Fase één: voordat de klant binnen is

In deze fase werkt het systeem zonder jou. Iemand kijkt om half elf ’s avonds op je boekingspagina, kiest een tijd en krijgt een bevestiging. Gaat hier iets mis, dan merk je dat pas de volgende ochtend.

Het belangrijkste is dat de tijden die je toont kloppen met de tijden die je werkelijk vrij hebt. Blokkeer je een ochtend, dan moet die meteen uit het boekingsscherm verdwijnen. Duurt dat een kwartier, dan heb je op je drukste dag een dubbele boeking te pakken.

• Behandelingen met een duur die klopt, inclusief de tijd dat kleur intrekt.
• Een bevestiging op het moment van boeken, met dag, tijd en behandeling erin.
• Een herinnering een dag vooraf, via het kanaal waarop mensen reageren.
• Een venster waarbinnen afzeggen nog mag en duidelijkheid over wat er daarna gebeurt.
• Een plek die vrijvalt en weer boekbaar wordt zonder dat jij er iets voor doet.

Bij doolioo lopen die herinneringen via WhatsApp en zitten ze in het abonnement.

Fase twee: terwijl je aan het werk bent

Nu heb je je handen nodig voor iets anders en ligt de telefoon op de kaptafel. Alles wat in deze fase langer duurt dan een paar tikken, doe je gewoon niet. Dat haal je ’s avonds in.

Wat hier telt is dat de informatie er al staat zodra je de afspraak openklikt. De formule van vorige keer, de gevoeligheid die je had genoteerd, dat ze het de vorige keer te kort vond. Je wilt niet zoeken, je wilt lezen.

• De klantkaart opent vanuit de afspraak en niet via een apart zoekscherm.
• Formules en notities staan bovenaan die kaart en niet achter een tabblad.
• Een foto toevoegen kost één handeling en gaat rechtstreeks vanaf je camera.
• Een afspraak verzetten lukt met je duim, zonder dat je moet inzoomen.
• Iemand die zonder afspraak binnenloopt zet je er in een paar tikken tussen.

Let tijdens het proberen op de maat van de knoppen en op wat er gebeurt als je even geen bereik hebt. Dit is de fase waarin software het snelst irritant wordt.

Fase drie: als de klant weer weg is

De klant staat bij de balie, wil afrekenen en heeft haast. In die twee minuten moet er meer gebeuren dan alleen een bedrag aftikken.

1. Behandeling en verkoop op één bon zetten, met de juiste btw eronder.
2. De klant laten betalen, ook als er geen pinautomaat op de balie staat.
3. De bon meegeven of digitaal doorsturen.
4. De vervolgafspraak inplannen nu ze er toch nog staat.
5. Het verkochte product van je voorraad afhalen zonder het apart te noteren.
6. Het verbruikte deel van de kleur afboeken, of op zijn minst registreren.

De vervolgafspraak is de stap die het vaakst wordt overgeslagen en die het meeste oplevert. Iemand die met een datum de deur uit loopt komt terug. Iemand die het thuis nog even gaat bekijken vaak niet. Kost dat inplannen twee schermen, dan laat je het op een drukke zaterdag zitten.

Op de overgangen gaat het mis

Elke fase op zich is meestal wel op orde. Het handwerk ontstaat op de naden ertussen. De boeking uit fase één moet zonder overtikken in de behandeling van fase twee terechtkomen. Wat je daar noteert hoort vanzelf op de bon van fase drie te staan.

Vul de rechterkolom in en vermenigvuldig het totaal met vier. Dat is wat een pakket met losse onderdelen je per maand aan tijd kost, los van wat er op de factuur staat.

Wat je erbij krijgt zonder het per se nodig te hebben

Niet alles uit een functielijst hoort tot de essentie. Deze onderdelen zijn prettig, alleen valt je dag niet stil als ze ontbreken.

• Cadeaubonnen, tenzij je ze in december werkelijk over de toonbank schuift.
• Een spaarsysteem met punten, dat pas werkt als je het elke keer uitlegt.
• Uitgebreide campagnes per mail, die je in de praktijk zelden aanzet.
• Een eigen app voor je klanten, waar mensen niet op zitten te wachten.
• Tientallen soorten rapportage, terwijl je er drie werkelijk opent.

Zet ze in je vergelijking op gewicht nul en beoordeel de pakketten op de drie fases. Komen twee kandidaten daar gelijk uit, dan pas mogen deze punten de doorslag geven.

Zo test je de drie fases in een proefperiode

Hier hoef je geen week voor uit te trekken. Richt het systeem in met twee echte behandelingen en stuur daarna één klant helemaal door je dag heen.

1. Boek jezelf als klant via de boekingspagina, op je telefoon.
2. Kijk of de bevestiging binnenkomt en hoe de herinnering eruitziet.
3. Open de afspraak en leg er een formule en een foto in vast.
4. Verzet die afspraak naar een ander tijdstip terwijl je staat.
5. Reken af met een behandeling plus een product erbij.
6. Plan de vervolgafspraak en controleer daarna je voorraadstand.

Klok hoe lang dat rondje duurt en tel hoe vaak je iets een tweede keer hebt ingevoerd. Inrichten kost bij doolioo ongeveer een uur en je hebt 14 dagen de tijd, zonder betaalgegevens. Doolioo hoort wat ons betreft in dat rijtje thuis, omdat de drie fases in hetzelfde abonnement zitten, van de boekingspagina tot de voorraadstand, dus er blijft weinig over om tussendoor over te tikken. Een boekhoudpakket en een eigen pinautomaat horen er niet bij. Alle onderdelen staan op alle functionaliteiten en de agenda zelf op online agenda.