Doolioo kennisbank · Salon software
Integratie van kassasystemen met afsprakensoftware voor salons
De cadeaubon is in een massagepraktijk het enige dat op drie plekken tegelijk staat: in je kassa, in je agenda en op de kaart van iemand die je nog nooit hebt gezien. Daarom is hij de scherpste proef die er is voor de vraag of je kassa en je afsprakensoftware werkelijk één systeem zijn. Deze pagina volgt één bon van het moment dat hij verkocht wordt tot de dag dat de omzet erop valt. Onderaan staat wat je daarover aan een leverancier vraagt.
In het kort
Een kassa en afsprakensoftware zijn geïntegreerd als een cadeaubon van begin tot eind in hetzelfde systeem blijft staan. Dat vraagt vier dingen: je slaat de verkoop aan zonder dat het bedrag als omzet van die dag meetelt, het nummer en het bedrag zijn terug te vinden, je kunt hem inwisselen tegen een deel van een behandeling en je ziet wat er nog aan tegoed uitstaat. Loopt één van die vier buiten je systeem om, dan houd je een schriftje bij en dat schriftje is precies de naad die je wilde dichten. Bij doolioo zit de digitale cadeaubon in elk pakket: je gast koopt hem online, betaalt via jouw eigen Mollie-account en krijgt de bon meteen per mail. De kassa valt onder hetzelfde abonnement als je planning, dus het afrekenen begint bij een afspraak die er al in staat.
- Betalen en aanbetalen
- Salon software
- Nederlandse markt
In een massagepraktijk is dit geen randgeval. Een flink deel van je december bestaat uit mensen die een behandeling weggeven aan iemand anders. Die iemand anders belt in maart, staat nergens in je bestand en heeft een papiertje bij zich.
De kassa en de cadeaubon in ons eigen pakket maken ons hier partij en geen scheidsrechter. Juist daarom staat hieronder eerst de reeks vragen die je aan iedere aanbieder stelt. Pas onderaan staat wat doolioo ermee doet.
Vier momenten in het leven van één bon
Een cadeaubon is geen product maar een afspraak die je met iemand maakt en die maanden later wordt ingelost. Splits hem in vier momenten en je ziet waar een systeem hem laat vallen.
| Moment | Wat er gebeurt | Waar het scheurt |
|---|---|---|
| Uitgeven | iemand rekent af voor een behandeling die zij zelf niet krijgt | het bedrag belandt in je dagomzet terwijl er nog niets gedaan is |
| Registreren | nummer, bedrag of behandeling, datum en van wie hij komt | het nummer staat in een schriftje en het bedrag in je kassa |
| Inwisselen | een vreemde ligt op je tafel met een papiertje uit december | niemand kan zien of die bon al eerder gebruikt is |
| Afronden | het tegoed is op of er blijft een restbedrag staan | dat restje verdwijnt en je klant vraagt er in juni naar |
Het tweede moment is het stilste en het duurste. Zodra het nummer op een andere plek staat dan het bedrag heb je twee lijsten die iemand met de hand naast elkaar legt. Dat gaat goed tot er in juli iemand komt met een bon uit vorig jaar die je al een keer had afgestreept.
Inwisselen klopt bijna nooit precies
Hier komt in de praktijk het meeste gerommel vandaan. Een bon van vijfenzeventig euro tegen een behandeling van negentig euro betekent bijbetalen. Een bon voor zestig minuten, vorig jaar verkocht tegen een tarief dat je sindsdien hebt verhoogd, betekent hetzelfde gesprek met andere getallen.
- Een bon voor een bedrag of een bon voor een behandeling. Het eerste vraagt rekenwerk en het tweede een regel over wat er gebeurt als je prijzen wijzigen.
- Deels inwisselen. Blijft er een tegoed staan en zo ja, waar zie je dat dan terug?
- Bijbetalen. Kan één afrekening bestaan uit een tegoed plus een betaling of maak je twee bonnen?
- Twee bonnen op één behandeling, want een cadeau van twee mensen komt voor.
- Een bon die al op is en die iemand nog een keer meebrengt, meestal zonder kwade bedoeling.
Wanneer het omzet wordt
Dit is de reden dat een cadeaubon niet zomaar een bon is. Het geld komt in december binnen en het werk gebeurt in maart. Voor je kassa zijn dat twee gebeurtenissen die los van elkaar moeten staan, anders lijkt december een topmaand en maart een maand waarin je voor niets hebt gewerkt.
Wat dat voor je boekhouding betekent verschilt per soort bon en hoort bij je boekhouder. Wat je software moet kunnen is die twee gebeurtenissen apart laten zien, zodat je boekhouder er iets mee kan.
- Een overzicht van wat er in een periode aan bonnen verkocht is.
- Een overzicht van wat er in diezelfde periode is ingewisseld.
- Een stand van wat er op dit moment nog uitstaat, met de oudste bovenaan.
Die laatste regel is ook je eigen belang. Een praktijk die vier jaar bonnen verkoopt en nooit heeft geteld wat er nog openstaat, heeft een stapel werk in de kast liggen waarvan het geld al is opgegaan.
De kant van je agenda
Een bon raakt niet alleen je kassa. Iemand met een cadeau boekt een afspraak en daar gaat het bij vrijwel elke praktijk op hetzelfde punt mis: je weet er niets van tot ze voor je deur staat.
