Eén stoel: vier functies en verder niets

Sta je alleen in de zaak, dan is het systeem vooral een geheugen. Je hoeft niemand iets door te geven en er is geen discussie over wie welke klant heeft.

• Een agenda die op je telefoon net zo goed werkt als op je computer.
• Een boekingspagina met jouw behandelingen en jouw werkelijke tijden.
• Een klantkaart waarop de formule van vorige keer meteen zichtbaar is.
• Afrekenen met een bon, plus een maandtotaal voor je boekhouder.

De rest mag wachten. Rechten instellen heeft geen zin zonder tweede gebruiker. Voorraad doe je in deze fase nog prima met het oog, zolang je twee merken voert en één kast hebt. Rapportage is bij één stoel je bankrekening.

Drie stoelen: het kantelpunt

Hier verandert het karakter van je systeem. Er staan nu drie agenda’s naast elkaar en er is iemand die een afspraak aanneemt voor een collega die er die dag niet is. De vraag verschuift van wanneer naar bij wie.

• Een agenda met een kolom per medewerker die je in één scherm overziet.
• Klanten die aan een vaste kapper hangen, met de ruimte om te wisselen.
• Rechten per persoon: wie past prijzen aan en wie ziet de omzetcijfers.
• Vrije dagen en ziekte die meteen uit het boekingsscherm verdwijnen.
• Voorraad, omdat drie mensen uit dezelfde kast pakken en niemand meer weet wat op is.

Rechten zijn het onderdeel waar het in deze fase misgaat. Niet omdat iemand kwaad wil, maar omdat een collega die per ongeluk een prijs overschrijft of een afspraak van een ander verzet, iets veroorzaakt wat niemand terugvindt. Vraag bij elke kandidaat of je per persoon kunt instellen wat wel en niet mag.

Acht stoelen: het overzicht wordt zelf het werk

Met acht mensen op de vloer gaat een deel van je week op aan plannen en aan cijfers. De software moet daar nu echt iets van overnemen, anders is je zondagavond voortaan van het rooster.

• Een rooster dat de beschikbaarheid in de agenda stuurt en niet andersom.
• Omzet per medewerker, per behandeling en per uur stoeltijd.
• Een dagafsluiting die sluit, met contant en digitaal apart zichtbaar.
• Voorraad met bestelniveaus, zodat er een bestellijst uitrolt in plaats van een onderbuikgevoel.
• Een klantkaart die iedereen bijhoudt, ook de kapper die er maandag niet is.

Rapportage is op deze trede geen luxe meer. Je neemt besluiten over openingstijden, over welke behandeling je op zaterdag nog aanbiedt en over wie je aanneemt. Drie cijfers volstaan: omzet per gewerkt uur, het aandeel klanten dat terugkomt en de verkoop naast de behandeling.

Meerdere vestigingen: alles nog een keer, plus het verband

Bij een tweede zaak krijg je niet twee keer hetzelfde vraagstuk. Er komt er een bij, namelijk het verband tussen die twee.

• Eén klantenbestand, zodat iemand uit de andere zaak daar niet opnieuw als nieuwe klant instaat.
• Prijzen en behandelingen per vestiging, want die zijn zelden overal gelijk.
• Medewerkers die op twee locaties werken, met hun uren op de goede plek.
• Rapportage naast elkaar, zodat je vestigingen op dezelfde maat vergelijkt.
• Voorraad per vestiging, met de mogelijkheid om onderling door te boeken.

Let hier scherp op de prijsopbouw. Sommige aanbieders rekenen per vestiging een volledig abonnement, andere hebben een trede waar een aantal locaties in zit. Reken het uit met het aantal zaken dat je over twee jaar denkt te hebben en niet met het aantal van vandaag.

De tabel: wanneer welke functie noodzakelijk wordt

Zoek de kolom op die bij je past en kijk waar de eerste vermelding staat die je nog niet hebt ingericht.

Staat er bij jouw kolom nodig en heb je het niet, dan is dat je eerste klus. Staat er niet en heb je het wel aanstaan, zet het dan uit. Elke knop die je nooit gebruikt kost je dagelijks een halve seconde zoeken en op jaarbasis meer ergernis dan je denkt.

Kies iets wat met je meegroeit

De vervelendste variant is een pakket dat precies past bij de omvang die je vandaag hebt. Neem je over een half jaar iemand aan, dan zit je midden in een overstap op het drukste moment dat er is.

Vraag dus niet alleen wat een pakket nu kan, maar ook wat er gebeurt zodra je van één naar twee medewerkers gaat. Zit dat in dezelfde omgeving of begin je opnieuw? Gaan je klantkaarten en je historie gewoon mee? Wat verandert er aan het bedrag per maand?

De treden van doolioo zitten in hetzelfde systeem. Solo is bedoeld voor één medewerker en kost € 19 per maand, Salon € 39 en met Studio € 89 kun je tot tien vestigingen kwijt. Naar een hogere trede gaan betekent niet opnieuw inrichten: je klanten en je historie blijven staan. Betaal je per jaar, dan zijn 2 maanden gratis en verder zeg je maandelijks op. Dat meegroeien is wat ons betreft de reden om doolioo in je lijstje te houden. Buiten het abonnement vallen de boekhouding, een eigen pinautomaat en declaraties bij zorgverzekeraars. De treden staan op prijzenpagina en de vergelijker op salonsoftware vergelijken.