant wordt uitgekeerd of niet.
- Of de bon in meerdere keren gebruikt mag worden.
Schrijf het in dezelfde taal als waarin je het aan de balie zou zeggen. Een klant die het bij de aankoop heeft gelezen gaat er later zelden over in discussie. Een klant die het pas hoort op het moment dat het haar geld kost wel.
De lijst met openstaande restjes
Restbedragen zijn ieder voor zich klein en bij elkaar vormen ze een bedrag dat nog van je klanten is. Loop die lijst daarom een keer per jaar door in plaats van nooit.
- Zet alle bonnen op een rij waar nog iets op staat, met het bedrag en de verkoopdatum erbij.
- Streep de regels weg die inmiddels zijn ingewisseld maar niet zijn afgeboekt. Dat zijn er altijd een paar.
- Kijk welke tegoeden buiten je eigen termijn vallen en besluit wat je daarmee doet.
- Neem het totaal mee naar je boekhouder en vraag hoe het in je boeken hoort te staan.
Die laatste stap sla je makkelijk over en hij is het punt van de hele lijst. Een openstaand tegoed is geen omzet van vorig jaar en het is ook geen bedrag dat je zomaar zelf laat verdampen. Wat er wel mee mag gebeuren hoor je van iemand die je boeken kent.
Waar verkopen en inwisselen bij elkaar komen
Het praktische punt achter dit hele verhaal is dat verkopen en inwisselen bij een cadeaubon maanden uit elkaar liggen. Staat de verkoop in je kassa en het tegoed in een schriftje, dan is elke klant met een bon een kleine zoektocht.
Dat is geen ramp bij vijf bonnen per jaar. Bij dertig wordt het een gewoonte waar je team last van heeft, want zij zijn degenen die op zaterdag moeten uitleggen dat ze het even niet kunnen vinden.
Bij doolioo koopt je klant de digitale bon online en rekent ze bij haar bezoek af in dezelfde kassa, dus de twee momenten staan in één systeem in plaats van in twee. Wij houden geen commissie in op een bon; de betaling wordt verrekend via Mollie op het account van je salon zelf. Welke huisregel je voor het restje hanteert schrijf je zelf op en die hang je bij de kassa.
Kennisbank
Meer vragen over digitale cadeaubon
Bekijk meer uitleg en keuzevragen in Digitale cadeaubonnen voor salons.
Test je eigen werkscenario in Doolioo
Probeer Doolioo 14 dagen zonder betaalgegevens. Richt je eigen diensten en beschikbaarheid in en controleer de volledige boekingsroute.
Veelgestelde vragen
Moet ik een restbedrag in contanten uitbetalen?
In Nederland is dat ongebruikelijk en meestal ben je er ook niet toe gehouden, mits je vooraf duidelijk hebt gemaakt dat een restbedrag als tegoed blijft staan. Zorg dat die regel op de bon of in je voorwaarden staat en niet alleen in je hoofd. Twijfel je of jouw formulering standhoudt, leg hem dan voor aan je boekhouder of een jurist.
Mag ik een restbedrag laten vervallen?
Alleen als de koper dat van tevoren kon weten. Een regel die pas opduikt op het moment dat het geld wegvalt staat zwak en levert je bovendien een klant op die het navertelt. Kies je hiervoor, zet het dan op de bon zelf en niet ergens onderaan een pagina.
Mag een klant bijbetalen als de behandeling duurder is dan haar bon?
Ja. In de praktijk is dat zelfs de prettigste manier om een bon te gebruiken, want ze rekent het verschil af zoals ze een gewone behandeling zou afrekenen. Zorg wel dat er op de bon één afrekening van wordt gemaakt en niet twee, anders klopt je overzicht per klant later niet meer.
Wat doe ik met een restje van een paar cent?
Niets bijhouden. Een tegoed van dertig cent kost je meer aan administratie dan het waard is en je klant komt er niet voor terug. Spreek met je team een ondergrens af van bijvoorbeeld een euro en rond daaronder af in het voordeel van de klant.