De tablet in de cabine

De tablet is het apparaat waar je het meest aan hebt en waar het minst voor gezorgd wordt. Hij ligt op de trolley, hij zit onder de handcrème en hij staat op vijf procent precies wanneer je hem oppakt.

Wat je er in een behandelruimte mee doet is een korte lijst. Juist daarom kun je zo’n scherm streng inrichten.

• De klantkaart erbij pakken voor je begint, zodat je ziet wat je de vorige keer hebt gedaan en welk product er mee naar huis ging.
• Een notitie of een foto vastleggen op het moment zelf, want na drie klanten weet je het niet meer precies.
• De vervolgafspraak inplannen terwijl ze nog ligt en haar eigen agenda erbij pakt.
• Zien hoeveel tijd je nog hebt voordat de volgende binnenloopt.

Zet hem in dagweergave en niet in weekweergave. Voor een cabine is één dag genoeg. Een hele week wordt op tien duim zes smalle kolommen die je met lijm aan je vingers toch niet raakt.

De telefoon onderweg

Je telefoon is geen kleine versie van je computer. Het is een apparaat met een eigen taak: kijken en hooguit één ding aanpassen.

• In de auto voor je vertrekt, om te zien wie er komt en of er iets bij zit waar je iets voor klaar moet zetten.
• Bij de groothandel, als iemand vraagt of ze kan verzetten en jij meteen ziet dat donderdag om drie uur vrij is.
• Op je vrije dag, als de salon belt met een vraag waar jij het antwoord op hebt.
• Op vakantie, wat niemand van plan is en iedereen toch een keer doet.

Waar je op een telefoon beter niet aan begint is een hele week omgooien of een nieuwe behandeling aanmaken met alle instellingen erbij. Het lukt wel en het gaat een keer fout. Bewaar dat soort werk voor een groter scherm.

De laptop thuis of in het kantoortje

Op het derde scherm doe je het werk waar je overdag nooit aan toekomt. Dat is werk van een andere soort dan wat er in de cabine gebeurt.

• De week vooruit bekijken en de gaten zien die je tussen twee klanten door over het hoofd ziet.
• Openingstijden aanpassen voor een vakantie, een feestdag of een cursusdag.
• Behandelingen aanmaken met de juiste duur, inclusief de tijd die je nodig hebt om de cabine klaar te maken.
• Terugkijken hoeveel brows je vorige maand hebt gedaan en of dat er meer of minder waren dan de maand daarvoor.

Spreek met jezelf af wanneer je dit doet. Eén vast uur per week op een vast moment is genoeg. Zonder die afspraak wordt elk avonduur een half werkuur en dat merk je pas na een maand of drie.

Wat tegelijk precies betekent

Dezelfde agenda op drie schermen is iets anders dan drie kopieën die elkaar proberen bij te houden. Er is één afsprakenboek en de schermen kijken er allemaal naar. Twee dingen zijn het bekijken waard voor je ergens aan begint.

1. Hoe snel komt een wijziging door? Normaal gesproken gaat dat om tellen. Het wordt pas een vraag bij een scherm dat al een uur openstaat zonder dat iemand het heeft aangeraakt. Ververs zo’n scherm voor je erop klikt.
2. Wat gebeurt er als de balie en de cabine binnen dezelfde minuut hetzelfde uur vullen? In een beautysalon is dat geen theorie: je hebt een beperkt aantal behandelplekken en een beperkt aantal paar handen.

Het antwoord op de tweede vraag zit minder in de software dan in de afspraak die je met elkaar maakt. Laat nieuwe afspraken bij één persoon liggen zolang jullie met meer dan twee zijn, of laat ze uitsluitend via je boekingspagina binnenkomen zodat de bezetting vanzelf wordt bewaakt. Hoe dat bij ons werkt lees je op online boeken.

Wat je per scherm instelt voordat je begint

Een halfuur inrichten scheelt je maanden ergernis. Deze verdeling werkt in de meeste beautysalons.

Die laatste regel wordt het vaakst vergeten. Aan de balie staat iemand af te rekenen met uitzicht op jouw scherm. Wat daar staat over de huid van de vorige klant of over een betaling die nog openstaat, hoort ze niet te lezen.

Vier dingen die misgaan en hoe je ze voor bent

Geen van deze vier heeft met de software te maken. Alle vier komen ze in de eerste maand langs.

• Iedereen werkt op het gedeelde account van de balie. Dan zie je in je cijfers niet meer wie welke behandeling heeft gedaan en heeft niemand er last van tot het moment waarop je omzet per specialist wilt bekijken.
• De tablet is leeg precies wanneer je hem nodig hebt. Een oplader per cabine kost weinig en lost dit voorgoed op.
• Een tweedehands tablet blijkt te oud voor een actuele browser en toont dingen net anders dan de rest. Test dat voor je hem in een cabine legt.
• De wifi komt net niet tot in de achterste behandelruimte. Test het op de plek waar je echt staat met de deur dicht, niet even bij de balie.

Loop dit één keer na op een rustige ochtend. Je bent er een halfuur mee kwijt en daarna vertelt je agenda op elk scherm hetzelfde verhaal.

Hoe doolioo hierin zit

Doolioo werkt in de browser, dus op elk apparaat dat er een heeft: de computer op de balie, de tablet in de cabine en de telefoon in je jaszak. Je installeert per scherm niets en je logt in met je eigen account.

• Je agenda, je klantkaarten, je kassa, je voorraad en je boekingspagina zitten in hetzelfde abonnement, dus het zijn dezelfde gegevens op elk scherm.
• Herinneringen gaan via WhatsApp en er is een AI-assistent die meekijkt, ook als jij in een cabine staat.
• Je betaalt € 19 in je eentje, € 39 met collega’s erbij of € 89 als je tot tien vestigingen beheert.
• Betalingen komen binnen op jullie eigen Mollie-account, dus er gaat per afspraak geen commissie vanaf.
• De klant blijft klant van jouw salon, want wij zijn geen marktplaats die bezoekers doorverkoopt.

Wil je weten of dit op jouw apparaten prettig werkt, probeer het dan 14 dagen zonder betaalgegevens. Log in die dagen in ieder geval één keer in vanaf elk scherm dat je in de zaak hebt liggen. Inrichten kost ongeveer ongeveer een uur, je start op https://www.doolioo.nl/aanmelden/ en wat er verder in zit lees je op alle functionaliteiten.