- Kan iemand bij het boeken kwijt dat ze met een bon komt, al is het maar in een veld voor opmerkingen?
- Zie jij dat terug in de afspraak zelf of alleen in een bericht dat je die dag nog niet gelezen hebt?
- Wat doet je pagina als er vooruit betaald moet worden terwijl zij al betaald heeft?
- Boekt ze onder haar eigen naam of onder de naam van degene die de bon kocht?
Die laatste is de vervelendste. De koper staat in je bestand en de ontvanger niet. Behandel zo’n bezoek dus als een intake: geen voorgeschiedenis, geen voorkeuren en geen idee wat zij zich ervan heeft voorgesteld.
Wat je aan een leverancier vraagt
Dit zijn de vragen die je stelt voordat je iets afsluit. Stel ze schriftelijk en neem geen ja voor een antwoord, want het woord cadeaubon dekt bij drie aanbieders drie verschillende dingen.
- Kan ik een bon verkopen zonder dat het bedrag als omzet van die dag meetelt?
- Krijgt elke bon een eigen nummer of code en kan ik daarop zoeken?
- Kan ik een bon deels inwisselen en blijft het restbedrag dan staan?
- Kan één afrekening bestaan uit een tegoed en een bijbetaling?
- Zie ik een lijst van wat er nog openstaat, met de verkoopdatum erbij?
- Wat gebeurt er met die lijst als ik over twee jaar naar een ander pakket ga?
Vraag zes wordt nooit gesteld en is de duurste. Een tegoed is een verplichting die jaren doorloopt, dus een lijst die je niet kunt meenemen is een probleem dat je aan je volgende leverancier cadeau doet.
Hoe je het in een half uur uitprobeert
Praten helpt tot een bepaald punt en daarna moet je het één keer helemaal doorlopen. Dat kan in een proefperiode in een half uur, met jezelf en één extra telefoonnummer.
- Verkoop een bon van vijfenzeventig euro aan een verzonnen koper en kijk in welk overzicht dat bedrag terechtkomt.
- Boek daarna op je eigen boekingspagina een behandeling van negentig euro onder een andere naam.
- Reken die behandeling af met het tegoed erop en de rest erbij. Tel hoeveel keer je iets intikt dat het systeem al wist.
- Vraag de stand van je openstaande bonnen op en kijk of de verkochte bon daar nu vanaf is.
- Draai die afrekening terug en kijk of het tegoed weer terugkomt.
Lukt de eerste stap al niet, dan is dat geen detail om overheen te lezen. Het betekent dat je bonnen bij die aanbieder buiten je systeem om lopen en dat jij er een werkwijze bij bedenkt, terwijl er ook pakketten zijn waarin die hele reeks binnen één omgeving blijft staan.
Waar doolioo in dit verhaal staat
De kassa van doolioo staat niet los van je agenda maar valt onder hetzelfde abonnement, samen met je klantkaart en je voorraad, dus tussen die twee is er niets te verbinden. De digitale cadeaubon hoort daar ook bij: je gast kiest hem op je eigen pagina, rekent af op jouw eigen Mollie-account en krijgt de bon vanzelf per mail, zonder commissie voor ons. Leg de zes vragen hierboven net zo goed aan ons voor. Een kassa van een andere leverancier koppelen wij niet, dus die naast doolioo laten staan betekent alles twee keer intikken.
Kennisbank
Meer vragen over massagepraktijk software
Bekijk meer uitleg en keuzevragen in Software voor massagepraktijken.
Test je eigen werkscenario in Doolioo
Probeer Doolioo 14 dagen zonder betaalgegevens. Richt je eigen diensten en beschikbaarheid in en controleer de volledige boekingsroute.
Veelgestelde vragen
Kan ik cadeaubonnen digitaal verkopen in plaats van op papier?
Dat kan bij een deel van de aanbieders en bij doolioo hoort het bij elk abonnement: je gast kiest een bedrag of een behandeling op je eigen pagina en de bon staat na het betalen meteen in haar mailbox. Heeft je huidige software er niets voor, werk dan met een genummerde set bonnen en één vaste plek waar je het opschrijft, want twee halve lijsten leveren in december altijd een dubbel ingewisselde bon op.
Wanneer wordt een cadeaubon omzet?
Het geld komt binnen bij de verkoop en het werk gebeurt bij het inwisselen. Hoe je dat verwerkt hangt af van het soort bon en is een vraag voor je boekhouder en niet voor een softwareleverancier. Wat je software moet doen is de verkoop en het inwisselen apart laten zien.
Kan ik mijn bestaande kassa naast afsprakensoftware laten staan?
Dat kan en het betekent dat een cadeaubon in twee systemen bestaat. Het bedrag staat in je kassa en de afspraak in je agenda, dus jij bent degene die ze aan elkaar knoopt. Bij een paar bonnen per jaar valt dat mee. Bij een december met veertig bonnen niet.
Wat vraag ik over een bon die maar deels gebruikt wordt?
Of het restbedrag blijft staan en waar je dat terugziet. Vraag er meteen bij of één afrekening uit een tegoed en een bijbetaling kan bestaan. Kan dat niet, dan maak je twee bonnen en klopt het overzicht per klant niet meer.